Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

26.07.2018

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. IV

Czwarta część poradnika praktycznego poświęconego delegacjom w ujęciu teoretycznym i praktycznym koncentruje się na podobieństwach i różnicach pomiędzy uregulowaniami dotyczącymi delegacji krajowych i delegacji zagranicznych. Przedstawimy również różnice pomiędzy oddelegowaniem a delegacją.

W przeszłości kwestie związane z delegacjami krajowymi i zagranicznymi regulowane były dwoma odrębnymi rozporządzeniami. Od 1 marca 2013 r. obowiązuje jedno – rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Czytając rozporządzenie, zauważymy, że część jego rozwiązań jest wspólna dla wyjazdów krajowych i zagranicznych. Występują jednak również znaczne różnice.

Podobieństwa

Pracownikowi, bez względu na rodzaj wyjazdu, przysługują diety i zwrot kosztów:

  1. przejazdów,
  2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  3. noclegów,
  4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dla obu rodzajów podróży termin i miejsce, do którego pracownik wyjeżdża, określa pracodawca.

Zwykle wyjazd służbowy za granicę składa się z dwóch części – części krajowej i części zagranicznej. Pracodawca wskazuje również w obu przypadkach środek transportu właściwy do odbycia podróży, jego rodzaj i klasę.

Warto przypomnieć, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi. Jeżeli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, to bez względu na to, z jakiego tytułu ulga się należy, trzeba ją uwzględnić w rozliczeniu podróży.

Tak jak w przypadku podróży krajowej, pracodawca na wniosek pracownika wyraża zgodę na wykorzystanie w podróży samochodu osobowego (lub motocykla czy motoroweru) niebędącego własnością pracodawcy. Stawki zwrotu kosztów używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy ustalane są na identycznych zasadach zarówno w podróży krajowej, jak i zagranicznej.

Uwaga!

Postanowienia porozumienia między pracodawcą i pracownikiem mogą uwzględniać to, że w krajach docelowych koszty eksploatacji pojazdu mogą być wyższe niż w Polsce – nie ma żadnych przeszkód, aby porozumienie różnicowało stawki za kilometr przebiegu pojazdu. Stawki te jednak nie powinny być wyższe niż określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Skutki zastosowania stawek zwrotu wyższych niż maksymalne – określone w rozporządzeniu – omawialiśmy w poprzednich odcinkach. Przypomnę jedynie, że kwoty, które przekraczają kwoty wyliczone przy zastosowaniu stawek maksymalnych, będą stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych i objęty składkami na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo, jeśli pracodawca nie ma obowiązku wypłaty takich kwot (np. nie ma odpowiedniej umowy z pracownikiem), nadwyżka nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodu.

Zwroty wydatków udokumentowanych dokumentami w języku obcym

To naturalne, że podróżując za granicą, pracownik będzie otrzymywał dokumenty w języku obcym. Są one pełnoprawnymi dokumentami księgowymi i mogą służyć do dokumentowania między innymi wydatków wskazanych w rozporządzeniu, czyli np. przejazdu drogami płatnymi, opłat parkingowych, opłat za bagaż, przejazdów środkami komunikacji lokalnej, taksówkami itp.

Pamiętajmy, że katalog wydatków, za które pracownik może oczekiwać zwrotu, nie jest zamknięty – wskazuje na to sformułowanie użyte w rozporządzeniu: „oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej”.

Szczegółowe zasady postępowania z dokumentami w językach obcych będziemy omawiać w szóstej części poradnika.

Rozliczenia wydatków w przypadku wyjazdu zagranicznego pracownik powinien dokonać – podobnie jak przy wyjeździe krajowym – w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży.

Ważne!

Zachowanie lub niezachowanie terminu rozliczenia przez pracownika nie ma znaczenia dla możliwości uznania zwrotu wydatków za koszty uzyskania przychodów. To termin porządkowy, obligujący pracownika i skutkujący ewentualnymi niekorzystnymi konsekwencjami dla naruszającego postanowienia rozporządzenia (lub innych wewnętrznych przepisów prawa pracy, jeśli regulują one termin rozliczenia delegacji w sposób odmienny). Dla możliwości uznania wydatków za koszt uzyskania przedsiębiorcy znaczenie mają ogólne przepisy dotyczące podatków dochodowych oraz przepisy o rachunkowości.

