Podatki 2022: Diety zagraniczne także w górę

Od 29 listopada 2022 r., zgodnie rozporządzeniem zmieniającym rozporządzenie ws. należności z tytułu podróży służbowych (Dz.U. 2302), podwyższone zostaną tzw. diety zagraniczne. Obecne kwoty limitów za nocleg oraz diety przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju obowiązują od dnia 1 marca 2013 r.

Wysokość i warunki ustalania należności za podróże służbowe dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167, z późn. zm.). Uregulowania określone tym rozporządzeniem mają szerokie i dość powszechne zastosowanie. Dotyczą one zwrotu należności za podróże służbowe nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale i żołnierzy, funkcjonariuszy oraz pracowników zatrudnionych u innych pracodawców.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy). Obowiązujące u danego pracodawcy regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe, niż wynikające z ww. przepisów mających zastosowanie do wypłacania należności za podróże służbowe pracowników sfery budżetowej, z tym jednakże, że nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, tj. od 28 lipca br. 38 zł, za dobę podróży służbowej (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

Tylko wówczas gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują - zgodnie z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy - należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ww. rozporządzenia.

Wysokość diety ma wpływ na zwolnienia z PIT i ZUS

Zmiana wysokości należności z tytułu podróży służbowej z tytułu podróży służbowej wiąże się także ze zwolnieniami podatkowymi. W świetle bowiem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Do wysokości należności określonych przepisami ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odwołują się także inne zwolnienia od podatku dochodowego, w tym:

• diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych),
• dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych),
• część przychodów osób posiadających nieograniczony obowiązek podatkowy przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody z pracy lub dochody z tytułu stypendiów (art. 21 ust. 1 pkt 20, art. 21 ust. 1 pkt 23a lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ponadto, koszty uzyskania przychodów stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15, 16 i 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949, z późn. zm.) z wysokością diet i innych należności z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej powiązane są następujące wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w nowelizowanych przepisach (pkt 15),
• część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w nowelizowanych przepisach z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (pkt 16),
• dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (pkt 18).

Co się zmieni?

Ponieważ diety i limity na nocleg w zagranicznej podróży służbowej nie były zmieniane od dnia 1 marca 2013 r., a także biorąc pod uwagę wystąpienia i postulaty pracowników oraz organizacji związkowych w rozporządzeniu podwyższono niektóre kwoty diet oraz limity na nocleg w czasie podróży zagranicznej, na podstawie propozycji przesłanej przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Ponadto, ustalono kwotę diety i limitu na nocleg dla Watykanu, z uwagi, jak czytamy w uzasadnieniu projektu rozporządzenia, na zgłaszaną potrzebę dodania tego państwa do załącznika przedmiotowego rozporządzenia. Należności przy podróży służbowej do Watykanu zostały ustalone w wysokości jak we Włoszech (dieta : 53 zł, a limit na nocleg: 192 zł). Dotychczas przy podróży służbowej do Watykanu stosowano kwoty przypisane dla państw innych niż wymienione w załączniku do przedmiotowego rozporządzenia (dieta: 41 zł, a limit na nocleg: 140 zł), a które nie zostaną zmienione.

W celu zachowania przejrzystości załącznika, dodatkowo ustalono dla państw takich jak: Andora, Liechtenstein, Luksemburg, Monako, Palestyna, San Marino, kwoty diet oraz limitów na nocleg, bez odwoływania się do innych państw.

Przepisy przejściowe

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego, w przypadku podróży służbowej poza granicami kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, tj. przed 29 listopada 2022 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

1. za czas podróży przypadający przed 29 listopada 2022 r. - na podstawie przepisów dotychczasowych ("stare" kwoty diet i limitów);
2. za czas podróży przypadający od 29 listopada 2022 r. - na podstawie nowych przepisów (nowe kwoty diet i limitów).

Przypomnijmy, że czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2. lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3. morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży
zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   1. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Przy czym, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie - 15% diety;
2. obiad - 30% diety;
3. kolacja - 30% diety.

Powyższą zasadę stosuje się także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Natomiast pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Z kolei za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach, a w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% tego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit. Zwrot kosztów nie przysługuje jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Dodatkowo pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty na pokrycie kosztów dojazdów nie przysługują, jeżeli pracownik:

1. odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2. ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3. nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ
ORAZ LIMITU NA NOCLEG W POSZCZEGÓLNYCH PAŃSTWACH

Przy podróżach do:

• Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynoszą tyle samo co przy podróżach do Wielkiej Brytanii (było: 35 GBP i 200 GBP, po zmianie: 45 GBP i 220 GBP),
• Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg - 250 USD,
• Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg - 142 EUR.

Ewa Iwan