Prawidłowa Faktura VAT – Co powinna zawierać?

Faktura VAT to dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Mając na uwadze przepisy ustawy o VAT: o jej rodzaju nie świadczy nazwa dokumentu, ale dane, które zostały zawarte w treści. Przepisy ustawy o VAT regulują konkretne elementy, jakie musi zawierać dokument, aby móc nazwać go fakturą.

Podstawową kwestią, o jakiej należy pamiętać jest fakt, że faktura Vat powinna być zawsze wystawiana w dwóch egzemplarzach. Jednym, dla sprzedającego, a drugim dla kupującego. Nie dotyczy to jednak e-faktur.

Faktury elektroniczne są wystawiane w jednym egzemplarzu (w jednym pliku). Nie ma konieczności wystawiania ich w drugim egzemplarzu. Obowiązkiem sprzedawcy (wystawcy faktur elektronicznych) jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne "ściągnięcie" takiej faktury). Dotyczy to również osoby trzeciej wystawiającej faktury elektroniczne w imieniu i na rzecz podatnika.

Co musi się znaleźć na fakturze VAT?

Podstawowe elementy, jakie powinna zawierać każda faktura VAT, w sposób szczegółowy określa ustawa o podatku od towarów i usług, która jednoznacznie wskazuje elementy niezbędne do zamieszczenia na dokumencie, zwanym fakturą VAT.

Daty na fakturze VAT

Nie dopuszcza się możliwości stosowania w profesjonalnym obrocie towarami i usługami dokumentu, na którym brak jest wskazania odpowiednich dat. Najważniejszą z nich jest data wystawienia dokumentu, jednak nie można zapominać także o zaznaczeniu daty, kiedy to upływa termin płatności za towar lub usługę - w przypadku, gdy płatność występuje w formie innej niż gotówka.

Nie można pominąć także dokładnych terminów, w których nastąpiło pełne wykonanie usług lub przekazanie towarów. W przypadku płatności gotówkowych należy na dokumencie zaznaczyć prawidłową datę, kiedy to nastąpiło przekazanie gotówki pomiędzy stronami transakcji. W przypadku gdy data jest inna aniżeli data wystawienia faktury, bezwzględnie należy zaznaczyć ją w treści faktury VAT.

Numer kolejny dokumentu

Faktura VAT nie będzie ważna, jeśli podmiot wystawiający ten dokument, nie wskaże na nim unikalnego, kolejnego numeru, który pozwoli na szybkie i sprawne zidentyfikowanie dokumentu.

W świetle obowiązujących przepisów, dokumenty typu faktura Vat, rachunki, recepty - bezwzględnie powinny być oznaczane za pomocą kolejnego numeru.

Dane Sprzedającego oraz Kupującego

Jak przekonuje twórca narzędzia Faktury.pl, ekspert Przemysław Adamczyk - Każda faktura VAT musi zawierać dokładne dane stron transakcji, które pozwolą na jednoznaczną ich identyfikację. Brak tych danych przysporzy wielu problemów nie tylko podczas kontroli instytucji skarbowych, ale również w przypadku prób egzekwowania należności za sprzedany towar lub usługę.

Wymagane jest uwzględnienie nazw oraz adresów podmiotów, będących stronami transakcji. Pożądanym jest również dodanie numerów identyfikacyjnych NIP/REGON w przypadku osób prawnych lub w przypadku osób fizycznych numeru PESEL lub NIP (jeśli osoba fizyczna takowy posiada).

Dane dotyczące przedmiotu transakcji

Faktura VAT, jest dokumentem potwierdzającym realizację transakcji kupna/sprzedaży. Aby uznać ją za w pełni obowiązującą, należy uwzględnić w niej dane dotyczące przedmiotu transakcji. Tak więc nazwa i typ towaru lub usługi, musi być wyszczególniona w treści dokumentu.

Oprócz nazwy towaru lub usługi, koniecznym jest zaznaczenie miary, jaką towar lub usługa są mierzone. Mogą to być litry, kilogramy, metry, sztuki, etc. Obok miar należy oczywiście uwzględnić ilość, w jakiej przedmiot faktury VAT został przekazany Kupującemu.

Wartości pieniężne na fakturze VAT

Podstawowym elementem tej kategorii jest cena jednostkowa towaru lub usługi. Cena ta winna być wyszczególniona jako cena netto, z zaznaczeniem wysokości podatku VAT, jaki obejmuje towar lub usługę oraz łączna wartość netto oraz brutto przedmiotu transakcji. Ta wartość brutto będzie sygnalizować kwotę, jaką Kupujący jest winien Sprzedającemu.

Szczególnie ważne przy wyszczególnieniu cen jednostkowych oraz łącznych cen, jest wskazanie również łącznej kwoty podatku Vat dla danego towaru/usługi.

Przy okazji wyszczególnienia dokładnych cen, niezbędne jest odnotowanie informacji na temat wszelkich rabatów, jakie obejmują dany produkt w momencie jego sprzedaży. Rabaty te warunkują wysokość ceny, stąd też ich uwzględnienie jest tak istotne. Nie ma jednak konieczności wykazywania wszystkich poszczególnych rabatów osobno i szczegółowe ich opisywanie. Informacje te można zawrzeć jako wartość w jednym wierszu, obrazującą całość rabatów lub upustów obejmujących przedmiot sprzedaży.

Artykuł Partnera