Zagraniczne podróże służbowe – regulacje szczególne

Diety

Różnice pomiędzy krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi wyczuwamy intuicyjnie. Przede wszystkim za granicą najczęściej jest drożej. Poza tym – ze względu na odległość –podróżowanie wiąże się zwykle z używaniem szerokiej palety środków transportu. Te odmienności znalazły swoje odzwierciedlenie w rozporządzeniu.

Zwróćcie proszę uwagę na odmienne potraktowanie kwestii diety:

  • podróż krajowa:

„Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży”;

  • podróż zagraniczna:

„Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki”.

O ile dieta w podróży krajowej pełni rolę „pomocniczą”, stanowi uzupełnienie dla zwiększonych kosztów wyżywienia, to w podróży zagranicznej wysokość diety powinna nie tylko pokryć koszty wyżywienia, lecz także zapewnić finansowanie innych, drobnych wydatków. Stąd oczywista różnica w wysokości diet.

Jak stanowi rozporządzenie, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej (jej wysokość dla poszczególnych państw została określona w rozporządzeniu).

Rozporządzenie daje pracodawcy możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego w zagranicznej podróży służbowej. To zapis, który pojawił się dopiero od 1 marca 2013 r. i który usunął niedogodność związaną z tym, że koszty wyżywienia i noclegów mogą znacznie różnić się między kilkoma państwami, które pracownik odwiedza w trakcie jednej podróży służbowej.

Obliczenie wartości diet w delegacji zagranicznej

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży zagranicznej:

  1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podobnie jak przy podróżach krajowych, diety pomniejsza się w przypadku, w którym pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie.

Jeżeli pracownik ma zapewnione w czasie podróży zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% kwoty diety, którą należy ustalić, biorąc pod uwagę wartość diet, które wyliczymy w zależności od czasu podróży.

Przykład:
Pan Adam, prowadzący firmę w Cieszynie, delegował pracownika w podróż do Czech. Podróż trwała 11 godzin. Kontrahent pana Adama zapewnił pracownikowi całodzienne bezpłatne wyżywienie.

Wartość diet wyniesie: 41 euro x 0,5 x 0,25 = 5,13 euro.

Zauważcie, że odmiennie niż w dietach w podróży krajowej w przypadku zapewnienia całodziennego bezpłatnego wyżywienia nie zmniejsza się wartości diet do zera – wiąże się to ze wspomnianym już faktem, że dieta służy również do pokrycia drobnych wydatków pracownika w podróży służbowej (np. opłaty za toalety).

Jeżeli pracownik ma zapewnione częściowo bezpłatne wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Zmniejszenie stosuje się również w sytuacji, w której pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której ma zapewnione bezpłatne wyżywienie.

Może się zdarzyć, że pracownik będzie otrzymywał w czasie zagranicznej podróży służbowej należność pieniężną za wyżywienie (np. kwotę, którą wypłaca kontrahent pracodawcy). Wówczas dieta nie przysługuje, ale oczywiście tylko w tym przypadku, w którym należność pieniężna jest co najmniej równa dietom obliczonym w sposób wskazany w rozporządzeniu. Jeżeli należność jest niższa niż wysokość należnej diety, pracownikowi przysługuje wyrów-nanie.

Przykład:
Pan Adam został delegowany do Niemiec. Wykonuje tam przegląd serwisowy urządzeń u kontrahenta swojego pracodawcy. W umowie zawartej między pracodawcą pana Adama a kontrahentem przewidziano, że pracownicy serwisu przebywający na przeglądach będą otrzymywać kwotę 50 euro dziennie na pokrycie kosztów wyżywienia.
Ponieważ wysokość diety dla osób podróżujących służbowo do Niemiec wynosi według rozporządzenia 49 euro, pan Adam nie otrzyma już żadnych kwot z tytułu diet.

Pobyt w szpitalu w trakcie zagranicznej podróży służbowej

Pracownikowi za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu (lub innym zakładzie leczniczym) w trakcie odbywania zagranicznej podróży służbowej przysługuje 25% diety. To rozwiązanie nie ma swojego odpowiednika w przypadku podróży krajowych.

Zaliczka w przypadku wyjazdów za granicę

Obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie pracownikowi zaliczki na niezbędne koszty podróży służbowej, wynikające ze wstępnej kalkulacji kosztów. Zaliczka powinna zostać wypłacona w walucie obcej kraju docelowego (krajów docelowych), jednak za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przykłady rozliczenia zaliczki za pomocą programu Delegacje krajowe i zagraniczne przedstawimy w szóstym odcinku poradnika.

Czas trwania podróży zagranicznych

Żeby prawidłowo określić wysokość diet, należy w pierwszej kolejności ustalić czas trwania podróży zagranicznej.

W zależności od rodzaju środka komunikacji czas ten ustala się nieco inaczej. Dla środków komunikacji:

  1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Zwrot kosztów noclegów w podróży zagranicznej

Noclegi za granicą są najczęściej drogie – rozporządzenie określa jednak limity wydatków za nocleg. Przekroczenie limitów mimo poprawnego udokumentowania może stanowić w razie braku odmiennego porozumienia z pracodawcą powód odmowy całej kwoty wydanej przez pracownika. Zwrot (w granicach limitu) przysługuje pod warunkiem udokumentowania wydatku rachunkiem.

W szczególnych wypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na przekroczenie limitu, jednak wówczas nocleg powinien być stwierdzony rachunkiem.

Przykład:
Pan Henryk został delegowany do Monachium. Odbywa się tam w czasie jego wyjazdu duża impreza sportowa i praktycznie wszystkie miejsca hotelowe są zajęte. Pan Henryk zadzwonił do swojego pracodawcy i poinformował go, że najtańszy dostępny nocleg kosztuje 220 euro. Pracodawca wyraził zgodę na skorzystanie przez pracownika z noclegu.

Po przedstawieniu rachunku za nocleg pan Henryk otrzyma zwrot wydatków. Będzie on dla pracodawcy stanowił koszt uzyskania, a dla pana Henryka pozostanie nieopodatkowany i nieobjęty składką na ubezpieczenie społeczne.

W razie braku rachunku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu, jednak w tym przypadku w wysokości zryczałtowanej – 25% kwoty limitu określonego w rozporządzeniu dla kraju wyjazdu. Ale uwaga: za czas przejazdu ryczałt nie przysługuje.

Podobnie jak przy dietach, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnią pracownikowi bezpłatny nocleg, ryczałt za nocleg nie przysługuje, oczywiście pracownik nie otrzyma też żadnego innego zwrotu kosztów za nocleg.

Przykład:
Pan Jan przebywa w delegacji w Szwajcarii, gdzie konserwuje urządzenia wyciągowe. Strona zagraniczna zapewniła mu nieodpłatny nocleg w schronisku, jednak pan Jan uznał, że standardy nie są wystarczające. Zanocował więc w hotelu i przedstawił pracodawcy rachunek.

Pracodawca nie uznał rachunku i odmówił zwrotu kwot wydatkowanych przez pana Jana na nocleg w hotelu.

Dojazdy

Pracownicy przebywający w podróży zagranicznej mają prawo do otrzymania zryczałtowanego zwrotu kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Wysokość ryczałtu to wartość jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt określa się w wysokości 50% diety.

Dodatkowo pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Oczywiście wypłata ryczałtów nie jest jedyny sposobem rozliczenia kosztów dojazdów. Pracodawca może umówić się z delegowanym, że ten rozliczy koszty dojazdów faktycznie poniesione na podstawie załączonych dowodów (rachunków, faktur, biletów itp.). W tym przypadku ryczałt pracownikowi nie przysługuje.

Ryczałty nie przysługują również, jeżeli delegowany odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem bądź motorowerem albo ma zapewnione bezpłatne dojazdy bądź też nie ponosi kosztów dojazdu z jakiejkolwiek innej przyczyny.

