Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Aktualności szkoleniowe, informacje o produktach i aktualizacjach - autopromocja

19.07.2018

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. I

Rozpoczynamy publikację praktycznego poradnika, poświęconego rozliczaniu delegacji krajowych i zagranicznych, będącego - przy okazji - wzbogaconą o zagadnienia teoretyczne instrukcją obsługi programu komputerowego „Delegacje krajowe i zagraniczne”, którego jesteśmy producentem, a którego wersję demo możecie pobrać w każdej chwili (link na końcu artykułu). Ze względu na objętość materiału poradnik publikujemy w odcinkach, które będą się pojawiały codziennie przez kilka najbliższych dni. Zapraszamy do lektury!

REKLAMA

O czym jest ten artykuł:
Rozliczanie delegacji potrafi być czasochłonne. W poradniku praktycznym: Delegacje krajowe i zagraniczne, prezentujemy prawne podstawy rozliczania delegacji oraz program do rozliczania delegacji, dzięki któremu każdą delegację można rozliczyć w kilka minut.

Wyjazd służbowy pracownika – kiedy mamy do czynienia z wyjazdem służbowym?
Problematyka wyjazdów służbowych (zamiennie stosujemy powszechnie używane pojęcie „delegacja”) została uregulowana w przepisach bardzo ogólnie. Konsekwencją tego stanu rzeczy jest wiele pytań i wątpliwości, które rozstrzygamy, najczęściej kierując się utrwaloną linią orzeczniczą i wyjaśnieniami publikowanymi przez odpowiednie ministerstwa. Pojęcie podróży służbowej pojawia się w Kodeksie pracy, w jego art. 775:

Kodeks pracy (wyciąg)

„Art. 775 § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

§ 5. Wprzypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.”

Przeanalizujmy brzmienie § 1:
„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

Kodeks pracy określa, kto jest pracownikiem – to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę.

Kodeks pracy nie rozstrzyga więc kwestii zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową osób, które wykonują czynności na rzecz przedsiębiorcy (lub innej organizacji) na podstawie umów cywilnoprawnych (zleceń, o dzieło czy innych umów o podobnym charakterze). Zagadnieniami związanymi z kosztami podróży tych osób zajmiemy się się w dalszej części poradnika.

Wracając do § 1, z brzmienia przepisu wynika, że warunkiem uzyskania przez pracownika zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową są:

1) wykonywanie zadania służbowego,
2) zaistnienie polecenia pracodawcy wykonania takiego zadania,
3) wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Najwięcej wątpliwości budzi pojęcie stałego miejsca pracy pracownika. Miejsce pracy powinno zostać określone w umowie o pracę.

Kodeks pracy (wyciąg)

„Art. 29 § 1. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.

§ 2. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”

Co oczywiste, w zależności od rodzaju pracy pracownika określenie miejsca pracy może przybierać różne formy – mniej (np. określenie zakresu terytorialnego) lub bardziej (np. określenie miejscowości) precyzyjne. Warto już teraz wspomnieć, że pewne odrębne uregulowania dotyczą kierowców, którzy z natury rzeczy często wyjeżdżają poza miejscowość, w której mieści się siedziba pracodawcy, i którzy nie mają wyznaczonego stałego miejsca pracy. W dalszej części odcinka omówimy te odrębności.

Jednak przy określaniu miejsca pracy pracodawca nie ma pełnej dowolności. Nie zostaną uznane za prawidłowe w razie wystąpienia roszczeń pracownika postanowienia umowne sprzeczne ze stanem faktycznym.

Prawidłowe określenie miejsca pracy może być również przedmiotem zainteresowania organów podatkowych lub organów ZUS. Wynika to z tego, że należności związane ze zwrotem kosztów podróży służbowych są (w ramach odpowiednich przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych) zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Wobec tego zbyt wąskie, nieznajdujące odzwierciedlenia w codziennej praktyce, określenie miejsca pracy może zostać uznane za próbę obejścia przepisów (pozorność), służące jedynie zmniejszeniu obciążeń.

Pamiętajmy jednak przy tych wszystkich zastrzeżeniach, że strony umowy o pracę mają dużą swobodę w kształtowaniu jej postanowień i każdy przypadek należy rozpatrywać w sposób indywidualny – zależny od sytuacji faktycznej, realiów gospodarczych, komunikacyjnych itp.

