Zniszczona dokumentacja i faktury. Czy trzeba skorygować i oddać VAT?

Co do zasady podstawą odliczenia VAT jest faktura. Może się jednak zdarzyć, że dokumentacja podatkowa, w tym faktury, ulegnie zniszczeniu, np. w wyniku zalania lub pożaru. Co zrobić w razie braku dokumentów? Czy trzeba skorygować rozliczenia podatkowe i zwrócić odliczony podatek? Zobaczmy.

Przedstawmy na początek kilka regulacji prawnych.

Obowiązek przechowywania dokumentacji

Zgodnie z art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Artykuł 112a wprowadza natomiast zasadę, że podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych nakładają również przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.). Zgodnie bowiem z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Odliczenie VAT

Jak podkreśla Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 14 lipca 2014 r., nr ITPP1/443-407/14/KM, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego.

W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

Pożar lub zalanie dokumentów

We wniosku o wydanie powyższej interpretacji wskazano, że w wyniku pożaru domu mieszkalnego całkowitemu zniszczeniu uległa znajdująca się tam dokumentacja prowadzonej przez podatniczkę działalności gospodarczej, obejmująca księgi przychodów i rozchodów, ewidencje zakupów VAT, ewidencje sprzedaży VAT, faktury VAT, rachunki i inne dokumenty źródłowe. Podatniczka wskazała, że nie jest możliwe odtworzenie całej spalonej dokumentacji firmy z uwagi na to, że dotyczyła ona różnych transakcji, w tym jednorazowych, z różnymi przedsiębiorcami, z których wielu już nie istnieje. Podkreśliła, że jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość uzyskiwanych dochodów, jak również poniesionych kosztów są złożone deklaracje VAT-7.

Wróćmy teraz do przepisów prawnych.

Wystawienie duplikatu faktury

Artykuł 106l ustawy o VAT wskazuje, że w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Dodajmy, że faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Obowiązki dokumentacyjne podatnika

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w omawianej interpretacji zwrócił uwagę, że żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła wskutek działania siły wyższej (np. powodzi czy pożaru).

Podatnik jest zatem zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz także przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. W razie braku faktur VAT lub ich duplikatów podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.

Dodatkowo organ podatkowy podkreślił, że brak wiarygodnych, rzeczywistych danych i to niezależnie od okoliczności, które spowodowały utratę dokumentacji podatkowej, obciąża podatnika, zatem w jego interesie powinno być dołożenie wszelkich starań, aby odtworzyć w miarę możliwości jak największą ilość dokumentów źródłowych. To na podatniku, a nie na organach podatkowych spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych. W odtworzeniu dokumentacji pomocne okazać się mogą też zestawienia transakcji potwierdzone przez kontrahentów czy elektroniczne kopie dokumentów i ewidencji, a także wyciągi bankowe, które pozwolą na wykazanie przepływów finansowych.

Zdaniem organu podatkowego nie można zgodzić się ze stanowiskiem, że jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość poniesionych kosztów są złożone deklaracje VAT-7, nie stanowią one bowiem całościowego materiału dowodowego, a tym samym nie można ich uznać za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów, podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono. Powoływanie się na okoliczność dokonywania jednorazowych transakcji z „różnymi przedstawicielami handlowymi, z których wielu już nie istnieje” nie może wywołać oczekiwanego skutku w postaci prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zakupu od tych podmiotów bez konieczności weryfikacji przedstawionych faktów.

Krzysztof Koślicki