Nadbagaż

W przypadkach, kiedy podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracownik może – za zgodą pracodawcy – otrzymać zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Choroba i śmierć delegowanego

W razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Uwaga!

Zwrot ten następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Dlatego ważne jest, aby pamiętać o właściwym ubezpieczeniu pracownika delegowanego za granicę.

Nie wszystkie wydatki będą jednak zwrócone. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W sytuacji, gdyby pracownik zmarł z jakichkolwiek przyczyn w trakcie pobytu za granicą, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów transportu zwłok do kraju.

Delegacja czy oddelegowanie?

Podróż służbowa pracownika (zarówno krajowa, jak i zagraniczna) niesie określone konsekwencje dla pracodawcy. Zaliczymy do nich np. obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej i pozostających w związku z tą podróżą. Taki obowiązek nie istnieje w razie tzw. oddelegowania.

Jak jednak rozpoznać, czy pracownik przebywa w delegacji, czy też powierzono mu obowiązki w ramach oddelegowania?

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jednak czy każde wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy będzie podróżą służbową?

Otóż nie. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wielokrotnie pojawia się teza, zgodnie z którą pojęcie podróży służbowej nie może być oderwane od samego faktu odbywania podróży. Czasowa zmiana polegająca na wskazaniu pracownikowi nowego, stałego przez pewien czas (choćby czas określony) miejsca pracy nie może być utożsamiana z podróżą służbową. Jak zapewne pamiętacie z pierwszej części poradnika, podróż służbowa nosi też znamiona wyjątkowości, odejścia od codziennej rutyny pracy, wykonywania zadań nierutynowych. Dlatego też za każdym razem musimy przeanalizować sytuację, w jakiej pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy.

Właściwe zakwalifikowanie stanu, w jakim znajduje się pracownik, ma bardzo duże znacznie dla kwestii podatkowych, ubezpieczeniowych, obowiązków pracodawcy itp.

Przeanalizujmy wspólnie parę przykładów.

Pan Adam wysłał pana Krzysztofa, pełniącego w Polsce obowiązki kierownika budowy, do Niemiec, do swojego kontrahenta. Pan Krzysztof ma nadzorować prace firmy kooperującej z firmą pana Adama przy stawianiu nowego biurowca niemieckiego klienta.

Sytuacja 1:
Pan Krzysztof wyjeżdża raz w tygodniu na 2 dni do Niemiec, gdzie wykonuje zlecone przez pracodawcę czynności, potem wraca do pracy w Polsce.

Sytuacja 2:
Pan Krzysztof wyjeżdża na tydzień do Niemiec, gdzie wykonuje niezbędne dla właściwego nadzoru czynności, potem wraca do pracy w Polsce i za 2 tygodnie znowu wyjeżdża – ten cykl będzie się powtarzał aż do zakończenia budowy, czyli przez okres około 4 miesięcy.

Sytuacja 3:
Pan Krzysztof wyjeżdża do Niemiec na cały czas trwania budowy, z tym że będzie wracał do domu na weekendy.

W sytuacji 1 mamy do czynienia z wyjazdem służbowym. Zadanie, które wykonuje pan Krzysztof, wiąże się z podróżowaniem, stanowi zadanie szczególne w stosunku do codziennych obowiązków pana Krzysztofa.

Podobnie jest w sytuacji numer 2 – mimo że czas pozostawania na miejscu jest dłuższy niż w sytuacji numer 1, w dalszym ciągu zadanie to stanowi pewien wyjątek, nie jest przedmiotem codziennej, stałej aktywności pracowniczej pana Krzysztofa.

W sytuacji numer 3 mamy już do czynienia z oddelegowaniem. Pan Krzysztof praktycznie zmienił na pewien czas jedno stałe miejsce pracy na inne stałe miejsce pracy.

Ważne!

Kodeks pracy nie reguluje wprost zasad oddelegowania. Jednak w art. 42 § 4 zawiera zasadę stanowiącą, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Z zapisu tego wynika, że w razie oddelegowania na okres przekraczający 3 miesiące w roku kalendarzowym niezbędne będzie wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy.

CDN

Redakcja podatki.biz

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz