Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Szkolenia rozpoczynające się w najbliższych dniach - autopromocja

26.07.2018

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VI

W kolejnym odcinku poradnika omawiającego zasady rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych w ujęciu teoretycznym i praktycznym kontynuujemy rozważania poświęcone rozliczeniu delegacji zagranicznych. Zajmujemy się w nim m.in. zasadami postępowania z dokumentami księgowymi sporządzonymi w języku obcym, ustaleniem wartości złotowej kosztu poniesionego w walucie obcej czy rozliczaniem zaliczek.

Dokumenty księgowe sporządzone w języku obcym

Ogólna systematyka dowodów księgowych pozwala podzielić je na własne i obce. W obu tych przypadkach dokument księgowy może zostać sporządzony w języku obcym. Powstaje jednak wątpliwość, czy taki dokument może zostać uznany za prawidłowy dla celów ujęcia operacji w ewidencjach rachunkowych.

REKLAMA

O czym jest ten artykuł:
Rozliczanie delegacji potrafi być czasochłonne. W poradniku praktycznym: Delegacje krajowe i zagraniczne, prezentujemy prawne podstawy rozliczania delegacji oraz program do rozliczania delegacji, dzięki któremu każdą delegację można rozliczyć w kilka minut.

Podatnicy, prowadząc rachunkowość na podstawie ustawy o rachunkowości, nie mają takich problemów. Ustawa zezwala na traktowanie dowodów w języku obcym tak jak dowodów w języku polskim, a w art. 21 ust. 5 wprowadza jedynie wymóg wiarygodnego przetłumaczenia na język polski – na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta – treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

A jak postępować w przypadku prowadzenia PKPiR? Rozporządzenie stwierdza przecież, że dokument powinien zostać sporządzony w języku polskim. Ale czy słowo „powinien” oznacza to samo co „musi”?

Z praktyki, lektury przepisów i ich wykładni wiemy, że często słowo „powinien” ma znaczenie „musi”. Poniższe dwa fragmenty interpretacji podatkowych wskazują, że nawet fiskus ma w tej sprawie wątpliwości (nawiasem mówiąc, nie wydano zbyt wiele interpretacji w poświęconych temu zagadnieniu).

Proszę uważnie przeczytać poniższe interpretacje (dość wiekowe i odnoszące się czasem do zmienionych w minionych latach przepisów, ale zachowujące aktualność co do zasadniczej kwestii), a za chwilę przedstawimy optymalny naszym zdaniem sposób postępowania.

Interpretacja numer 1

„Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego sygn. 54375/2004 z 19 sierpnia 2004 r. – Urząd Skarbowy w Będzinie (wyciąg)

Pytania podatnika

  1. Czy istnieje obowiązek (wynikający z ustawy o podatku dochodowym, ustawy o VAT, rozporządzenia o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a także z ustawy o rachunkowości) tłumaczenia na język polski faktur VAT wystawionych w języku kontrahenta z państwa Unii Europejskiej?
  2. Jeśli tak, to czy tłumaczenie powinno być dokonywane w chwili dokonywania zapisów w urządzeniach księgowych i czy powinno być dokonane przez tłumacza przysięgłego?

Stan faktyczny

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że podatnik prowadzi działalność polegającą na sprowadzaniu samochodów z państw Unii Europejskiej. Samochody kupowane są od zarejestrowanych podatników VAT i ich zakup dokumentowany jest fakturą VAT wystawioną na podstawie przepisów obowiązujących w państwie kontrahenta oraz w języku kontrahenta. Po przyjeździe do kraju podatnik tłumaczy na język polski (nie korzysta z tłumacza przysięgłego) przedmiot zakupu, dokonuje przeliczenia wartości (po odpowiednim kursie zakupu waluty) na złote i zamieszcza powyższe dane na odwrocie faktury.

Stanowisko podatnika

Zdaniem podatnika z przepisów podatkowych nie wynika obowiązek prawny tłumaczenia faktur na język polski, ponieważ:

  • z § 12 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, obowiązującego od 1 września 2003 r. (Dz.U. nr 152, poz. 1475, z późn. zm.), wynika, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, natomiast z § 12 ust. 1 wynika, że zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim; z powyższego wynika, że zapisy w księdze «muszą» być dokonywane w języku polskim, natomiast dowody księgowe tylko «powinny» być sporządzone w języku polskim;
  • z art. 21 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694, z późn. zm.) wynika, że jeśli dowód jest sporządzony w języku obcym, to dopiero na żądanie organów kontroli jednostka ma obowiązek zapewnienia wiarygodnego przetłumaczenia dokumentów na język polski;
  • z art. 287 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz. 926, z późn. zm.) wynika, że jeżeli dokumentacja dotycząca spraw kontroli jest sporządzona w języku obcym, to na żądanie organu kontroli jednostka ma obowiązek zapewnienia tłumaczenia na język polski dokumentów będących przedmiotem kontroli, co nie znaczy, by tłumaczenia musiał dokonać tłumacz przysięgły; urząd skarbowy ma bowiem prawo, w przypadku wątpliwości co do prawidłowości tłumaczenia, powołać biegłego zgodnie z art. 197 Ordynacji podatkowej;
  • ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535) nie zawiera żadnych wymogów dotyczących języka, w jakim ma być wystawiona faktura.

