Kogo i kiedy dotyczy obowiązek rejestracji obrotu przy użyciu kas fiskalnych

W poprzednich artykułach cyklu omówiliśmy typy stosowanych obecnie kas rejestrujących i podstawowe wymogi ich stosowania. Czas na informacje, kto i kiedy powinien te kasy stosować. 

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej został określony w art. 111 ust. 1 ustawy VAT. W przepisie tym możemy przeczytać, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co istotne jest to ustawowy obowiązek nałożony zarówno na podatników czynnych jak i podatników zwolnionych od podatku. W myśl bowiem § 3 ust. 1  rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Ale uwaga!

Powyższy obowiązek nie ma charakteru bezwzględnie obowiązującego ponieważ podatnicy mogą skorzystać ze zwolnień podmiotowych oraz przedmiotowych uregulowanych w rozporządzeniu z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W rezultacie podatnicy nie korzystający ze zwolnienia, a dokonujący sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów (oraz rolników ryczałtowych) są obowiązani prowadzić ewidencję oraz wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Obowiązek ewidencjonowania powstaje z chwilą dokonania pierwszej sprzedaży i jest niezalezny od wystawienia faktury na rzecz konsumenta.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży (art. 111 ust. 3 ustawy VAT).

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: kasy i urządzenia fiskalne (kasy rejestrujące, kasy fiskalne on-line)