Zanim przedstawimy orzeczenia związane z określaniem miejsca pracy, prześledźmy parę przykładów, które pokazują, gdzie może pojawić się problem.

Przykład 1:
Pracownik biura rachunkowego w Warszawie zajmuje się między innymi odbiorem dokumentów od klientów biura. Zdecydowana większość klientów ma siedziby w Warszawie, jednak biuro obsługuje również klientów spoza Warszawy. W zakresie obowiązków pracowników biura jest między innymi odbiór dokumentów u tych klientów. W umowie jako miejsce pracy wskazano obszar województwa mazowieckiego.

Sytuacja 1:

Pracownik musi odwiedzać klientów spoza Warszawy co najmniej kilkanaście razy w miesiącu, a często musi wyjeżdżać codziennie.

Sytuacja 2:
Pracownik spędza co najwyżej jeden dzień w miesiącu, odbierając dokumenty od klientów pozamiejscowych. Często zajmuje się tym inny pracownik i bywają miesiące, w których pracownik w ogóle nie wyjeżdża poza Warszawę w celu odbioru dokumentów.
W sytuacji 1 można uznać, że konieczność wyjazdów poza Warszawę jest regularna, częstotliwa i rutynowa. Określenie miejsca pracy jako obszaru województwa mazowieckiego jest poprawne.

W sytuacji 2 pracownik wyjeżdża bardzo rzadko, wykonuje w stosunku do swoich codziennych obowiązków czynności wyjątkowe. Tak szerokie określenie miejsca pracy nie znajduje uzasadnienia – i może zostać zakwestionowane.

Przykład 2:
Jak w przykładzie 1, ale w umowie o pracę wskazano jako miejsce pracy siedzibę biura w Warszawie.

W sytuacji 1 pracownikowi będzie przysługiwać zwrot kosztów związanych z podróżą służbową, mimo że wykonuje on w zasadzie rutynowe czynności polegające na odbieraniu dokumentów klientów. Organ podatkowy w razie kontroli może stwierdzić, że w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym określono miejsce pracy, co w połączeniu z innymi informacjami (np. relatywnie niskim wynagrodzeniem za pracę) budzi podejrzenie, że tak skonstruowana umowa ma na celu zaniżenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a wypłacane kwoty zwrotu mają w istocie charakter wynagrodzenia za pracę.

W sytuacji 2 określenie Warszawy jako miejsca pracy jest prawidłowe, wyjazdy mają bowiem charakter wyjątkowy i sporadyczny.

Już te dwa przykłady pokazują, że prawidłowe i niepowodujące kontrowersji określenie miejsca pracy może budzić wątpliwości. Czas wobec tego na przykłady tez orzeczeń i uzasadnień, które pomogą we właściwym określeniu miejsca pracy.

Ich lektura pozwoli zorientować się „w duchu” pojęcia delegacji, miejsca pracy i innych zagadnień związanych z podróżami służbowymi. Wszelkie podkreślenia i wytłuszczenia w tekstach pochodzą od redakcji. Pamiętajcie, że niektóre orzeczenia wydane zostały pod rządami inaczej brzmiących przepisów – jednak uzasadnienia i argumenty w nich użyte pozostają do dziś aktualne.


Sąd Najwyższy I PKN 350/00:

„Podróżą służbową jest (…) wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Z zacytowanej definicji podróży służbowej wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć, i na ogół należy, do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku.

Wykonywanie zadania nie jest tym samym czym wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie co do zasady w procesie wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika «wykonać», poza sygnalizacją braku odpowiedzialności pracownika za rezultat, świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy, czas. Nadto, podróż służbowa przedsiębrana jest w celu wykonywania zadania poza miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy pracownika. Znaczy to, że pracownik udający się w podróż służbową ma stałe miejsce wykonywania pracy w określonej miejscowości. Wskazuje zatem na incydentalność podróży służbowej i tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania.

Podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika jest podróżą służbową. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego wykonywania. Musi być skonkretyzowane. Nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach, a ich wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik.

Przepis art. 29 § 1 K.p. wśród przykładowo wskazanych warunków umowy o pracę wymienia określenie rodzaju i miejsca wykonywania pracy. Przepis ten nie wymaga, by strony uzgodniły jedno stałe miejsce świadczenia pracy. Nie określa także sposobu ustalenia miejsca wykonywania pracy. Nie musi więc być to lokal lub pomieszczenie albo posesja mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości. Miejsce wykonywania pracy jest najściślej związane z jej rodzajem.

Praca, której przedmiotem jest np. pozyskiwanie klientów lub akwizycja polega na jej wykonywaniu w różnych miejscach. Jest ze swej istoty związana z nieustannym przemieszczaniem się pracownika na pewnym obszarze. Miejsce wykonywania pracy, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy, może zatem obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości. Ponieważ określenie miejsca pracy w taki sposób mogłoby jednak prowadzić niekiedy do obchodzenia przepisów o podróżach służbowych i przerzucania części kosztów pracy na pracownika, uzasadnione jest pytanie, jak szeroką przestrzeń można traktować jako prawidłowo uzgodnione miejsce wykonywania pracy.

Przepis art. 1298 K.p. zezwala na określenie czasu pracy wymiarem zadań pracownika, które powinny być ustalone w taki sposób, aby pracownik mógł je wykonać w czasie wyznaczonym przez powszechnie obowiązujące normy czasu pracy (dobową i tygodniową).

Z treści § 4 ust. 6 pkt 1 zarządzenia ministra pracy i polityki socjalnej można wnosić, że pobyt poza miejscem wykonywania pracy w wymiarze do 8 godzin na dobę nie powoduje zmian w sytuacji życiowej pracownika, które uzasadniałyby wypłatę diety (ekwiwalentu na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej). Wydaje się wobec tego usprawiedliwione twierdzenie, że miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy (ewentualnie w przyjętym okresie rozliczeniowym).

Tadeusz B. był zatrudniony na stanowisku specjalisty do spraw kontaktów z kontrahentami i do jego obowiązków należało wykonywanie pracy polegającej na pozyskiwaniu klientów z terenu (…). Teren tych miejscowości stanowił jego, uzgodnione z pracodawcą, miejsce wykonywania pracy. Rozliczał się z wykonanych przez siebie zadań po każdym miesiącu kalendarzowym. W okresie obrachunkowym sam podejmował decyzje o tym, kiedy i gdzie będzie świadczył pracę. Wykonywał jednorodzajowe zadania (pozyskiwanie klientów) w różnych miejscowościach wyliczonych w umowie o pracę, bez konieczności i potrzeby ich konkretyzacji poleceniami pracodawcy. Dla powoda podróżą służbową byłoby polecenie wykonania zadania (pozyskania klienta) z miejscowości znajdującej się poza obszarem ustalonym jako miejsce wykonywania pracy.

Słusznie zatem przyjął Sąd, że § 5 ust. 3 zarządzenia MPiPS z 25 czerwca 1996 r. nie miał w sprawie bezpośredniego zastosowania, a w konsekwencji także zarządzenie ministra transportu i gospodarki morskiej z 9 maja 1989 r. w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów do celów służbowych.

Sąd Najwyższy podziela pogląd, że umowa o pracę w części dotyczącej określenia zasad ustalenia zwrotu kosztów dojazdu do miejsca wykonywania pracy w sposób przyjęty przez strony procesowe jest ważna i nie wykracza poza zakres autonomii woli wyznaczony w art. 18 K.p. oraz w art. 3531 K.c. w związku z art. 300 K.p. i art. 58 K.c. w związku z art. 300 K.p.

Niesprzeczne z normami bezwzględnie obowiązującymi postanowienie umowy o pracę w przedmiocie sposobu rozliczania kosztów używania prywatnego samochodu dla celów służbowych jest prawnie skuteczne, z tym wszakże zastrzeżeniem, że kwota ustalonego w sposób przewidziany przez strony ekwiwalentu za używanie pojazdu pokrywa całość wydatków poniesionych przez pracownika w związku z pracą. Pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy. Do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą (przygotowanie stanowiska pracy, dostarczenie urządzeń, narzędzi, materiałów itp.). Obowiązek ten nie może być przerzucany na pracownika.

Dla rozstrzygnięcia rozpoznawanej sprawy istotne jest zatem, czy ustalona przez strony procesowe kwotowa «stawka za 1 kilometr przebiegu» pokrywała rzeczywiste koszty eksploatacji samochodu stanowiącego własność powoda, a używanego do wykonywania przez niego pracy na rzecz pozwanej Spółki. Konieczne jest przeto ustalenie, czy wypłacany powodowi «koszt paliwa według karty drogowej» stanowił pełny ekwiwalent za używanie własnego samochodu do celów służbowych”.


Sąd Najwyższy I PR 19/85:

„(…) miejscem pracy jest stały punkt w znaczeniu geograficznym lub pewien obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy”.


Uchwała Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2011 r., II PZP 3/11:

„Miejsce wykonywania pracy może być w umowie o pracę co do zasady określone na trzy sposoby (por. przykładowo B. Raczkowski, Czasoprzestrzeń pracy, „Monitor Prawa Pracy” 2006, nr 1, s. 35).

Może ono być określone punktowo (adresowo). W tym ujęciu miejsce pracy to pewien punkt geograficzny lub konkretny adres, przy czym adresem tym może być (choć nie musi), adres zakładu pracy prowadzonego przez pracodawcę lub adres zamieszkania pracownika (w przypadku telepracownika). Punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla tych pracowników, którzy wykonują pracę ze swej natury związaną ze stałym miejscem (na przykład robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi). Jeżeli miejscem tym będzie siedziba pracodawcy, to pracownik będzie w podróży służbowej wówczas, gdy na polecenie pracodawcy krótkotrwale wykona pracę poza tą siedzibą.

Drugim z dopuszczalnych sposobów określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę jest wskazanie pewnego obszaru geograficznego. Takie obszarowe oznaczenie miejsca wykonywania pracy będzie właściwe w odniesieniu do prac, które ze swej natury wymagają ciągłego przemieszczania się, czyli u pracowników mobilnych. Obszar ten musi być tak określony, aby odpowiadał rzeczywistemu terenowi, na którym pracownik przemieszcza się w ramach umówionej pracy. Obszar ten (jak przyjęto w uchwale z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08) jest nie tylko miejscem pracy pracownika w rozumieniu art. 29 § 1 pkt 2 K.p., ale zarazem stałym miejscem pracy w rozumieniu art. 775 § 1 K.p.

Pracownik mobilny będzie więc odbywał podróż służbową tylko wówczas, gdy otrzyma od pracodawcy polecenie wykonania zadania poza tym obszarem, a zmiana miejsca wykonywania pracy będzie miała charakter krótkotrwały (incydentalny).

Wreszcie trzecim sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy jest wskazanie ruchomego (w istocie zmiennego) miejsca pracy. Możliwość takiego sposobu określenia miejsca pracy jest uznawana w piśmiennictwie niemal od samego początku obowiązywania Kodeksu pracy (por. Z. Salwa, Rola umowy o pracę w kształtowaniu stosunku pracy, PiP 1977 nr 11, s. 32; W. Masewicz, Glosa do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 1983 r., I PRN 35/ 83, OSPiKA 1984 nr 3, poz. 44; M. Piekarski, Glosa do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSPiKA 1986 nr 3, poz. 46; B. Wagner [w:] Kodeks pracy 2009. Komentarz, Gdańsk 2009, s. 191; M. Gersdorf [w:] Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2010, s. 224).

Dopuszczalność stosowania ruchomego miejsca pracy przyjmowana jest także w orzecznictwie.

W wyroku z 19 marca 2008 r., I PK 230/07 (OSNP 2009 nr 13–14, poz. 176), Sąd Najwyższy wskazał, że pracownik może mieć stałe i niestałe (ruchome, zmienne) miejsce pracy. Spełnienie wymagania przewidzianego w art. 29 § 1 pkt 2 K.p. może więc polegać na wskazaniu stałego miejsca pracy, na wskazaniu obok stałego miejsca pracy także niestałego miejsca (miejsc) wykonywania pracy bądź na wskazaniu niestałych (zmiennych) miejsc pracy w dostateczny wszakże sposób określonych.

