PIT: Ekwiwalent za używanie odzieży - zasady ustalania, wysokość, wyjątki od zwolnienia podatkowego

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

 

Zgodnie z art. 207 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Ponadto na podstawie art. 2374 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac.

Stosownie do art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2, osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.

W świetle ww. przepisu pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy zarówno osobom zatrudnionym na umowę o pracę jak również osobom, z którymi łączy go inny stosunek prawny niż umowa o pracę. Zatem obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie ogranicza się jedynie do osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy, ale dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu określonym przez pracodawcę.

Na podstawie art. 2377 § 1 KP pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania Polskich Norm, jeżeli:

  1. odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  2. występują określone wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Odzież i obuwie robocze powinny być więc dostarczone pracownikom wykonującym prace w warunkach narażających na zniszczenie lub nadmierne brudzenie własnej odzieży i obuwia.

Biorąc pod uwagę powyższe regulacje należy uznać, że decydujące znaczenie ma fakt występowania u pracodawcy warunków pracy uzasadniających dostarczanie pracownikowi odzieży i obuwia roboczego oraz postanowienia ustalonego przez pracodawcę regulaminu pracy.

 

 


Z wyjaśnień organów podatkowych


Ekwiwalenty dla osób zatrudnionych na innej niż stosunek pracy podstawie

„Jak wskazano powyżej, stosownie do postanowienia art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca obowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy nie tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (pracownikom) ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy np. umowa o charakterze cywilnoprawnym.

Mając zatem na względzie przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że otrzymane przez Zarządzającego, w wyniku realizacji ustawowego obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy - świadczenia rzeczowe w postaci pokrycia kosztów szkoleń z zakresu bhp, wstępnych i okresowych badań lekarskich, ekwiwalentów za zakup i pranie odzieży okularów korekcyjnych stanowią przychód Zarządzającego z działalności wykonywanej osobiście, jednakże podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika z powyższego tytułu.”

(Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.570.2018.2.IS z 25 stycznia 2019 r.)

Ekwiwalent za odzież roboczą i konserwację odzieży - ustalenie wysokości, regulaminy

Na podstawie art. 2376 - 23710 oraz art. 3044 Kodeksu pracy Urząd Marszałkowski (...) jako pracodawca będzie zaopatrywał pracowników w odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej. Odzież robocza oraz środki ochrony indywidualnej będą przekazywane pracownikom zgodnie z tabelą przydziału, uwzględniającą rodzaj wykonywanej pracy. Za naprawę, konserwację i pranie odzieży roboczej pracownikom będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny wypłacany za kwartał w wysokości średnich (ustalonych przez pracodawcę) kosztów prania, proporcjonalny do wymiaru zatrudnienia oraz czasu użytkowania odzieży. Ekwiwalent za pranie odzieży będzie podlegał obniżeniu proporcjonalnie za każdy pełny nieprzepracowany miesiąc.

Ponadto został ustalony wykaz stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownikom używającym własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca będzie wypłacał za kwartał ekwiwalent pieniężny proporcjonalny do uśrednionej kwoty zakupu wyposażenia zgodnie z ustaloną przez pracodawcę tabelą w odniesieniu do przewidywanego okresu używalności ustalonego dla poszczególnych rodzajów odzieży. Ekwiwalent za używanie własnej odzieży będzie podlegał obniżeniu proporcjonalnie za każdy pełny nieprzepracowany miesiąc.

Ekwiwalent za pranie odzieży oraz używanie przez pracowników własnej odzieży będzie przysługiwał na podstawie "Zarządzenia Marszałka (...) w sprawie ustalenia szczegółowych zasad przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego (...)".

Pobór zaliczki?

Na podstawie art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in. pranie takiej odzieży, a jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 2 i 3 Kodeksu pracy). Jednocześnie, pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 2 Kodeksu pracy). Wówczas pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne za używanie i pranie przez pracowników własnej odzieży roboczej stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W nawiązaniu do powyższego zarówno ekwiwalent za używanie przez pracowników własnej odzieży roboczej jak i ekwiwalent za naprawę, konserwację i pranie odzieży roboczej, wypłacany zgodnie z przepisami bhp jest wolny od podatku dochodowego. W związku z tym od tych świadczeń nie pobiera się zaliczki na podatek dochodowy.

