Zwrot za używanie samochodu prywatnego w delegacji

Pytanie: Czy w przypadku przejazdu w delegacji samochodem prywatnym pracownika może mu zostać wypłacona niższa kwota za użytkowanie samochodu niż wynikająca z przepisów?

Taka możliwość jak najbardziej istnieje, gdyż wysokość zwrotu ustala pracodawca. Przepisy wskazują jedynie stawkę maksymalną, przekroczenie której spowoduje, że nie będzie możliwości zarówno zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu, jak też trzeba będzie od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą (podkreślmy – chodzi o kwotę przekraczającą stawkę maksymalną), a kwotą wskazaną w przepisach powszechnych odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Pracodawca może zatem wyrazić zgodę (ale nie może takiego rozwiązania narzucić pracownikowi) na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika. W takiej sytuacji w szczególny sposób rozliczane są koszty przejazdu – pracownikowi przysługuje kilometrówka, uzależniona od pojemności silnika samochodu, którego używa w delegacji:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Zaznaczmy, że są to maksymalne kwoty, a faktyczną kwotę ustala pracodawca.

Występuje tutaj następująca konstrukcja:

• pracownik wnioskuje o zgodę na przejazd swoim samochodem prywatnym (czy też szerzej – samochodem nie będącym własnością pracodawcy),
• pracodawca wyraża na to zgodę (przy czym ma całkowitą swobodę),
• pracodawca ustala kwotę zwrotu.

Oczywiście nie chodzi tutaj o całkowicie swobodne ustalenie wysokości zwrotu przez pracodawcę. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego musi znać te kwoty wcześniej.

Wysokość ta powinna zostać ustalona w przepisach wewnątrzzakładowych, co daje stosunkowo dużą pewność i jasność sytuacji, a ponadto jest rozwiązaniem systemowym. Art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy wskazuje, że pracodawca nie należący do sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jedynym ograniczeniem swobody jest tutaj aktualna stawka za delegację krajową - postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (w 2019 r. jest to 30 zł).

W przypadku, gdy mamy do czynienia z jednorazową zgodą spowodowaną określoną, często nietypową sytuacją, a w konsekwencji stosowne zapisy nie znajdują się w regulaminie wynagradzania (zakładając, że pracodawca, co jest stosunkowo częstą praktyką, nie uregulował w jakikolwiek sposób zasad zwrotu świadczeń związanych z delegacjami – w takich przypadkach bezpośrednio stosujemy postanowienia stosownych rozporządzeń), ani w umowie o pracę naszym zdaniem możemy ustalić wysokość zwrotu dla tego konkretnego przypadku – odnosimy się tutaj do zapisu cytowanego na wstępie § 3 rozporządzenia regulującego kwestie zwrotu kosztów krajowej podróży służbowej, który wskazuje, że wysokość "kilometrówki" "ustala pracodawca". Skoro w stosunku do tego konkretnego świadczenia związanego z delegacją przepisy rozporządzenia wyraźnie na to zezwalają możemy nie stosować w tym przypadku art. 77⁵ § 3 k.p., opierając się na wzajemnym uzgodnieniu stron (wniosek pracownika, zgoda pracodawcy, zgoda pracownika na proponowaną stawkę za kilometr). Pracownikowi bowiem w takiej sytuacji nadal "przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów o których mowa w § 2" (art. 77⁵ § 5 k. p.). Samo ustalenie niższej kwoty zwrotu za kilometr przebiegu pojazdu jest korzystaniem z możliwości, jakie daje rozporządzenie, a nie zmianą zasad w nim wskazanych.

Dodatkowo, należy pamiętać o stosowaniu takich samych zasad rozliczania w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych osób. Zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego podczas delegacji to nie forma premii czy nagrody (co w praktyce niekiedy występuje ze względu na zwolnienia podatkowe i zusowskie), ale jest rozliczeniem kosztów pracownika poniesionych w celu wykonania zadania służbowego. W takiej samej wysokości powinien otrzymać go pracownik zatrudniony np. na stanowisku dyrektora, jak i zatrudniony na stanowisku sprzedawcy. Inne ukształtowanie zwrotu kosztów może spowodować zarzut (i należy uznać, że uzasadniony) naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Pracodawca może jak najbardziej różnicować wynagrodzenia w zależności od zajmowanego stanowiska i w konsekwencji od realnej wartości danej osoby dla firmy, ale tutaj nie mamy do czynienia z wynagrodzeniem, lecz świadczeniem stanowiącym zwrot kosztów.

Zmiany wysokości świadczeń nie mogą występować u pracodawców należących do sfery budżetowej, gdyż w odniesieniu do nich bezpośrednio stosujemy przepisy wydane na podstawie art. 77⁵ § 2 k.p. Rozporządzenie stwarza jednak tutaj, jak już wyżej zaznaczono pewien wyjątek od reguły ścisłego ustalania wysokości świadczeń (zwykle posługując się zwrotami jednoznacznymi: "dieta wynosi", "ryczałt przysługuje w wysokości" itp.) co powoduje, że określenie niższej kwoty za kilometr przebiegu pojazdu nie powinno być uznane za "zmianę wysokości świadczeń". Tutaj mamy raczej do czynienia z dookreśleniem warunków zwrotu kosztów, znajdującym oparcie w przepisach rozporządzenia. Uważamy w związku z tym, że akurat w kontekście tego zwrotu możemy mieć do czynienia z pewną dowolnością także pracodawcy "budżetowego".

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ i art. 183a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.),
• § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167),
• § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271, z późn. zm.).

Red.