Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Aktualności szkoleniowe, informacje o produktach i aktualizacjach - autopromocja

25.07.2018

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. V

Kolejny odcinek poradnika w całości poświęcimy kwestiom związanym z rozliczeniem delegacji za granicę. W poprzedniej części mogliście się przekonać, że krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe mimo wielu cech wspólnych rozliczane są w nieco odmienny sposób. To zrozumiałe – wyjazdy za granicę wiążą się zwykle z wyższymi wydatkami, występują naturalne trudności w dokumentowaniu niektórych, drobnych wydatków itp. Dodatkowo pracodawca może określić więcej niż jeden kraj docelowy, co również wpływa na sposób rozliczenia delegacji.

REKLAMA

O czym jest ten artykuł:
Rozliczanie delegacji potrafi być czasochłonne. W poradniku praktycznym: Delegacje krajowe i zagraniczne, prezentujemy prawne podstawy rozliczania delegacji oraz program do rozliczania delegacji, dzięki któremu każdą delegację można rozliczyć w kilka minut.

Polecenie wyjazdu w przypadku delegacji zagranicznej

Jak już wspomnieliśmy, nie istnieje jeden uniwersalny i zatwierdzony do stosowania wzór polecenia wyjazdu. To jednak istotny dokument, który realizuje kilka celów:

  1. precyzuje warunki odbywania podróży służbowej,
  2. stanowi dowód pomocniczy do dokumentów księgowych rozliczeniowych,
  3. stanowi dowód w razie ewentualnego sporu pracownika z pracodawcą,
  4. stanowi dla pracownika dowód, że przebywając za granicą, realizuje obowiązki wynikające z polecenia pracodawcy, co może mieć znaczenie np. w razie konieczności uzyskania świadczeń ubezpieczeniowych.

Dlatego też, konstruując polecenie wyjazdu w przypadku podróży za granicę, starajmy się umieścić na nim jak najwięcej informacji.

Standardowy zestaw danych, jaki powinien znaleźć się w poleceniu wyjazdu, to:

  1. dane pracownika,
  2. przewidywany termin podróży służbowej,
  3. kraj lub kraje docelowe podróży służbowej oraz miejscowości docelowe w tych
  4. krajach,
  5. środki transportu w delegacji, z określeniem klasy – jeśli jest to uzasadnione,
  6. cel, w jakim odbywana jest podróż służbowa (np. negocjacje, wykonanie czynności serwisowych, wizyta na targach branżowych).

Można uzupełnić polecenie wyjazdu o bardziej szczegółowe instrukcje, dotyczące np. noclegów, sposobów przejazdu komunikacją miejską, sposobów kontaktowania się w sytuacjach awaryjnych itp.

Delegacja do wielu państw docelowych

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). Praktycznym skutkiem tej zmiany jest możliwość rozliczania zwrotów kosztów w różnych wysokościach, co jest jak najbardziej uzasadnione różnym poziomem kosztów w różnych państwach, ale przy okazji powoduje skomplikowanie procesu rozliczenia delegacji.

W celu właściwego ustalenia wysokości diet (i kwot, które są pochodną wartości diety) pracownik powinien przedstawić do rozliczenia harmonogram przebiegu podróży, dzięki któremu określimy czas przebywania w poszczególnych państwach.

Przypomnijmy, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Rozporządzenie nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących rozliczania czasu w drodze między poszczególnymi państwami docelowymi, ale poprawne będzie stosowanie analogicznych zasad związanych z przekraczaniem granicy dla każdego ze stosowanych środków komunikacji.

Przykład:
Pracownik został wysłany w podróż służbową do Francji i Hiszpanii. Wyjechał w poniedziałek 27 maja o godz. 7.00 na lotnisko krajowe. Samolot wystartował do Francji o godz. 13.00. We wtorek 28 maja o godz. 14.00 z Francji samolot wystartował do Hiszpanii, skąd pracownik wyleciał w środę, aby wylądować w Polsce o godz. 17.00. Podróż służbową zakończył powrotem do domu o godz. 21.00.

Rozliczając tę delegację powinniśmy:

  1. ustalić czas przebywania pracownika w podróży służbowej w części krajowej,
  2. ustalić czas przebywania pracownika w podróży służbowej w części dotyczącejFrancji,
  3. ustalić czas przybywania pracownika w podróży służbowej w części dotyczącej Hiszpanii.

W naszym przykładzie będzie to odpowiednio:

  1. 10 godzin,
  2. 25 godzin,
  3. 27 godzin.

Łączny czas części krajowej i zagranicznych wyniósł 62 godziny.