Należy przyjąć, że istotą tak zwanego "ruchomego" (zmiennego) miejsca pracy, odróżniającą go od obszarowego miejsca pracy, jest jego punktowość, z tym jednak, że punkt ten może być zmieniany. Zakres możliwych zmian w tym względzie – w uzgodnionych granicach – musi być determinowany rodzajem pracy świadczonej przez pracownika oraz naturą działalności prowadzonej przez pracodawcę i związaną z nią rzeczywistą potrzebą gospodarczą.

Ruchome (zmienne) miejsce pracy może na przykład zostać określone wówczas, gdy pracodawca prowadzi budowy lub podobnego rodzaju działalność. Jeżeli ruchome miejsce pracy zostało właściwie określone w umowie, to stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 775 § 1 K.p. będą wówczas poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę i w ramach określonego w niej ruchomego miejsca pracy) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia, umówionego rodzaju pracy. Pracownik taki będzie w podróży służbowej, gdy otrzyma krótkotrwałe zadanie wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy, a także w czasie dojazdu do tego miejsca i powrotu z niego”.

Podróże służbowe kierowców

Odrębne uregulowania dotyczące określenia, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, obowiązują w przypadku kierowców. W art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców podróż służbowa tej kategorii pracowników została zdefiniowana jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców (siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział), lub
  • wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców (siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział), w celu wykonania przewozu drogowego.

Konsekwencją obowiązywania tego przepisu jest to, że wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, zawsze stanowić będzie delegację. Zauważmy jednak, że nie oznacza to automatycznie otrzymywania przez kierowcę jakichkolwiek świadczeń. Często czas pracy zamyka się w 8 godzinach (nie przysługują wtedy diety), a kierowca – z natury rzeczy – ma zapewniony transport, wobec tego nie będą wypłacane należności związane z przemieszczaniem się.

Na zakończenie rozważań o miejscu pracy kilka przykładów ustalenia miejsca pracy w typowych przypadkach.

Przykład 1:
Pracownik zatrudniony jest jako księgowy w firmie, która ma siedzibę w Warszawie. Do obowiązków pracownika należy między innymi nadzór nad pracą kilku pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu.

Miejscem pracy, które powinno znaleźć się w umowie, jest Warszawa.

Przykład 2:
Pan Adam zatrudniony jest jako serwisant w firmie, której siedziba mieści się w Warszawie. Firma ma klientów w województwie mazowieckim oraz w innych województwach. Pan Adam prowadzi obsługę serwisową w województwie mazowieckim. Czasami jednak – np. w razie choroby innego serwisanta – wyjeżdża do klientów również w innych województwach.
W tym przypadku jako miejsce pracy można wskazać obszar województwa mazowieckiego.

Przykład 3:
Pan Henryk pracuje jako przedstawiciel handlowy. Z tego tytułu odwiedza stale klientów w Polsce południowej.

W tym przypadku określenie miejsca pracy jako „Polska południowa” nie będzie wystarczająco precyzyjne. W umowie o pracę można wskazać jako miejsce pracy obszar wymienionych konkretnie województw, które należą do obszaru działania pana Henryka.

Rozważaniom na temat miejsca pracy poświęcimy jeszcze nieco uwagi w przyszłości, omawiając różnice między oddelegowaniem a delegacją.

Czas trwania delegacji krajowej

W przypadku delegacji krajowej ustalenie czasu jej trwania jest stosunkowo proste. Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. W zależności od sytuacji może to być np. miejscowość, w której mieszka pracownik, miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, albo inna miejscowość (miejsce), która może być dogodna ze względu na okoliczności.

Przykład:
Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Krakowa. Siedziba firmy mieści się w Oświęcimiu, pracownik mieszka natomiast w Kętach.

Jako miejsce rozpoczęcia delegacji pracodawca wskazał Kęty. Czas trwania delegacji będzie liczył się wobec tego od momentu, w którym pracownik opuści Kęty.

Gdyby pracodawca wskazał jako miejsce rozpoczęcia delegacji Oświęcim, rozpoczęcie delegacji nastąpiłoby w chwili opuszczenia Oświęcimia w celu rozpoczęcia wyjazdu służbowego.

Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej w poleceniu wyjazdu jako miejscowość początkowa. Analogicznie – zakończenie delegacji następuje po przyjeździe do miejscowości wskazanej jako miejscowość zakończenia delegacji.

Ustalenie czasu trwania delegacji wymaga znajomości nie tylko dat rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, lecz także godzin, w których rozpoczęła się i zakończyła podróż. Te znane są po zakończeniu delegacji – wobec tego dokładny czas trwania delegacji ustala się dopiero po jej zakończeniu.

Polecenie wyjazdu służbowego

Brzmienie i zawartość polecenia wyjazdu służbowego nie zostały określone w przepisach. Dla ważności polecenia wyjazdu nie jest też konieczne zachowanie formy pisemnej. Jednak ze względów dowodowych, księgowych, dokumentacyjnych itp. powinno się polecenie wyjazdu sporządzać w formie pisma – będzie to korzystne zarówno dla pracownika (skonkretyzowanie obowiązków), jak i dla pracodawcy.

W zakresie polecenia wyjazdu służbowego wykształciły się pewne ogólne zasady, stosowane przez większość pracodawców wysyłających pracowników w delegację, i to właśnie praktyka, potrzeby działów kadrowych i księgowych oraz wewnętrzne przepisy firm wpłynęły na brzmienie najczęściej używanych wzorów polecenia wyjazdu.

Aby polecenie wyjazdu służbowego odpowiednio spełniło swoje funkcje, powinno wskazywać co najmniej:

  • dane pracownika delegowanego (imię i nazwisko),
  • cel wyjazdu,
  • miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
  • termin wyjazdu i czas, jaki powinna trwać delegacja,
  • środek transportu,
  • wysokość zaliczki, którą pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży.

Jeżeli wewnętrzne regulaminy nie wskazują czasu, w jakim pracownik powinien rozliczyć delegację, termin do rozliczenia również można wskazać w poleceniu wyjazdu.

Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży tę miejscowość, w której znajduje się miejsce pobytu stałego albo czasowego pracownika.

Możliwość wskazania przez pracodawcę miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży pozwala na elastyczne reagowanie w konkretnych sytuacjach.

Czas trwania delegacji

W poleceniu wyjazdu wskazujemy nie tylko datę, lecz także godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Oczywiście godziny podaje się w przybliżeniu, trudno bowiem dokładnie i pewnie określić czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Faktyczny czas trwania delegacji ustalany jest po jej zakończeniu.

Środek transportu

To pracodawca podejmuje decyzję o rodzaju środka transportu, z którego ma w delegacji korzystać pracownik. Najczęściej podróże służbowe na niewielkie odległości odbywamy samochodem będącym własnością pracodawcy lub samochodem, który nie jest własnością pracodawcy (pamiętajmy, że nie musi to też być własność pracownika – nie ma takiego wymogu w przepisach prawa pracy, a przepisy podatkowe wyróżniają sytuację, w której pracownik korzysta z samochodu niebędącego własnością pracodawcy).

Innym środkiem komunikacji może być np. pociąg, autobus, samolot itp.

Oczywiście pracodawca nie może podjąć decyzji, że podróż będzie się odbywać np. przy użyciu samochodu pracownika – to wymaga zgody obu stron.

Wypłata zaliczki przed rozpoczęciem podróży służbowej

Przy wyjazdach krajowych wypłata zaliczki następuje na wniosek pracownika – ale pracodawca nie ma prawa odmówić wypłaty zaliczki, która powinna pokrywać co najmniej możliwe do określenia w chwili jej wypłaty koszty, jakie w związku z podróżą służbową musi ponieść pracownik. Wypłata zaliczki może nastąpić poprzez wypłatę gotówki, udostępnienie karty kredytowej, przelew na rachunek bankowy itp.

Rozliczenie zaliczki

Tryb i sposób rozliczenia zaliczki mogą określać wewnętrzne przepisy pracodawcy. Jeżeli ich nie ma, stosuje się ogólne zasady zawarte w rozporządzeniu.

Pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W przypadkach, w których jest to konieczne do prawidłowego ustalenia należności z tytułu podróży służbowych, pracownik powinien również złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Na dzisiaj to już koniec części teoretycznej - a jutro zapraszamy do omówienia kwestii związanych z dietami, ryczałtami, zwrotami kosztów, czyli kwotami, jakie powinien otrzymać delegowany w delegacji krajowej.


Program delegacje krajowe i zagraniczne podatki.biz - instrukcja obsługi cz. 1
Wypełnianie danych polecenia wyjazdu dla delegacji krajowej w programie: Delegacje krajowe i zagraniczne podatki.biz. 

Uwaga - aby zobaczyć zrzut ekranu w pełnej rozdzielczości należy kliknąć prawym klawiszem myszy nad rysunkiem i otworzyć go w nowej karcie.


Rozpoczęcie pracy z programem
Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji na ekranie zostaną wyświetlone informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy:

Po zapoznaniu się z treścią komunikatu przechodzimy dalej. W pierwszej kolejności należy dodać firmę, w kontekście której odbywa się praca w programie:

Klikamy Zapisz. W tym momencie następuje uruchomienie głównego okna programu Delegacje podatki.biz:

Program po uruchomieniu sprawdza, czy są dostępne aktualizacje, i w razie konieczności informuje, że jest nowsza wersja, oraz umożliwia przeprowadzenie aktualizacji. Przy uruchomieniu programu aktualizowane są także kursy walut. W trakcie pracy z programem można dokonać aktualizacji przy pomocy przycisku Aktualizacja w górnym menu programu.

Aby dodać pierwszą delegację, należy wprowadzić pierwszego delegowanego pracownika. Otwieramy lewe menu Pracownicy i klikamy w przycisk Dodaj pracownika, następnie wpisujemy dane pracownika:

Klikamy Zapisz, aby dodać pracownika do bazy delegowanych.

Wprowadzanie delegacji

Wprowadzamy pierwszą delegację. W tym celu wybieramy w lewym menu programu opcję Dodaj polecenie/delegację. Następnie wybieramy wcześniej dodanego pracownika, dwukrotnie klikając w jego nazwisko na liście pracowników.

Przystępujemy do wprowadzania parametrów delegacji:

Wpisujemy kolejno:

  • numer delegacji (nie jest konieczny),
  • datę utworzenia polecenia (domyślnie podpowiadana jest bieżąca data),
  • cel delegacji,
  • miejscowość rozpoczęcia i zakończenia delegacji przez pracownika,
  • środek transportu,
  • ewentualnie dodatkowe informacje dotyczące wyjazdu.

Pole Data rozliczenia delegacji wypełnimy w późniejszym czasie przy rozliczeniu delegacji.

Następnie wprowadzamy zaliczkę – w tym celu klikamy w przycisk Zaliczki.

Uzupełniamy kwotę, pozostawiamy domyślną walutę PLN i wybieramy formę zaliczki: gotówkę, kartę kredytową lub przelew. Klikamy w przycisk Zapisz.

Przystępujemy do wprowadzania szczegółów podróży – klikamy w przycisk Dodaj pobyt krajowy.

Uzupełniamy daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia delegacji. Pola Ryczałt noclegowy, Ryczałt na dojazdy oraz Dieta zostaną przeliczone automatycznie na podstawie wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia delegacji. Możemy także zaznaczyć opcję bezpłatnego wyżywienia w delegacji: całodziennego, częściowego, lub różną liczbę posiłków zapewnionych pracownikowi w podróży służbowej.

Dane w kolejnych zakładkach: Udokumentowane noclegi, Ewidencja przebiegu pojazdu oraz Udokumentowane wydatki uzupełnimy, wprowadzając rozliczenie delegacji.
Klikamy w przycisk Zapisz i zamknij.

Na tym etapie możemy wydrukować polecenie wyjazdu, zapisać je w postaci pliku PDF lub wysłać e-mailem bezpośrednio z programu (jako PDF) przy pomocy przycisków umieszczonych w górnym menu. Aby wydrukować lub zapisać delegację do pliku PDF, klikamy w przycisk Drukuj polecenie wyjazdu, a następnie w przycisk Drukuj lub Eksport do PDF.

CDN

Redakcja podatki.biz


Program delegacje krajowe i zagraniczne w wersji demonstracyjnej można pobrać tutaj.

Zobacz również: 

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. II

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. III

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. IV

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. V

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VI

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. VII

Hasła tematyczne: delegacje zagraniczne, delegowanie pracowników, delegacje krajowe, program do rozliczania delegacji

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »