Elektroniczne faktury i Krajowy System e-Faktur

Chociaż wciąż nieznany jest termin wdrożenia zmian dla przedsiębiorców w życie, procedury wystawiania faktur VAT przez firmy czeka niespotykana dotąd reforma. Sprawdź, czym jest Krajowy System e-Faktur i jak niebawem będzie można generować i przesyłać faktury VAT.

Rozwiązania takie jak faktura online znane są nie od dziś, jednak dotąd przedsiębiorcy mieli sporo swobody w kwestii tego, kiedy oraz w jakiej formie faktury VAT są wystawiane, doręczane i księgowane. Rząd dąży jednak do większej transparentności w tym aspekcie prowadzenia biznesu, stąd przyszły obowiązek rejestracji do Krajowego Systemu e-Faktur i obsługi faktur w formie elektronicznej.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Rozbudowany, ogólnokrajowy system fakturowania online, który umożliwia nie tylko wystawić fakturę, ale także wysłać ją do kontrahenta, a także służyć za archiwum faktur to pomysł, na który rządzący wpadli już kilka lat temu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) - bo tak nazwano system - to nowoczesne rozwiązanie, którego celem jest ustrukturyzowanie procesu wystawiania, przesyłania oraz księgowania dokumentów sprzedażowych. W ogólnym założeniu różnorodne faktury VAT w formacie PDF, jakie można wygenerować obecnie przy użyciu programów do fakturowania ma zastąpić jednolity wzór faktury PDF, który wykorzystywany będzie przez wszystkich przedsiębiorców w Polsce. O tym, dlaczego każda faktura online ma wyglądać w ten sam sposób, wyjaśnimy w dalszej części artykułu, natomiast teraz skupimy się na pozostałych funkcjonalnością KSeF.

Drugi najważniejszy cel wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF to unormowanie kwestii związanych z obiegiem dokumentów. Dziś fakturę VAT można wygenerować w dowolnym programie i dostarczyć klientom bądź kontrahentom w postaci cyfrowej bądź papierowej. W efekcie chociażby klienci indywidualni, którzy przykładowo robią zakupy online, często nie sprawdzają, czy faktura VAT trafia do nich elektronicznie, na adres mailowy podany przy zamówieniu, czy też znajdą dokument papierowy wraz z zamówionym towarem.

Trzeci aspekt dotyczy archiwizacji i księgowania faktury VAT. KSeF ma być docelowo platformą, na której przechowywane będą wszystkie dokumenty sprzedażowe. W ten sposób prowadzenie działalności gospodarczej ma być bardziej transparentne, a nieporozumienia związane z błędami na fakturach zniwelowane.

Chociaż wielu przedsiębiorców o KSeF dowiedziało się dopiero w momencie ogłoszenia obowiązku rejestracji w systemie, warto zauważyć, że samo oprogramowanie już funkcjonuje, jednak dotąd było narzędziem zupełnie dobrowolnym. Teraz jednak skala wykorzystania KSeF ma być niepomiernie zwiększona, stąd chociażby ogłoszenie konsultacji z użytkownikami, mające na celu zoptymalizowanie funkcjonowania systemu przed wdrożeniem obowiązku korzystania z niego.

Jak będzie wyglądać faktura VAT w KSeF?

Jednym z wiodących haseł związanych z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF jest ustrukturyzowana faktura VAT. O co chodzi z tym przedsięwzięciem i co oznaczać będzie w praktyce dla osób prowadzących działalność gospodarczą? Zacznijmy od sytuacji obecnej, czyli przepisów, które określają wyłącznie elementy treści, które są wymagane, aby określić jakiś dokument jako fakturę VAT. Niemniej sam wzór dokumentu jest całkowicie dobrowolny, w efekcie czego każdy program do fakturowania bądź szablon stworzony od zera przez przedsiębiorcę mogą się od siebie różnić. Taki stan nierzadko prowadzi do pomyłek oraz problemów z właściwym odczytaniem kluczowych danych czy wartości zawartych na fakturze.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF ma to zmienić, a dowolny wygląd faktur ma zastąpić przykładowy wzór faktury VAT, obowiązujący dla wszystkich przedsiębiorców. Służyć ma do tego specjalny program do wystawiania faktur skorelowany z KSeF, jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów wystawienie faktury zgodnej z nowymi przepisami możliwe będzie:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

W efekcie oprócz obowiązkowych danych na fakturze VAT znajdować się będzie także ujednolicony szablon. Dzięki temu zarówno kontrahenci w systemie B2B, jak i osoby prywatne będą bez względu na wystawcę otrzymywać dokument o podobnym wyglądzie i układzie. Nowy wzór faktury, poza tym że zmieni się wygląd faktury, ma ustrukturyzować kluczowe informacje na dokumencie, takie jak dane sprzedawcy i odbiorcy, data wystawienia faktury, termin płatności, nazwa towaru bądź usługi i oczywiście ich wartość z rozbiciem na wartość netto, brutto oraz stawkę VAT.

Ustrukturyzowane dokumenty w formacie PDF w systemie ma mieć format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Najważniejsze funkcje KSeF

Jak już wspomnieliśmy, możliwości KSeF nie kończą się na rejestracji konta oraz opcji "wystaw fakturę w formacie PDF". System ma być znacznie bardziej wielozadaniowy i obejmować zarówno podstawowe wystawianie dokumentów sprzedażowych, jak i obsługę innych obowiązków księgowych, jak chociażby jednolity plik kontrolny. Jest to znacznie więcej niż program do faktur, gdyż docelowo za pomocą KSeF możliwe będzie m.in.:

• wystawianie i przechowywanie faktur VAT,
• oznaczanie e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF,
• analiza i kontrola poprawności danych z e-Faktur,
• otrzymywanie faktur VAT od kontrahentów,
• rozważana jest opcja dostępu dla osób prywatnych, które mają mieć łatwy sposób na dostęp do faktury VAT wystawionej przez sprzedawcę,
• dostępny będzie rozbudowany system powiadomień.

Co wprowadzenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców?

Mimo wcześniejszych zapowiedzi nieznany jest ostateczny termin wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF przez przedsiębiorców. System cały czas jest udoskonalany, przez co nadal można wystawiać faktury w tradycyjny sposób. Zmiana ma nastąpić płynnie i wciąż rozważane są takie rozwiązania jak chociażby zwolnienie dla przedsiębiorców, których działalność gospodarcza funkcjonuje w niewielkiej skali oraz przy niskim progu dochodowym.

Niemniej wprowadzenie KSeF to szereg zmian praktycznych dla osób prowadzących biznes. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT, który dzięki KSeF ma zmniejszyć się z 60 do 45 dni; 
• zmiany w procesie obiegu dokumentów, umieszczanie ich w bazie Ministerstwa Finansów oraz opcja "pobierz fakturę"; 
• redukcja kosztów prowadzenia firmy o opłaty za archiwizację dokumentacji papierowej;
• mniej danych do wysyłania każdego miesiąca - przedsiębiorca nie będzie musiał wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych;
• zmiany w procesie księgowania, które w założeniu mają ograniczyć formalności i zautomatyzować część działań;
• system potwierdzeń o wysyłce i odbiorze każdej faktury VAT;
• większa kontrola ewentualnych błędów przy wystawianiu faktur.

Do niektórych z tych zmian trzeba się będzie przyzwyczaić. Dziś przedsiębiorcy mają sporą swobodę, chociażby w zakresie edycji dokumentów. Obecne programy do fakturowania nawet po kliknięciu "pobierz fakturę w formacie PDF" mogą dokument sprzedaży dowolnie edytować jeśli nie został on zaksięgowany. Kiedy faktury będą trafiać do bazy danych KSeF nie będzie takiej możliwości, a ewentualne zmiany będą wiązać się z koniecznością wygenerowania faktury korygującej. Z drugiej strony ogólny dostęp do systemu sprawia, że niepotrzebne będzie wystawianie duplikatów ani weryfikowanie czy wysłana do kontrahenta faktura trafiła do właściwej osoby odpowiedzialnej za sprawy księgowe.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur ma zwiększyć transparentność przedsiębiorców, a także usprawnić obieg dokumentów pomiędzy stronami transakcji oraz urzędami. Wszystkie dane na fakturze mają mieć ustrukturyzowany charakter, dzięki czemu praca z fakturami ma być łatwiejsza i szybsza. I chociaż wciąż jesteśmy stosunkowo daleko od tego, aby zminimalizować biurokrację i załatwiać sprawy fakturowe jednym kliknięciem, ale bez wątpienia wprowadzenie KSeF to krok w kierunku nowoczesnego prowadzenia biznesu w erze cyfrowej.