Rodzaje i limity wydatków w delegacji zagranicznej

Przypomnijmy:

  1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety dla poszczególnych państw jest określona w załączniku do rozporządzenia – diety będą więc najczęściej różne.

Ważne!

Rozliczając podróż służbową, w części dotyczącej wysokości diet powinniśmy uwzględnić bezpłatne wyżywienie, jakie pracownik miał zapewnione w trakcie pobytu w delegacji.

Pojawia się tu pewna trudność praktyczna. W samolotach pasażerowie mają zazwyczaj zapewnione bezpłatne wyżywienie (choć coraz częściej w samolotach tanich linii, w lotach czarterowych lub w lotach ekonomicznych za wyżywienie należy zapłacić). Bilety lotnicze zwykle określają zakres wyżywienia – jeśli na bilecie takiej informacji nie ma, należy uzyskać odpowiednie oświadczenie od pracownika.

Przypomnę, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Wyliczmy wobec tego wysokość należności pracownika z tytułu diet w naszym przykładzie.

Załóżmy, że podróżował tanimi liniami lotniczymi i nie miał zapewnionego bezpłatnego posiłku w samolocie, a we Francji i Hiszpanii nocował w hotelach, które w cenie noclegu oferują śniadanie.

Delegacja w części krajowej trwała 10 godzin. Zgodnie z rozporządzeniem, jeżeli delegacja krajowa trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje 50% diety, czyli 30,00 zł x 50% = 15,00 zł.
Następnie pracownik przebywał 25 godzin we „francuskiej” części podróży. Przysługuje mu w związku z tym jedna dieta w pełnej wysokości i 1/3 diety. Ale w części francuskiej pracownik miał zapewnione śniadanie, co oznacza konieczność zmniejszenia diety o 15%.

Z załącznika do rozporządzenia dowiadujemy się, że wysokość diety w podróży do Francji wynosi 50 euro. Pracownikowi za część francuską będzie więc przysługiwała dieta w wysokości:

(50 + 50 x 1/3 – 50 x 0,15) = 59,17 euro.

Część „hiszpańska” podróży trwała 27 godzin. Wysokość diety za tę część będzie identyczna, ponieważ w Hiszpanii pracownik przebywał pełną dobę i rozpoczął następną, przysługuje mu pełna dieta za pierwszy dzień i 1/3 diety za drugi. Jednak ponieważ miał zapewnione bezpłatne śniadanie, wysokość wypłaconych kwot należy pomniejszyć o 15% diety. A ponieważ wysokość diety w Hiszpanii jest taka sama jak we Francji i wynosi 50 euro za dobę podróży, z tytułu części hiszpańskiej pracownik powinien otrzymać 59,17 euro.

Noclegi

U pracownika z omawianego przykładu mogą wystąpić dwie sytuacje noclegowe:

  1. pracownik ma zapewniony przez pracodawcę nocleg w hotelu,
  2. pracownik nie ma zapewnionego przez pracodawcę noclegu w hotelu.

W pierwszym przypadku pracownikowi nie przysługują żadne zwroty z tytułu noclegu. W drugim – znowu mamy dwie możliwe sytuacje: pracownik posiada rachunek za nocleg lub nie.
Jeżeli pracownik posiada rachunek, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale – co istotne – w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia.

W przypadku Hiszpanii jest to 160 euro, w przypadku Francji – 180 euro.

Pracodawca ma obowiązek dokonać zwrotu do wysokości określonej limitem – jeśli nie zapewnił pracownikowi noclegu, a pracownik posiada rachunek. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, ale decyzja o zwrocie leży już wyłączne w gestii pracodawcy.
Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, automatycznie przysługuje mu ryczałt za nocleg – w wysokości 25% limitu. Ale uwaga, ryczałtu tego nie wypłaca się w sytuacji, w której pracownik w czasie przeznaczonym na sen podróżował.

Niestety, rozporządzenie nie jest tu wystarczająco precyzyjne. Co prawda znalazł się w nim zapis, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 i 7.00, ale został on umieszczony w części dotyczącej podróży krajowej, a nie w części wspólnej rozporządzenia, co oznacza, że nie możemy tego zapisu stosować wprost do części zagranicznej. Część rozporządzenia poświęcona podróżom zagranicznym nie zawiera analogicznego ustalenia. Może to powodować powstanie kontrowersji w niektórych sytuacjach i wydaje się, że należy tu po prostu postępować zgodnie z ustaleniami z pracownikiem i w sposób racjonalny. 

Uwaga!

Wszystkie rozważania dotyczące diet i wydatków na nocleg stwierdzonych rachunkiem w granicach limitu odnoszą się również do zaliczenia odpowiednich kwot do kosztów uzyskania przychodów przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące. Jednak w przypadku tych osób do kosztów nie można zaliczać już kwot zryczałtowanych – w razie braku rachunków.

Ryczałty na dojazdy

Rozporządzenie przyznaje pracownikowi prawo do zwrotu kosztów związanych z dojazdem z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Miejscowości docelowe wskazujemy w poleceniu wyjazdu, inne miejscowości, w których pracownikowi przysługują ryczałty na dojazdy, określamy na podstawie faktycznego przebiegu podróży służbowej.

Uwaga!

Jeżeli pracownik musiał dokonać przejazdu tylko w jedną stronę (np. był odbierany z lotniska przez przedstawiciela firmy przyjmującej), ryczałt przysługuje w wysokości 50% diety.

Dodatkowo pracownikowi przysługuje również ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej – na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Oczywiście ryczałty nie przysługują automatycznie i nie będą wypłacone, jeżeli pracownik:

  1. odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  2. ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  3. nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Rozliczając zagraniczną podróż służbową pracownika, powinniśmy więc od niego uzyskać oświadczenie dotyczące faktu ponoszenia kosztów dojazdów i zapewnienia (lub nie) bezpłatnych dojazdów.

Ważne!

Osoby prowadzące działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące nie mają prawa zaliczenia do kosztów uzyskania wydatków zryczałtowanych związanych z dojazdami. Wszystkie wydatki osoby te powinny udokumentować odpowiednimi dowodami (np. rachunki z taksówki, paragony, bilety komunikacji miejscowej itp.).

Rozliczenie delegacji zagranicznej w programie Delegacje podatki.biz

Jeden kraj docelowy

Rozpatrujemy przypadek delegacji zagranicznej do Berlina. Rozliczenie obejmuje podróż własnym samochodem oraz nocleg wraz z całkowitym wyżywieniem w hotelu.

Delegacja trwała od 15 maja 20xx r. godz. 8.00 do 21 maja xx r. godz. 15.30. Rozliczona została po powrocie delegowanego w dniu 22 maja 20xx r.

Do rozliczenia potrzebujemy następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • datę i czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
  • datę i czas przekraczania granicy,
  • datę rozliczenia (na podstawie której ustalany jest kurs rozliczenia),
  • wartość wypłaconej zaliczki,
  • kraj docelowy podróży,
  • dane dotyczące noclegów za granicą (rachunki),
  • dane dotyczące poniesionych wydatków (rachunki),
  • dane dotyczące środka transportu (samochód pracownika) i trasę przejazdu,
  • dane dotyczące wyżywienia za granicą.

Część z powyższych danych wykorzystywana jest na karcie Szczegóły delegacji. Pozostałe podawane są w ramach opcji: Zaliczki, Dodaj pobyt krajowy oraz Dodaj pobyt zagraniczny.

Przed wyjazdem, delegowany otrzymał jako zaliczkę kwotę 800 euro. Wprowadzamy ją w oknie wywoływanym przyciskiem Zaliczki.

Etap 1 – pobyt krajowy:

W pierwszym etapie, w dniu 15 maja 20xxr. o godz. 8.30, delegowany wyjechał z siedziby firmy w kierunku miejsca docelowego. O godzinie 12.15 dotarł do granicy. Dane te wprowadzamy za pomocą opcji Dodaj pobyt krajowy.

W ramach tego etapu ewidencjonujemy przebieg pojazdu, który określi wysokość zwrotu za jego użytkowanie delegowanemu, oraz udokumentowane wydatki.

Etap 2 – pobyt zagraniczny:

W momencie przekroczenia granicy 15 maja 20xx r. o godz. 12.15 delegowany rozpoczął pobyt zagraniczny. Wszystkie dane dotyczące tego etapu wprowadzamy za pomocą opcji Dodaj pobyt zagraniczny.

Kurs rozliczenia waluty przyjęty jest na dzień poprzedzający rozliczenie całej delegacji. Część zagraniczna rozpoczęła się 15 maja 20xx r. o godz. 12,15 i trwała do 21 maja 20xx r. godz. 10.15. Delegowany miał zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie.

W ramach pobytu za granicą delegowany nocował w hotelu. Za pobyt dostarczony został rachunek.

Rozliczony został również przejazd samochodem pracownika: od granicy do Berlina oraz z Berlina do granicy w kraju.

Etap 3 – pobyt krajowy:

W dniu 21 maja 20xx r. delegowany rozpoczął podróż w kierunku kraju. Przekroczył granicę o godzinie 10.15, tym samym rozpoczął etap 3 – podróż w kraju. O godzinie 15.30 dotarł do celu.

Dane dotyczące tego etapu wprowadzamy, dodając kolejny pobyt krajowy.

W ramach podróży po kraju zaewidencjonowane zostały koszty użytkowania samochodu oraz poniesione, udokumentowane wydatki.

Wydruk rozliczenia delegacji

Dla tak wprowadzonej delegacji drukujemy w programie rozliczenie wyjazdu. Zawiera ono podsumowanie rozliczenia, rachunek oraz szczegóły przebiegu podróży służbowej.

Dwa kraje docelowe

Wprowadzamy kolejną delegację zagraniczną. W tym celu wybieramy opcję Dodaj polecenie/delegację w bocznym menu programu. Następnie wybieramy pracownika, dwukrotnie klikając w jego nazwisko na liście pracowników.

Kolejno wprowadzamy wszystkie ogólne dane delegacji:

  • numer delegacji,
  • cel delegacji,
  • miejscowości rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
  • środek transportu,
  • datę rozliczenia delegacji,
  • ewentualne dodatkowe informacje,
  • zaliczkę.

Przystępujemy do wprowadzenia pierwszej – krajowej – części delegacji. Klikamy w przycisk Dodaj pobyt krajowy i wprowadzamy dane pierwszej części wyjazdu:

  • daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia części krajowej (zakończenie części krajowej to moment przekroczenia granicy polskiej, godzina odlotu samolotu lub np. godzina wypłynięcia promu),
  • ewentualne bezpłatne wyżywienie w części krajowej.

Wartości ryczałtów oraz dieta zostaną uzupełnione automatycznie przez program.

Następnie uzupełniamy kolejne zakładki dotyczące pierwszego przejazdu krajowego: udokumentowane noclegi, ewidencję przebiegu pojazdu i udokumentowane wydatki.

Zamykamy część krajową i przystępujemy do dodania pierwszej zagranicznej części delegacji, klikając w przycisk Dodaj pobyt zagraniczny w ogólnym oknie delegacji.

Wprowadzamy informacje dotyczące pobytu w pierwszym z docelowych krajów delegacji:

  • kraj docelowy podróży,
  • kurs rozliczenia (jest on podpowiadany automatycznie jako kurs wprowadzonej wcześniej zaliczki; jeżeli zaliczka nie została wprowadzona, jest to kurs z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji),
  • daty i godziny pobytu (godzina rozpoczęcia części zagranicznej musi pokrywać się z godziną zakończenia części krajowej),
  • wyżywienie w delegacji: całodzienne, częściowe, różne w okresie trwania delegacji (różna liczba zapewnionych pracownikowi śniadań, obiadów i/lub kolacji).

Pozostałe dane zostaną wypełnione automatycznie.

Wypełniamy kolejne zakładki w części zagranicznej. Domyślnie program podpowiada określoną wartość ryczałtu noclegowego odpowiadającą liczbie noclegów w kraju pobytu. W razie wprowadzenia udokumentowanych noclegów ryczał noclegowy zostaje wyzerowany.

Zapisujemy i zamykamy pierwszą część zagraniczną i analogicznie przystępujemy do dodawania kolejnej części zagranicznej:

W tym przypadku nie zostały wprowadzone udokumentowane noclegi. Program automatycznie przeliczył ryczał noclegowy.

Zamykamy część zagraniczną i dodajemy ostatni pobyt krajowy kończący naszą podróż.

Zamykamy część krajową.

Po zakończeniu wprowadzania podróży służbowej podsumowanie delegacji wygląda następująco:

Program jako domyślą podpowiada opcję Rozliczaj części krajowe jak jedną całość. Dzięki temu czas pobytu krajowego podczas wyjazdu z kraju i powrotu do kraju jest sumowany. Jeżeli opcja zostanie wyłączona części krajowe: wyjazdowa i przyjazdowa, zostaną potraktowane oddzielnie.

Możemy teraz wydrukować takie rozliczenie, zapisać je jako plik PDF lub wysłać bezpośrednio na adres e-mail, korzystając z opcji dostępnych na górnej belce delegacji.

CDN

Redakcja podatki.biz

Przeczytaj również:

 

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. I

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. II

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. III

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. IV

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VI

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VII

Hasła tematyczne: delegacje, delegowanie pracowników za granicę, delegacje zagraniczne, delegowanie pracowników, delegacje krajowe, program do rozliczania delegacji

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »