Bilans 2015. W październiku można zacząć inwentaryzację

Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają obowiązek przeprowadzania okresowej inwentaryzacji. Niektóre stany i wartości można weryfikować już w październiku. Warto zatem przypomnieć podstawowe zasady związane z inwentaryzacją.

Zaznaczmy w pierwszej kolejności, że zgodnie z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Warto jednak zwrócić uwagę, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Wynika z tego, że inwentaryzacja składników aktywów może być prowadzona między 1 października a 15 stycznia.

Obowiązek przeprowadzenie inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Dodajmy, że obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika również z zapisu, zgodnie z którym jednostki mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Trzeba tu zaznaczyć, że dane, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, mogą być wiarygodne w zasadzie jedynie w sytuacji, gdy zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym.

Cel inwentaryzacji

Podstawowym celem przeprowadzania inwentaryzacji jest:

• ustalenie faktycznego (rzeczywistego) stanu aktywów i pasywów jednostki,
• porównanie rzeczywistych danych uzyskanych podczas inwentaryzacji z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki.

Metody (formy) inwentaryzacji i ich zastosowanie

Co do zasady ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku, dokonywanego w trakcie inwentaryzacji, może odbywać w formie:

1. spisu z natury,
2. potwierdzenia sald,
3. porównania stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

Wybór formy inwentaryzacji nie jest dowolny. Omówimy je w kolejnych tekstach. Dzisiaj zaznaczmy tylko, że zgodnie z zasadami ogólnymi wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości:

• W formie spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:
  • aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
  • papiery wartościowe w postaci materialnej,
  • rzeczowe składniki aktywów obrotowych (produkty gotowe, produkty w toku produkcji, półprodukty, materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

• W formie spisu z natury na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku inwentaryzujemy:
  • znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
  • znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe - z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
  • znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
  • składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu; obowiązek spisu nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

• W formie spisu z natury raz w roku inwentaryzujemy:
  • zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawy o rachunkowości),
  • zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy o rachunkowości),

• W formie spisu z natury raz w ciągu 2 lat inwentaryzujemy:
  • znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów.

• W formie spisu z natury raz na 4 lata inwentaryzujemy:
  • nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, oraz znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

• W drodze potwierdzenia salda na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:
  • papiery wartościowe w formie niematerialnej.

• W drodze potwierdzenia salda na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku inwentaryzujemy:
  • aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (z wyłączeniem papierów wartościowych w formie zdematerializowanej),
  • należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także inne aktywa i pasywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),
  • powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

• W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów inwentaryzujemy:
  • środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
  • grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
  • należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,
  • należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  • należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
  • inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe np. rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, fundusze specjalne, wartości niematerialne i prawne.

Kto odpowiada za inwentaryzację?

Na koniec wyjaśnimy jeszcze kwestię odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji.

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości podmiotem odpowiedzialnym za terminowość i rzetelność przeprowadzenia inwentaryzacji jest kierownik jednostki. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z jego treścią kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W razie gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Krzysztof Koślicki