Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku

Najbliższe szkolenia podatki.biz:

REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

13.12.2019

Wydatki na samochód pracownika w kosztach uzyskania przychodu

Pracodawcy powszechnie wykorzystują, najczęściej pośrednio, do celów prowadzonej działalności samochody będące w dyspozycji pracowników. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogiczne rozwiązania zawiera również ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) reguluje tę sytuację w odniesieniu do pracowników w przepisie art. 23. ust. 1

 


Art. 23 updof (wyciąg)

1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

(...)

36) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;

(...)

4. Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

5. Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

(...)


Co wynika z tego przepisu?

Co do zasady wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów do celów działalności zatrudniających ich przedsiębiorców nie stanowią kosztu uzyskania przychodu - za wyjątkiem limitowanych kwot, których określenie odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia.

Dodatkowo, aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów te wydatki, osoba używająca pojazdu zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jeśli zwrot nie odbywa się w ramach ryczałtu (o którym za chwilę). Jej minimalną zawartość określono w art. 23 ust. 7 ustawy. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazd,

  • jej adres zamieszkania,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów

Rozporządzeniem, o którym mówi ustawa jest obecnie Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie wskazuje, iż zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zwrot w formie zryczałtowanej

Jedną z możliwości zwrotu jest zwrot kosztów w formie ryczałtu, którego wartość to iloczyn stawki za kilometr, ustalonej zgodnie z rozporządzeniem oraz zlimitowanej ilości kilometrów.

Limit kilometrów ustala pracodawca, ale jest on uzależniony od wielkości miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony i nie może on być wyższy niż:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit ten może zostać podwyższony dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych - nie może jednak przekroczyć 1 500 km. Natomiast limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony do 3 000 km.

Pracownik, aby uzyskać zwrot kosztów używania pojazdu musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Mając te dane pracodawca może ustalić kwotę zwrotu, pamiętając o tym, że kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Przykład

Pracodawca umawia się z pracownikiem, że ten w jazdach lokalnych będzie używał swojego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm sześć. Pracownik zatrudniony jest w miejscowości o liczbie mieszkańców nie przekraczającej 100 tys. Warunki w umowie są determinowane przepisami, w odniesieniu do progów górnych:

- ilość kilometrów nie może przekraczać 300 km;

- stawka za kilometr nie może przekraczać 0,8358 zł.


Kwoty te mogą być natomiast mniejsze - jeśli takie porozumienie zaakceptują obie strony.

Ograniczenie to nie jest bezwzględne. Pracownik i pracodawca, korzystając z ogólnej zasady swobody kształtowania porozumień umownych, mogą umówić się i na większy limit i na większą kwotę zwrotu za kilometr. Będzie to jednak rodziło określone skutki podatkowe i ubezpieczeniowe. Wszystkie kwoty wypłacone pracownikowi ponad limit będą dla niego stanowiły przychód ze stosunku pracy podlegający ubezpieczeniom społecznym, jednocześnie bez możliwości zaliczenia ich do KUP przedsiębiorcy. Stąd korzystniej jest zawierać umowy w ramach limitów, a ewentualne zwiększenia kwot przenosić do wynagrodzenia (całość wtedy będzie stanowiła KUP).

Używanie pojazdu poza miejscowością zatrudnienia

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.


Ważne!

Przepis ten wskazuje jednoznacznie, że pracodawca nie może zażądać od pracownika (lub polecić mu), aby w celu odbycia wyjazdu służbowego skorzystał ze środka transportu będącego w dyspozycji pracownika. Jednocześnie pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy, czyli musi najpierw złożyć wniosek. Wniosek i zgoda nie muszą dla swej ważności mieć formy pisemnej.


W przypadku, w którym pracownik odbywa podróż służbową jednym z wymienionych wyżej środków transportu, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż wskazana w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Przepisy te to omawiane przed chwilą rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Rozporządzenie stanowi, że stawka nie może być wyższa niż przewidziana w limitach – oznacza to, że zastosowanie stawki wyższej będzie skutkować:

  • uznaniem kwoty różnicy między stawką maksymalną a faktycznie wypłaconą za przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu oraz wliczeniu do podstawy składek na ubezpieczenie społeczne,

  • nieuznaniu kwoty różnicy za koszt uzyskania przychodu.

Zwrot na podstawie prowadzonej kilometrówki

Zwrot pracownikowi wydatków za jazdy lokalne może następować również na podstawie ustalonego zgodnie z przepisami przebiegu rzeczywistego – analogicznie jak w przypadku wyjazdów służbowych.

Niezbędne jest wtedy prowadzenie przez kierującego pojazdem ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Zwrot odbywa się podobnie jak w przypadku ryczałtu - w ramach limitu kwotowego, właściwego dla rodzaju pojazdu i pojemności skokowej silnika, określonego w rozporządzeniu.

Wydatki eksploatacyjne poniesione przez pracownika

Pracownik ma prawo oczekiwać zwrotu kosztów, związanych z użytkowaniem przez pracownika pojazdu dla celów pracodawcy - takich jak np. opłaty za przejazd autostradami czy opłaty parkingowe. Aby móc zaliczyć te wydatki do KUP, muszą one mieścić się w określonych w rozporządzeniu maksymalnych limitach - ryczałtu (limit zależny od wielkości miejscowości) lub stawki za kilometr przebiegu (przy rozliczaniu przebiegu rzeczywistego). Może więc wystąpić sytuacja, w której obowiązkowy zwrot wydatków dla pracownika z tytułu np. koniecznej opłaty za parkowanie lub postój w strefie płatnej nie będzie stanowił dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodów.

Ale uwaga - zwrot faktycznie poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków dodatkowych nie jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, nie podlega też włączeniu do podstawy wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne.

Redakcja podatki.biz

 

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz