Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

29.07.2014

Wydatki na okulary dla pracowników. Podatki i rachunkowość

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Sprawdźmy zatem, jak rozliczać podatkowo i rachunkowo tego typu wydatki.

Skutki w PIT

Zaznaczmy na początek, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., poz. 361, z późn. zm.) wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Przepisy Kodeksu pracy wskazują natomiast, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.

Zakup okularów

W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawców powinien być realizowany w odniesieniu do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 tego rozporządzenia).

Powyższe oznacza, że kwestią zasadniczą jest, aby pracownik – względem którego stwierdzono, na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, potrzebę stosowania przy obsłudze monitora okularów korygujących wzrok – został zaopatrzony w okulary zgodne z zaleceniem lekarza, tj. o określonych parametrach (odpowiednich do stanu wzroku pracownika), przeznaczone do pracy przy monitorze.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 listopada 2011 r., nr IPPB4/415-684/11-3/MP, zwrócił uwagę, że przepisy te nie wskazują jednak formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów, dlatego też to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to nastąpić poprzez:

  1. otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,
  2. dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą; w tym przypadku zasadne jest ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na omawiane okulary i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników.

Obie wyżej opisane formy zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących wzrok – jako zgodne z przepisami powołanego rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej – uprawniają do zastosowania zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowisko to potwierdził również minister finansów w piśmie z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95.

Warto zaznaczyć, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w niektórych przypadkach lekarz może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, które spełniają ten sam cel. Mogą być one związane z określonymi wadami wzroku pracownika, przy których nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów. Należy zatem uznać, że w tych szczególnych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł (soczewek) kontaktowych również korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot wydatków jako koszt pracodawcy

W odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotu przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracowników na zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych należy wskazać, że spółka, jako pracodawca finansujący pracownikowi zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych, może wydatek ten zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jako świadczenie obowiązkowe na rzecz pracownika, wynikające z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Ujęcie księgowe zwrotu

Sposób ujęcia zwrotu za zakup okularów zależy od tego, czy faktura za okulary wystawiona jest na pracownika, czy na pracodawcę, a także od tego, czy zwrot dokonywany jest w pełnej kwocie, czy tylko do określonego limitu.

Zwróćmy uwagę, że wydatki związane z zakupem okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych wynikają z obowiązku pracodawców zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Poniesiony w tym celu wydatek powinien w związku z tym zostać ujęty jako koszt działalności operacyjnej. Jego ewidencja może nastąpić przykładowo takim zapisem:

  • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
  • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami.

Przeanalizujmy teraz trzy różne sytuacje.

  • Faktura za okulary wystawiona na pracownika, zwrot do określonego limitu
    • zaksięgowanie kwoty zwrotu na podstawie Polecenia księgowania:
      • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
      • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami,
    • zwrot poniesionego wydatku pracownikowi w gotówce:
      • strona Wn konta 230 Rozrachunki z pracownikami,
      • strona Ma konta 101 Kasa.
  • Faktura za okulary wystawiona na pracodawcę, zwrot w pełnej kwocie
    • zaksięgowanie faktury VAT:
      • strona Wn konta 300 Rozliczenie zakupu – wartość netto faktury,
      • strona Wn konta 221 VAT naliczony – wartość podatku,
      • strona Ma konta 230 Rozrachunki z pracownikami – wartość brutto, będąca zobowiązaniem wobec pracownika,
    • ujęcie zakupu w kosztach:
      • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – wartość netto,
      • strona Ma konta 300 Rozliczenie zakupu – wartość netto,
    • zaksięgowanie zwrotu wydatku pracownikowi z rachunku bankowego:
      • strona Wn konta 234 Rozrachunki z pracownikami – wartość brutto,
      • strona Ma konta 131 Rachunek bankowy – wartość brutto.
  • Faktura za okulary wystawiona na pracodawcę, zwrot do limitu

W przypadku gdy pracodawca dokonuje zwrotu wydatków tylko do określonego limitu, kosztem uzyskania przychodów może być jedynie kwota zwrotu. To, że faktura wystawiona zostanie na pełną kwotę i na pracodawcę, pozostaje bez znaczenia.

Zapisy księgowe wyglądają tak, jak w powyższym przykładzie. Do ksiąg wprowadzimy jednak tylko tę część wartości faktury, która została sfinansowana przez pracodawcę. Podstawą dokonania zapisów w księgach będzie Polecenie księgowania z dołączoną do niego fakturą VAT.

Warto zaznaczyć, że również odliczenie podatku naliczonego może zostać dokonane od wartości dokonanego zwrotu.

Krzysztof Koślicki

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz