Podatek PIT: Zaliczanie do kosztów wydatków na rzecz pracowników związanych z BHP

Pracodawca ponosi wiele różnych wydatków związanych z zapewnieniem właściwych warunków pracy pracownikom. Część z nich finansuje dobrowolnie, obowiązek finansowania innych nakładają na niego przepisy prawa pracy, sformułowane w sposób ogólny lub, zwłaszcza  w przypadku pracowników zatrudnianych w pogorszonych warunkach - szczegółowy.

I np. zgodnie z art. 207 §  1-2 Kodeksu pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Odpowiedzialności pracodawcy nie wyłączają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy.

Pracodawca zatem jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Jak wskazuje art. 207 §  2 (1) Kodeksu pracy, koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników.

Jeżeli chodzi o przepisy podatkowe to nie ma regulacji, które tego rodzaju wydatki wyłączałyby z kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji pracodawca ma prawo do zaliczenia wydatków na rzecz pracowników ponoszonych w związku z przepisami BHP do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na rzecz pracowników związane z bezpieczeństwem i higieną pracy nie zostały bowiem wymienione w negatywnym katalogu określonym w art. 23 ustawy PIT (analogicznie art. 16 ustawy CIT). W sposób oczywisty zachowany jest również związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem pracownika. Są zatem spełnione podstawowe warunki uznania tego typu wydatku za koszt podatkowy.

W tym miejscu warto także podkreślić, że wartość otrzymanych przez pracowników świadczeń nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy - w takim wypadku znajdzie zastosowanie zwolnienie podatkowe określone w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy PIT.

Zgodnie z tą regulacją wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Z wyjaśnień organów podatkowych

Okulary czy soczewki kontaktowe?

(...)

Na podstawie art. 237.6 § 1 kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Według § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe(...):

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Następnie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia stanowi:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Formę zapewnienia okularów korygujących wzrok określa pracodawca. Istotne jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary lub soczewki kontaktowe zgodnie z zaleceniem lekarza.

Soczewki kontaktowe, niewątpliwie pełnią tę samą funkcję, co okulary korekcyjne, tzn. znoszą lub zmniejszają skutki wrodzonej lub nabytej wady wzroku, takiej jak nadwzroczność, krótkowzroczność, astygmatyzm (niezborność), czy starczowzroczność.

Zatem, jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora, zamiast okularów, szkieł (soczewek) kontaktowych, pracodawca ma obowiązek je zapewnić.

Na mocy powołanego wyżej art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Jeżeli zatem:

• badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,

• zakup udokumentowany jest fakturą,

• pracownicy, stosownie do § 2 pkt 4 rozporządzenia, użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy

to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów lub soczewek kontaktowych korygujących wzrok korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym dla zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych nie ma znaczenia fakt czy faktura wystawiona jest na pracodawcę czy na pracownika.

Zwrot kosztów zakupu okularów i soczewek kontaktowych korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – niezależnie czy faktura dokumentująca zakup wystawiona jest na pracodawcę czy na pracownika – i w związku z tym na płatniku nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy.

W pewnych przypadkach pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy do zapewnienia pracownikowi również soczewek kontaktowych. Chodzi o sytuacje, kiedy lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów soczewki kontaktowe, gdyż przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów, tj. w szczególności:

• gdy różnica wady wzroku pomiędzy jednym okiem a drugim jest większa niż 4 dioptrie (wada w jednym oku jest duża, a w drugim mała lub jej wcale nie ma),

• przy dużym astygmatyzmie wzroku.

W takiej sytuacji soczewki (szkła) kontaktowe przeznaczone (zgodnie z zaleceniem lekarza) do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok. Pracodawca powinien zgodnie z zaleceniem lekarza zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe. W takim przypadku soczewki kontaktowe powinny być zaliczone do świadczeń, o których mowa w art. 21 ust 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W kontekście przedstawionego zagadnienia ważne są także zasady przyznawania przedmiotowego świadczenia rzeczowego. Aby zastosować zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przyjęte w zakładzie pracy zasady (regulamin) przyznawania tego rodzaju świadczeń rzeczowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w przepisie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia.

W przypadku, gdy lekarz specjalista wystawi zaświadczenie:

• stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku bez wyraźnego wskazania w tym zaświadczeniu na konieczność stosowania okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych lub

• stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku ze wskazaniem na konieczność stosowania okularów korekcyjnych, bez wyraźnego wskazania możliwości stosowania soczewek korekcyjnych ale też bez wyraźnego wyłączenia możliwości stosowania soczewek

w którym z uwagi na określoną wadę wzroku pracownik powinien stosować zamiast okularów soczewki kontaktowe, to kwota dokonywanej przez Państwa na rzecz pracownika refundacji soczewek kontaktowych będzie generować przychód ze stosunku pracy.

W konsekwencji, na Państwu będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (...) (interpretacja 0114-KDIP3-2.4011.377.2022.1.AC)

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: koszty uzyskania przychodów, bezpieczeństwo i higiena pracy (bhp), podatek dochodowy od osób fizycznych (pit)