Składki ZUS: Zwrot kosztów dojazdu dla członków rady nadzorczej 

Należności otrzymywane przez członka rady nadzorczej jako zwrot kosztów dojazdu na posiedzenie rady nadzorczej zarówno do siedziby spółki, jak i w inne miejsce gdzie odbywają się posiedzenia, naliczane zgodnie z rozporządzeniem ws. odbywania podróży służbowych oraz rozporządzeniem ws. warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

We wniosku o interpretację spółka wyjaśniła, że posiada radę nadzorczą (dalej: RN) powołaną do kontrolowania spółki zgodnie z zapisami prawa handlowego. Członkowie RN zostali powołani do rady przez zgromadzenie akcjonariuszy. Członków RN nie łączy ze spółką stosunek pracy ani żadna umowa cywilnoprawna. Zgodnie z zapisami statutu spółki:

• członkowie RN wykonują swoje obowiązki osobiście,
• udział w posiedzeniu RN jest obowiązkiem członka RN a jego nieobecność na posiedzeniu musi być usprawiedliwiona,
• członkowie RN otrzymują wynagrodzenie za pełnienie funkcji w RN,
• spółka pokrywa koszty poniesione w związku z wykonywaniem przez członków rady nadzorczej powierzonych im funkcji, a w szczególności koszty przejazdu na posiedzenie rady, koszty wykonywania samodzielnego nadzoru, koszty zakwaterowania i wyżywienia.

Członkowie RN odbywają swoje posiedzenia albo w siedzibie spółki albo poza jej siedzibą - w oddziale. Na posiedzenia RN członkowie dojeżdżają z miejscowości zamieszkania różnymi środkami transportu: prywatnymi samochodami osobowymi, pociągami, autobusami. Spółka zwraca członkom RN poniesione koszty podróży na posiedzenia RN na podstawie przedstawionych dowodów ich poniesienia, w tym w szczególności biletów za przejazd pociągiem lub według rozliczenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością spółki.

Wysokość stawki za jeden kilometr przebiegu określona została w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie o stawce).

Spółka rozlicza zwrot kosztów dojazdu na posiedzenia RN analogicznie jak wynagrodzenie wypłacane członkom RN z tytułu pełnionych przez nich funkcji w RN. Zwracając członkom RN koszty dojazdu na posiedzenia RN spółka nalicza podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej: podatek) od wypłacanych kwot i podatek ten potrąca z wypłacanych kwot jako płatnik tego podatku. Spółka od zwrotu kosztów przejazdu nalicza obecnie także składki na ubezpieczenie społeczne i składkę zdrowotną (dalej: składki ZUS) uznając, iż poniesione koszty dojazdu stanowią podstawę wymiaru składek ZUS.

Jednocześnie zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia RN nie stanowi w spółce kosztu uzyskania przychodu jako wydatek nie mający związku z uzyskaniem przez spółkę przychodu podatkowego oraz jako wyłączony z możliwości zaliczenia do kosztu uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W ocenie spółki należności otrzymywane przez członka RN jako zwrot kosztów dojazdu na posiedzenie RN zarówno do siedziby spółki, jak i w inne miejsce gdzie odbywają się posiedzenia RN, naliczane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie odbywania podróży służbowych oraz rozporządzeniem o stawce nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie), wskazuje bowiem, iż w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Dodatkowo § 2 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia stanowi, że przepisy § 2-4 (a więc również dotyczące wyłączenia z podstawy wymiaru składek) stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia RN członków RN jest związany z pełnieniem przez nich funkcji i wypłatą wynagrodzenia z tego tytułu. Zwolnienie w przedstawionym zakresie uzasadnione jest również argumentami przemawiającymi za zwolnieniem od PIT.

W piśmie z 8 września 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w sytuacji gdy wnioskodawca zwraca koszty poniesione przez członków Rady Nadzorczej z tytułu przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej odbywające się poza ich miejscem zamieszkania, w miejscowości w której znajduje się siedziba wnioskodawcy, stanowią dla nich one przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 u.p.d.o.f., do którego znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f.

W piśmie z dnia 21 września 2022 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wprost potwierdziła:

„Zgodnie jednak z brzmieniem § 5 ust. 5 pkt 3 ww. rozporządzenia wprowadzonym w życie 1 stycznia 2015 r. mocą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2014 r. poz. 1967), przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji. Wyłączenie ma odpowiednie zastosowanie do członka rady nadzorczej odbywającego podróż służbową w tym również na posiedzenia rady, któremu z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów. W związku z powyższym w sytuacji przedstawionej w przedmiotowym wniosku brak jest podstaw do uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne członków Rady Nadzorczej kosztów przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej.”.

W wydanej interpretacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdził:

Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodne z art. 18 ust. 4 pkt 10, w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków rad nadzorczych stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl natomiast art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.

Zgodnie natomiast z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne członków rad nadzorczych stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób z tym że:

• nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz nie stosuje się ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• podstawę wymiaru składki pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potrącanych przez płatników ze środków ubezpieczonego, zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zamknięty i wyczerpujący katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty ww. rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią jedynie te przychody, które prawodawca enumeratywnie wymienił w § 2 ust. 1 pkt 1-32 tegoż rozporządzenia.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Z powyższego przepisu wynika, że nie stanowią podstawy wymiaru składek należności przysługujące pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową na polecenie pracodawcy do wykonania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy w myśl art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, który stanowi: pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość i warunki ustalania tych należności - z tytułu zarówno krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych - określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W myśl natomiast art. 77⁵ § 3 KP warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Warunki określone w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. znajdą zastosowanie, gdy pracodawca spoza sfery budżetowej nie określi ich w żaden inny sposób.

Zgodnie z brzmieniem § 5 ust. 2 pkt 3 ww. rozporządzenia wprowadzonym w życie 1 stycznia 2015 r. mocą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2014 r. zmieniającego w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji. Dla zastosowania wyłączeń z podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia niezbędne jest aby dane świadczenie stanowiło przychód członka rady nadzorczej z tytułu działalności wykonywanej osobiście.

Uwzględniając powyższe ZUS zgodził się ze stanowiskiem spółki, że należności otrzymywane przez członka rady nadzorczej jako zwrot kosztów dojazdu na posiedzenie rady nadzorczej zarówno do siedziby spółki, jak i w inne miejsce gdzie odbywają się posiedzenia, naliczane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie odbywania podróży służbowych oraz rozporządzeniem w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

(Interpretacja indywidualna z 25 maja 2023 r., sygn. DI/200000/43/454/2023  (decyzja nr 454/2023) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie)

Redakcja podatki.biz