Reasumując powyższe, podatnik uważa, że nie ma obowiązku tłumaczenia zagranicznych dowodów księgowych (faktur, umów, itp.) na język polski (w momencie księgowania), a tym bardziej nie ma obowiązku tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego.

Stanowisko organu podatkowego

Tutejszy organ podatkowy stwierdza, że obowiązek tłumaczenia na język polski dowodów wystawionych w języku obcym znalazł uregulowanie jedynie w przepisach przytoczonych przez podatnika, powyżej wymienionych, oraz:

  • w ustawie z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz.999, z późn. zm.), która reguluje używanie języka polskiego, ale tylko w obrocie na terytorium RP;
  • w ww. ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, która w art. 9–10 i 13 reguluje tzw. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów; w art. 106 ust. 7 nakłada na podatników w przypadku nabycia, o którym mowa, obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych w języku polskim (za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie).

W pozostałych przypadkach, tj. niedotyczących nabycia wewnątrzwspólnotowego, nie wynika z ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek tłumaczenia faktur na język polski.
Uregulowań w tym zakresie nie zawiera ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. nr 14, poz. 176, z późn. zm.).

Z przytoczonego przez podatnika brzmienia przepisów dotyczących tłumaczenia na język polski dokumentów wystawionych w języku obcym nie wynika obowiązek dokonywania tłumaczenia w momencie księgowania dokumentów. Obowiązek taki powstaje w chwili, gdy organ kontrolny zażąda tłumaczenia.

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe jest postawiony wymóg dotyczący wiarygodności tłumaczenia. Stosując wykładnię językową powyższego zapisu, uznać należy, że tłumaczenie «wiarygodne» powinno być pewne, autentyczne, nie powinno budzić wątpliwości. «Wiarygodny» według Słownika języka polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN) to «zasługujący na wiarę, zaufanie; nieulegający wątpliwości; prawdziwy, pewny, autentyczny».

Tłumaczenie dokonane przez specjalistę (…), jakim jest tłumacz przysięgły, na pewno można uznać za wiarygodne. Ale skoro ustawodawca nie wprowadził zapisu, że tłumaczenie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego, tzn. że dopuszcza również inne możliwości.

Także z art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej nie wynika obowiązek tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski przez tłumacza przysięgłego. Wynika jedynie obowiązek przedstawienia – na żądanie kontrolującego – tłumaczenia dokumentacji będącej przedmiotem kontroli.

W przypadkach, gdy w sprawie wymagane są wiadomości specjalne, a wiarygodność tłumaczenia budzi wątpliwości, organ podatkowy ma prawo powołać biegłego w celu wydania opinii zgodnie z art. 197 § 1 Ordynacji podatkowej.

Reasumując powyższe, uznaje się stanowisko podatnika za zasadne, z zastrzeżeniem wymogu wystawiania faktur wewnętrznych przy wewnątrzwspólnotowym nabywaniu towarów.”

Interpretacja numer 2

„Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego sygn. PDA/415-5/PE/06
z 7 lipca 2006 r. – Urząd Skarbowy w Nysie (wyciąg)

Pytanie podatnika

(...) Czy dokumenty (faktury VAT, rachunki) potwierdzające wydatki poniesione za granicą i wystawione w języku obcym powinien ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po przetłumaczeniu na język polski przez tłumacza przysięgłego, czy jak obecnie to robi po przetłumaczeniu na język polski we własnym zakresie, a w przypadku paragonów fiskalnych bez tłumaczenia, a tylko opisuje zgodnie z przepisami § 14 ust. 4 i 5 cyt. rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Stan faktyczny

W ramach działalności gospodarczej podatnik świadczy usługi budowlane. W związku z podpisaniem umowy na realizację robót budowlanych we Francji:

  • wysyła w podróż służbową na okres kilku miesięcy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę;

Podróż służbową każdy pracownik odbywa na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w którym określony jest cel podróży, czas trwania, sposób przejazdu, sposób zakwaterowania, wysokość dodatków do płacy – diety. Diety wypłaca w wysokości 45 euro, tj. do wysokości zgodnej z przepisami wynikającymi z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (Dz.U z 2002 r., nr 236, poz. 1991, z późn. zm.). Wypłacone diety zalicza do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczące wypłaconych diet dokumentuje dowodem wewnętrznym spełniającym warunki opisane w § 14 ust 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

  • jako pracodawca ponosi wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników, tj. wydatki za najem domków, opłaty za zużycie wody, prądu, gazu, energii, które zalicza do kosztów uzyskania przychodu.

W związku z tym, że podatnik zapewnia pracownikom noclegi, nie wypłaca ryczałtu z tego tytułu. Wydatki związane z zakwaterowaniem dokumentowane są fakturami VAT lub rachunkami wystawionymi w języku francuskim.

Zakupuje we Francji:

  • materiały budowlane,

Na zakup materiałów budowlanych posiada faktury VAT określające sprzedawcę i nabywcę, rodzaj zakupionego materiału, cenę jednostkową, ilość i wartość. Faktury te tłumaczone są na język polski przez tłumacza przysięgłego i wpisywane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wartości netto – dla zakupów, od których odlicza VAT naliczony we Francji, lub w wartości brutto – dla zakupów, od których nie odlicza podatku VAT. Podatnik informacyjnie podał, że dla celów podatku VAT zarejestrował się we Francji. W chwili obecnej podatnik sam tłumaczy faktury, rachunki, posiłkując się słownikiem (nie korzysta z usług tłumacza przysięgłego).

  • paliwo do samochodów będących środkami trwałymi oraz ponosi opłaty za przejazd autostradami.

Zarówno zakup paliwa, jak i opłaty za przejazd autostradami są udokumentowane paragonami fiskalnymi zawierającymi określone dane sprzedawcy. Paragonów podatnik nie tłumaczy, ponieważ zawierają tylko nazwę sprzedawcy oraz ogólnie przyjęte i znane określenie towaru, np. Pb (benzyna bezołowiowa), a także kwoty wyrażone cyfrowo (w tłumaczeniu nic by się nie zmieniło). Kwoty w euro przelicza na złotówki według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczących paragonów fiskalnych dokonuje na podstawie dowodu księgowego sporządzonego w języku polskim zawierającego dane firmy podatnika, adres, rodzaj zakupu, przeliczenie waluty obcej na złotówki. Do takiego dowodu księgowego załącza paragon. Odwrotna strona paragonu jest przeważnie zadrukowana różnymi informacjami, dlatego zdaniem podatnika uzupełnienie treści zgodnie z § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów byłoby nieczytelne.

Stanowisko podatnika

Zdaniem podatnika przyjęte rozwiązania są prawidłowe, zgodne z przepisami art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stanowisko organu podatkowego

Dokonując analizy stanu faktycznego, naczelnik Urzędu Skarbowego w Nysie informuje:

Z treści przedstawionego stanu faktycznego wynika, że podatnik osiąga przychody z działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych i w związku z tym prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej:

  1. wysyła w podróż służbową pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i z tego tytułu wypłaca im diety, które zalicza do kosztów uzyskania przychodów, jako pracodawca ponosi również wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników za granicą;
  2. zakupuje we Francji:
    • materiały budowlane,
    • paliwo do samochodów będących środkami trwałymi oraz ponosi opłaty za przejazd autostradami.

(…) Zasady dokumentowania operacji gospodarczych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz.1475, z późn. zm.).

Zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Z przepisu § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  1. faktury VAT, faktury RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
  2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 12 ust. 4 cyt. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała: dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W świetle § 13 za dowody księgowe uważa się również:

  • dzienne zestawienie dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
  • dowody przesunięć,
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Stosownie do § 14 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia na udokumentowanie niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone również dokumenty wewnętrzne, zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Lista rodzajów wydatków, których poniesienie można dokumentować dowodami wewnętrznymi, stanowi katalog zamknięty.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć między innymi:

  1. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (pkt 4),
  2. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (pkt 5),
  3. wydatków związanych z parkowaniem samochodu z wyjątkiem sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezwierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zgodnie z § 14 ust. 3 dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Katalog wydatków, których poniesienie może być udokumentowane paragonem z kasy fiskalnej, zawiera z kolei § 14 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 14 ust. 4 zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W świetle ust. 5 wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Reasumując, należy stwierdzić, co następuje:

