25.08.2020

Większość przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia firmy bez dostępu do samochodu. Wydatki związane z jego użytkowaniem, w tym ubezpieczenie OC, mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych. Istnieje jednak limit zależny od tego, czy auto jest użytkowane wyłącznie do celów służbowych, czy też mieszanych – służbowych i prywatnych.

Jakie formy własności samochodów w firmie się wyróżnia?

Aktualnie przedsiębiorcy mają wiele możliwości, aby pozyskać pojazd, który będzie przez nich użytkowany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W rezultacie firma może dysponować pojazdami:

• należącymi do niej – charakterystyczne dla nich jest to, że są one uwzględniane w firmowej ewidencji środków trwałych;
• prywatnymi – są one własnością przedsiębiorcy i z tego względu nie wprowadza się ich do firmowej ewidencji środków trwałych,
• pozyskanymi w drodze leasingu – od rodzaju leasingu zależy, czy przedsiębiorca wprowadzi te pojazdy do ewidencji środków trwałych.

To, czy pojazd został uwzględniony w ewidencji środków trwałych, czy też jest wykorzystywany zarówno do celów biznesowych, jak i prywatnych, ma bezpośredni wpływ na to, jak przedsiębiorca rozliczy wydatki poniesione m.in. na zakup ubezpieczenia OC. W przypadku pojazdów wykorzystywanych do celów prywatnych obowiązują limity ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodu.

Z jakich ubezpieczeń komunikacyjnych korzystają firmy?

Jednym ze stałych wydatków, ponoszonych zarówno przez użytkowników indywidualnych, jak i przedsiębiorców posiadających firmową flotę pojazdów, jest zakup ubezpieczenia. Produkty oferowane przez firmy ubezpieczeniowe to:

• ubezpieczenie OC – to jedyne obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne, chroni ono posiadacza pojazdu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone osobom trzecim,
• ubezpieczenie AC – to dobrowolne ubezpieczenie, które chroni od kradzieży, zniszczenia i uszkodzenia pojazdu,
• ubezpieczenie NNW – ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków zapewnia odszkodowanie w razie poważnych obrażeń lub śmierci w wypadku komunikacyjnym,
• ubezpieczenie Assistance – ubezpieczenie, w ramach którego ubezpieczony może liczyć na pomoc (np. holowanie) w razie awarii, kolizji czy wypadku.

Przedsiębiorcy często wykupują też ubezpieczenie GAP, czyli ubezpieczenie utraty wartości pojazdu. Polisa GAP najczęściej jest wymagana przez leasingodawców, a jej posiadanie chroni leasingobiorcę przed koniecznością dopłaty w sytuacji, gdyby doszło do szkody całkowitej.

Jak należy rozliczyć ubezpieczenie samochodu w kosztach?

W przypadku pojazdów ciężarowych czy dostawczych sprawa jest prosta – przedsiębiorca w kosztach uwzględnia cały wydatek, a to dlatego że pojazdy te ujmowane są w ewidencji środków trwałych. Ograniczenia dotyczą jednak samochodów osobowych.

Firma wykorzystująca pojazdy osobowe, które zostały ujęte w ewidencji środków trwałych, może uwzględnić w kosztach wydatki poniesione na zakup:

• ubezpieczenia OC, ubezpieczenia NNW i ubezpieczenia Assistance – całą kwotę przeznaczoną na zakup wymienionych polis,
• ubezpieczenia AC – jeżeli wartość pojazdu jest wyższa niż 150 tys. zł, to w kosztach należy uwzględnić wydatki w wartości proporcjonalnej do kwoty 150 tys. zł,
• ubezpieczenia GAP – zastosowanie ma zasada analogiczna jak w przypadku ubezpieczenia AC.

Może też się zdarzyć, że pojazd nie należy do firmy, ale do przedsiębiorcy – jest pojazdem prywatnym. Wówczas przy ujmowaniu wydatków na OC właściciel firmy musi pamiętać o limicie w wysokości 20 proc. wartości poniesionych kosztów. Inaczej mówiąc, do kosztów firmowych może on zaliczyć jedynie 20 proc. kwot przeznaczanych na zakup ubezpieczeń.

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów najczęściej rozliczają wydatki poniesione na ubezpieczenie, korzystając z metody kasowej. Jest to najprostsza metoda ujmowania wydatków – koszty są ujmowane w księdze w dacie ich poniesienia.