Możliwość samofakturowania

Zasadą jest wystawianie faktur przez sprzedawcę. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w art. 106d przewiduje odstępstwo od niej – instytucję samofakturowania. Określając jednym zdaniem sprowadza się ona do zamiany ról pomiędzy stronami przy czynności fakturowania. Nie sprzedawca lecz nabywca dopełnia obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku dostawca wydaje towar a usługodawca realizuje swoje świadczenie, jednak faktu tego nie potwierdzają wystawieniem żadnego dokumentu.

Instytucja ta została ustanowiona w art. 224 Dyrektywy 2006/112/WE/RADY z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347/1). Zgodnie z tym przepisem faktura może być wystawiona przez nabywcę lub usługobiorcę jeżeli istnieje porozumienie pomiędzy stronami i pod warunkiem istnienia określonej procedury zatwierdzania faktur przez dostawcę lub usługodawcę.

Przepis ten został implementowany przez ustawę o VAT w postaci art. 106d tego aktu prawnego.

Krąg podmiotów uprawnionych do samofakturowania jest szeroki. Są to: polski podatnik VAT, podatnik z innego państwa członkowskiego UE, podatnik zagraniczny (poza unijny), osoba prawna niebędąca podatnikiem. Nabywcami, którzy nie mają prawa do wystawienia faktury to: osoby fizyczne niebędące podatnikami oraz jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej i niebędące podatnikami.

Przykład
Podatnik oddelegował pracowników na Ukrainę w celu budowy i uruchomienia skomplikowanej linii produkcyjnej. Ze względu na złożoność robót potrwają one kilka miesięcy. Umówił się więc z usługobiorcą, że to on będzie wystawiał mu fakturę. Będąc na miejscu najlepiej wie jaki zakres robót został w danym czasie wykonany i za jaki z nich może zostać obciążony. Kontrahent ukraiński musi być jednak świadomy, że fakturę jest zobowiązany wystawić zgodnie z polskimi regulacjami dotyczącymi VAT.

Należy jednak zwrócić uwagę, że samofakturowaniem na podstawie regulacji ustawy o VAT nie może zostać objęta dostawa towarów ani wykonywanie usług, gdy miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego. W takiej sytuacji o jego dopuszczalności decydują regulacje państwa członkowskiego UE innego niż Polska, na którego terytorium świadczenie miało miejsce.

Przesłanki samofakturowania

Aby samofakturowanie było dopuszczalne konieczne jest łączne spełnienie dwóch przesłanek:

1. zawarcia przez strony umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz nabywcy.
   
   Powinna ona określać rodzaj towarów lub usług, którego samofakturowanie będzie dotyczyć, sposób przekazywania dokumentów, możliwe do wystąpienia sytuacje, aby uniknąć problemów z ich rozstrzyganiem. Dobrze jest zatem ustalić sposób działania w razie zaistnienia nieprawidłowości w dokumentach, okres na jaki umowa została zawarta oraz uprawnienia do wcześniejszego zrezygnowania z niej;
2. określenia procedury zatwierdzania wystawionych faktur.
   
   Przez procedurę rozumieć należy przyjęty i stosowany sposób postępowania w określonej sprawie. W tym przypadku zagadnienie to musi być przez strony uregulowane szczególnie starannie. Powodem szczególnej staranności jest fakt, że dopiero akceptacja przez sprzedawcę (usługodawcę) czyni z wystawionego dokumentu fakturę sprzedażową dającą określone uprawnienia i nakładającą obowiązki. Dokumentem stanowiącym podstawę rozliczenia należnego VAT przez sprzedawcę oraz odliczenia naliczonego podatku przez nabywcę.
   
   Zatwierdzenie oznacza uczynienie czegoś – w tym przypadku faktury – obowiązującym. Ponieważ przytoczony na wstępie przepis ustawy o VAT (w ślad za Dyrektywą 112) nie wskazuje określonego sposobu, w jaki miałoby to nastąpić należy przyjąć, że może to być każdy sposób. Każdy, który taki skutek rzeczywiście wywoła. Strony mogą zatem ustalić ten sposób zatwierdzenia i musi to być procedura nie zaś sposób zróżnicowany w stosunku do przedstawianych w danym czasie dokumentów. Sposób ten oczywiście musi jednoznacznie określać czy dana faktura jest zatwierdzona czy nie. Zatwierdzenie może przyjąć najwygodniejszą jak się wydaje dla stron formę, czyli e-mailową. Może też ono przybrać formę milczącej akceptacji. Gdy sprzedawca w ustalonym przez strony czasie nie zgłosi sprzeciwu co do treści i formy dokumentu sprzedaży będzie to oznaczać jego zaaprobowanie. Takie rozwiązanie przyjmują za prawidłowe organy skarbowe. Dla przykładu Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2014 r., sygn. ILPP2/443-139/14-2/MN. Dyrektor zwrócił w niej uwagę, że akceptacja taka nie może zostać uznana za dokonaną automatycznie, np. z momentem otrzymania faktury w formie elektronicznej. Sprzedawcy trzeba dać czas na wyrażenie ewentualnego sprzeciwu. W tym samym duchu wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2015 r., sygn. IBPP2/443-1043/14/IK. Gdyby zaakceptować automatyczne uznanie faktury przez samo jej doręczenie godziłoby to w interes sprzedawcy. Brak byłoby mu możliwości niezatwierdzenia jej pomimo zawartych w dokumencie uchybień.

Treść i termin wystawienia faktury

Faktury wystawiane przez nabywców muszą zawierać wszystkie elementy, które są w tradycyjnej fakturze a określone zostały w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Oprócz tego muszą mieć dopisek „samofakturowanie”. Ponieważ samofakturowanie może zostać zastosowane przez podmiot z kraju innego niż Polska dopuszczalne jest umieszczanie dopisku w innym języku np. „self billing” zamiast samofakturowanie. Takie zdanie wyraził w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP4/443-555/13/LG.

Nabywców wystawiających faktury w trybie samofakturowania obowiązują terminy wystawiania dokumentów potwierdzających transakcję takie jak dla innych tego rodzaju faktur. Określone one zostały w art. 106i ustawy o VAT. Nabywca co do zasady ma obowiązek wystawić fakturę do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. W przypadku faktury zaliczkowej termin określono do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania przez sprzedawcę zapłaty.

Faktury wystawiane przez nabywcę są dokumentem uprawniającym do odliczenia przez niego naliczonego podatku. Warunkiem jest zaakceptowanie ich przez sprzedawcę. Konieczność ta wynika z zapisu art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT. Zgodnie z nim nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Zwracają na to organy skarbowe. Dla przykładu przytoczyć można interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 września 2014 r., sygn. ILPP2/443-694/14-2/JK czy Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 stycznia 2016 r., sygn. IBPP2/4512-3/16/ICz.

W ramach samofakturowania dopuszczalne jest też wystawianie faktur korygujących, z tymi samymi zastrzeżeniami co przy fakturach pierwotnych. A więc muszą zawierać dopisek „samofakturowanie” oraz zyskać potwierdzenie sprzedawcy.

Faktura wystawiona przez nabywcę dokonującego samofakturowania musi być na ogólnych zasadach wykazana w pliku JPK_VAT. Odbywa się to tak samo jak w przypadku faktur otrzymanych od sprzedawcy. Te dwa rodzaje faktur nie różnią się pod tym względem w żaden sposób. W pliku JPK_VAT podatnik nie ma potrzeby prezentowania, które z faktur to dokumenty wystawione przez sprzedawcę a które w trybie samofakturowania. Sposób postępowania z nimi jest bowiem taki sam.

Zalety i wady

Zalety samofakturowania:

• kontrola nabywcy nad treścią faktur,
• eliminacja nieterminowego otrzymywania faktur,
• terminowe rozliczanie VAT.

Wada samofakturowania:

• opóźnienie nabywcy z wystawieniem faktury pozbawia sprzedawcę możliwości terminowego rozliczenia VAT.

Adam Okonkwo