PIT: Sposób dokumentowania wydatków poniesionych w delegacji

Zgodnie z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wydatki te zostały określone w tzw. rozporządzeniu delegacyjnym.

Przepisem tym tym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W par. 2 czytamy, iż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wydatki ponoszone przez pracownika będącego w delegacji stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak ich właściwe udokumentowanie.

W tym zakresie należy sięgnąć do treści § 5 ww. rozporządzenia, gdzie możemy przeczytać, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa także pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Zasadniczo zatem rozliczenie kosztów delegacji odbywa się poprzez dokumenty zewnętrzne takie jak faktury czy rachunki.

Nie dotyczy to jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Dodatkowo, jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Marcin Sądej, Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: delegacje zagraniczne, delegacje krajowe