(...)

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007). Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, iż dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jest obowiązkiem pracodawcy.

Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników i wynikać – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie – z zarządzenia (na podstawie przeciętnych cen rynkowych).

(Interpretacja 0115-KDIT2.4011.183.2022.1.RS z 23 czerwca 2022 r.)

Soczewki kontaktowe nie zawsze korzystają ze zwolnienia

(...)

Na podstawie art. 2376 § 1 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Według § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe(...):

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Następnie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia stanowi:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Formę zapewnienia okularów korygujących wzrok określa pracodawca. Istotne jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary lub soczewki kontaktowe zgodnie z zaleceniem lekarza.

Soczewki kontaktowe, niewątpliwie pełnią tę samą funkcję, co okulary korekcyjne, tzn. znoszą lub zmniejszają skutki wrodzonej lub nabytej wady wzroku, takiej jak nadwzroczność, krótkowzroczność, astygmatyzm (niezborność), czy starczowzroczność.

Zatem, jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora, zamiast okularów, szkieł (soczewek) kontaktowych, pracodawca ma obowiązek je zapewnić.

Na mocy powołanego wyżej art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Jeżeli zatem:

  • badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,

  • zakup udokumentowany jest fakturą,

  • pracownicy, stosownie do § 2 pkt 4 rozporządzenia, użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów lub soczewek kontaktowych korygujących wzrok korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym dla zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych nie ma znaczenia fakt czy faktura wystawiona jest na pracodawcę czy na pracownika.

Zwrot kosztów zakupu okularów i soczewek kontaktowych korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – niezależnie czy faktura dokumentująca zakup wystawiona jest na pracodawcę czy na pracownika – i w związku z tym na płatniku nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy.

W pewnych przypadkach pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy do zapewnienia pracownikowi również soczewek kontaktowych. Chodzi o sytuacje, kiedy lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów soczewki kontaktowe, gdyż przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów, tj. w szczególności:

  • gdy różnica wady wzroku pomiędzy jednym okiem a drugim jest większa niż 4 dioptrie (wada w jednym oku jest duża, a w drugim mała lub jej wcale nie ma),

  • przy dużym astygmatyzmie wzroku.

W takiej sytuacji soczewki (szkła) kontaktowe przeznaczone (zgodnie z zaleceniem lekarza) do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok. Pracodawca powinien zgodnie z zaleceniem lekarza zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe. W takim przypadku soczewki kontaktowe powinny być zaliczone do świadczeń, o których mowa w art. 21 ust 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W kontekście przedstawionego zagadnienia ważne są także zasady przyznawania przedmiotowego świadczenia rzeczowego. Aby zastosować zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przyjęte w zakładzie pracy zasady (regulamin) przyznawania tego rodzaju świadczeń rzeczowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w przepisie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia.

W przypadku, gdy lekarz specjalista wystawi zaświadczenie:

  • stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku bez wyraźnego wskazania w tym zaświadczeniu na konieczność stosowania okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych lub

  • stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku ze wskazaniem na konieczność stosowania okularów korekcyjnych, bez wyraźnego wskazania możliwości stosowania soczewek korekcyjnych ale też bez wyraźnego wyłączenia możliwości stosowania soczewek w którym z uwagi na określoną wadę wzroku pracownik powinien stosować zamiast okularów soczewki kontaktowe,

to kwota dokonywanej przez Państwa na rzecz pracownika refundacji soczewek kontaktowych będzie generować przychód ze stosunku pracy.

W konsekwencji, na Państwu będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. (...)

(Interpretacja 0114-KDIP3-2.4011.377.2022.1.AC z 13 czerwca 2022 r.)

 

Redakcja podatki.biz

 

(Image by pvproductions on Freepik.com)

 

Hasła tematyczne: ekwiwalent za używanie i pranie odzieży

Wszystkie artykuły z tego działu »

WASZE KOMENTARZE (0)

Dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz

Napisz komentarz...