Sposób wystawienia faktury. Moment otrzymania faktury

Sposób wystawienia faktury zależy od rodzaju dokumentu (papierowy lub elektroniczny) z jakim mamy do czynienia. W przypadku faktur w formie papierowej stosujemy ogólną regułę wyrażoną w art. 106g ust. 1 ustawy VAT, gdzie podano, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur wysyłanych w formie  elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zaznaczyć należy, że zarówno przepisy ustawy, jak i przepisy aktów wykonawczych do niej, bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane przez podatnika, nie regulują kwestii dotyczących momentu otrzymania faktur.

W sytuacji otrzymywania faktur przesłanych w formie elektronicznej należy uznać, że momentem ich odbioru będzie moment, w którym nastąpi zdarzenie faktyczne powodujące, że nabywca będzie mógł zapoznać się z ich treścią (odczytać je w swoim systemie informatycznym). Należy uznać, że w przypadku e-faktury otrzymanej drogą e-mailową, za datę jej otrzymania uzna datę otrzymania wiadomości e-mailowej z załączoną fakturą.

W  konsekwencji datą otrzymania jest data wpływu wiadomości (na przykład e-mail) wraz z załączoną do niej fakturą. Interpretacja Dyrektora KIS dnia 26 września 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.314.2017.1.KM:

„W przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej Spółki, wskazana w sposób trwały w nagłówkach otrzymywanych e-maili, które jak już wskazano, będą zapisywane i przechowywane wraz z otrzymanymi fakturami elektronicznymi, na dysku Spółki.

Data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez Spółkę. Ponadto, daty wpływu wiadomości e-mail będą zapisywane i przechowywane wraz z fakturami i w dowolnej chwili będzie można sprawdzić lub zweryfikować tak określoną datę otrzymania danej faktury.”

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: fakturowanie