PIT: Obowiązki informacyjne i ewidencyjne pracodawcy

Na gruncie podatku PIT pracodawca pełni rolę płatnika - oznacza to, że jest zobligowany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od pracownika i wpłacenia jej do właściwego US w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania zaliczki.

Zaliczki na podatek dochodowy - deklaracja i informacja

W trakcie roku pracodawca nie ma obowiązku składania deklaracji w związku z poborem zaliczek od pracownika. Natomiast jak wskazuje art. 38 ust. 1a ustawy PIT, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym pracodawcy są obowiązani przesłać do właściwego urzędu skarbowego roczną deklarację, według ustalonego wzoru PIT-4R.

Drugim rodzajem dokumentu jaki ma obowiązek sporządzać pracodawca jest PIT-11. Konieczność przygotowania tego dokumentu wynika z art. 39 ust. 1 ustawy PIT.

Jak stanowi art. 42g ustawy PIT po zakończeniu roku płatnik jest obowiązany przekazać informację PIT-11:

• urzędowi skarbowemu - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,

• pracownikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Z treści art. 45ba ustawy PIT wynika, że informacja PIT-4R oraz informacja PIT-11 powinna być przesłana do US w wersji elektronicznej. Natomiast nie ma takiego obowiązku w stosunku do obowiązku przesyłania informacji PIT-11 pracownikowi. Pracodawca może przekazać pracownikowi PIT-11 również w formie papierowej.

PIT-11 składa się w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika (jeżeli pracownik ma miejsce zamieszkania w Polsce), a gdy pracownik nie ma miejsce zamieszkania w Polsce w US właściwym dla opodatkowania osób zagranicznych.

Ewidencja czasu pracy

Warto również zwrócić uwagę na obowiązki ewidencyjne wynikające z Kodeksu pracy. Otóż jak czytamy w art. 149 § 1 KP pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Elementy konstrukcyjne ewidencji zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W treści tego aktu wskazano, że powinna ona zawierać dane o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

• liczbie godzin nadliczbowych,

• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Zobacz też:

Ewidencje dla celów podatku PIT - Karta przychodów pracownika, karta wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy

Hasła tematyczne: obowiązki płatników, pit-4r, pit-11, obowiązki pracodawcy, zatrudnianie pracowników, ewidencja czasu pracy