(…) przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nakładają na podatnika obowiązek dokonywania zapisów w podatkowej księdze w języku polskim i w walucie polskiej, a podstawą zapisu są między innymi otrzymane faktury, rachunki czy paragony fiskalne. Przepisy te nie narzucają podatnikowi obowiązku korzystania z usług tłumacza przysięgłego. Wybór należy do samego podatnika, a zapis w księdze ma być dokonany w języku polskim i w walucie polskiej zgodnie z zasadami określonymi w cyt. ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w cyt. rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak wynika z wyjaśnień, z początku podatnik korzystał z usług tłumacza przysięgłego, a obecnie sam tłumaczy dokumenty wystawione w języku obcym na język polski i to zdaniem podatnika jest prawidłowe.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego i zacytowanych przepisów Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nysie postanowił uznać stanowisko podatnika za prawidłowe.”

Naszym zdaniem

Każda z przytoczonych interpretacji przyznaje rację podatnikowi, mimo że poszczególni wnioskodawcy postępują w sposób odmienny. Można stwierdzić, że podatnik, który uzyskał interpretację numer 2 postępuje w sposób bardziej bezpieczny, ale obie te interpretacje dotyczą wyłącznie indywidualnych spraw i powinniśmy wypracować własny sposób postępowania.

Gdyby ściśle rozumieć przepis rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, wskazujący, że dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, należałoby stwierdzić, że wszystkie dokumenty księgowe należy tłumaczyć.

Jednak w postępowaniu podatkowym organ kontrolny może zgodnie z Ordynacją podatkową zażyczyć sobie tłumaczenia w razie potrzeby – a w większości przypadków dokumenty wystawione w krajach partnerów handlowych mają formę podobną do naszych dokumentów.

W naszej opinii można pozostawić dowód źródłowy w języku obcym bez tłumaczenia, jeżeli jest wystarczająco jasny dla osoby dokonującej zapisów w PKPiR. Jednak np. faktura w języku norweskim nie stanowi takiego dokumentu dla osób nieznających norweskiego. Dlatego też w przypadku, w którym treść faktury nie jest oczywista, zalecamy tłumaczenie pozycji wskazujących przedmiot operacji. Nie trzeba do tego zatrudniać tłumacza, zwykle wystarczy posłużyć się jednym z dostępnych w Internecie słowników. Tłumaczenie należy dołączyć do dokumentu źródłowego i oznaczyć tym samym numerem – taka para dokumentów będzie na pewno prawidłową podstawą zaksięgowania w PKPiR.

Ustalenie wartości kosztów w walutach obcych

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 11a stanowi:

„(…) 2. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu”.

Analogiczny zapis znajduje się w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W praktyce dniem poniesienia kosztu będzie dzień, w którym sporządzony został dowód wewnętrzny służący do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Upraszczając nieco, można stwierdzić, że przy ustalaniu wartości poniesionych w walutach obcych wydatków należy przyjąć średnie kursy NBP walut z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sporządzenia rozliczenia wyjazdu.

Rozliczenie zaliczek – zaliczka w złotówkach

Skoro koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, to w razie wypłaty zaliczki w złotówkach wydatki wyrażone w walucie obcej przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży służbowej.

Stosujemy wobec tego do rozliczenia zaliczki jeden kurs – średni kurs NBP dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia wyjazdu służbowego.

Rozliczenie zaliczek – zaliczka w walucie obcej

Sytuacja komplikuje się nieco przy zaliczkach wypłacanych w walucie obcej. W rozliczeniu wydatków w przypadku, w którym zaliczka przekracza faktyczną wysokość wydatków, problemy nie występują – pracownik zwróci różnicę w walucie obcej lub w złotych polskich. Dla uproszczenia można wówczas dla przeliczenia należności zastosować kurs, po którym nabyto walutę przeznaczoną na zaliczkę – nie pojawią się wtedy różnice kursowe.

Inna sytuacja będzie miała miejsce, kiedy to pracownikowi należy zwrócić kwoty, które finansował sam w związku z pobytem w delegacji. Wówczas dla celów rozliczenia powinniśmy uwzględnić faktyczny koszt, który poniósł pracownik, czyli np. faktyczny kurs waluty zastosowany przez bank pracownika.

Przykład:
Pan Henryk został wysłany w delegację do Niemiec. Otrzymał zaliczkę w wysokości 200 euro. Jednak w trakcie delegacji okazało się, że pan Henryk, aby dokończyć naprawę serwisową, musi zakupić część do maszyny, która kosztuje 1200 euro. Umówił się z pracodawcą, że zapłaci własną kartą, a po przyjeździe rozliczy wydatek.
Bank, obciążając pana Henryka za transakcję, zastosował kurs 4,23 zł/euro. Ten kurs powinien zostać zastosowany dla rozliczenia wydatku – pan Henryk powinien bowiem otrzymać zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej. 

Przykłady rozliczenia delegacji zagranicznej przy wydatkach w różnych walutach w programie Delegacje podatki.biz

Delegacja zagraniczna i udokumentowane wydatki opłacone kartą pracownika – przykład numer 1

Wprowadzamy delegację zagraniczną. Uzupełniamy wszystkie ogólne dane delegacji:

  • numer delegacji,
  • cel delegacji,
  • miejscowości rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
  • środek transportu,
  • datę rozliczenia delegacji,
  • ewentualne dodatkowe informacje,
  • zaliczkę.

Zaliczki:

Wprowadzamy kolejno część krajową oraz części zagraniczne. W części zagranicznej delegacji wpisujemy udokumentowane wydatki opłacone kartą w walucie obowiązującej w danym kraju. W zakładce Ogóle informacje w danej części zagranicznej odznaczamy opcję Stosuj jeden kurs dla wszystkich wyliczeń (diet i wydatków).

Następnie wprowadzamy udokumentowane wydatki. Wydatki poniesione kartą zostaną przeliczone według kursu z dnia poniesienia danego wydatku. W tym celu należy w polu Kurs wymiany z dnia wprowadzić tę samą datę, która widnieje w polu Data rachunku.

Kolejna część zagraniczna:

Kolejne wydatki opłacone kartą:

Podsumowanie tej delegacji będzie wyglądało następująco:

Wydatki opłacone kartą pracownika zostaną rozliczone do wypłaty delegowanemu.

Na końcu możemy dokonać wydruku roliczenia takiej delegacji:

Delegacja zagraniczna i udokumentowane wydatki opłacone kartą pracownika – przykład numer 2

Rozpatrujemy przypadek delegacji zagranicznej do miejscowości Lyon we Francji. Rozliczenie dotyczy podróży własnym samochodem oraz noclegu wraz z wyżywieniem obejmującym śniadania. Podróż służbowa rozliczona została po powrocie delegowanego 20 maja 20xx r. Szczegóły delegacji znajdują się poniżej.

Przed wyjazdem delegowany otrzymał jako zaliczkę gotówkę w wysokości 100 zł i 750 euro. Wprowadzamy ją w oknie wywoływanym przyciskiem Zaliczki, na karcie Szczegóły delegacji.

Delegowanemu została wyliczona kwota, która miała wystarczyć na podróż (paliwo, opłaty za przejazd autostradą) oraz nocleg w hotelu we Francji.

Wszystkie poniesione wydatki wprowadzane są w szczegółach danego pobytu na zakładce Udokumentowane noclegi oraz Udokumentowane wydatki. Płatność za nie była realizowana gotówką na miejscu z posiadanej zaliczki.

W trakcie powrotu delegowany w sposób nieplanowy musiał udać się do Szwajcarii na spotkanie biznesowe. Wypłacona zaliczka nie przewidywała dodatkowych kosztów, jakie musiał ponieść pracownik. Koszty dojazdu do miejscowości Luzern w Szwajcarii oraz noclegu delegowany opłacił kartą kredytową.

Ta część podróży rozliczona została według kursu waluty z dnia wystawienia rachunku. W tym celu na karcie głównej pobytu zagranicznego w Szwajcarii należało odznaczyć opcję Stosuj jeden kurs dla wszystkich wyliczeń (diet i wydatków).

W części dotyczącej rozliczenia kosztów poniesionych za granicą – na zakładkach Udokumentowane noclegi oraz Udokumentowane wydatki – każdy z rachunków został przeliczony według odrębnego kursu, z dnia poniesienia kosztu (z dnia sprzedaży/wystawienia rachunku).

Na powyższych przykładach widać, że Kurs wymiany z dnia jest zgodny z datą wystawienia rachunku.

Wszystkie poniesione udokumentowane wydatki (pokryte z zaliczki oraz z karty kredytowej delegowanego) zostaną odpowiednio przeliczone w podsumowaniu rozliczenia delegacji.

Ponadto program uwzględni do przeliczeń:

  • otrzymaną zaliczkę,
  • dietę należną delegowanemu,
  • bezpłatne wyżywienie w ramach noclegu,
  • zwrot za użytkowanie samochodu (koszty przejazdu).

CDN

Redakcja podatki.biz

Przeczytaj również:

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. I

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. II

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. III

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. IV

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. V

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VII

Hasła tematyczne: delegacje, delegowanie pracowników za granicę, delegacje zagraniczne, delegowanie pracowników, delegacje krajowe, program do rozliczania delegacji

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »