Kasa wirtualna a papierowy paragon

Trwają prace nad rozwiązaniami wprowadzającymi tzw. kasy wirtualne – aktualnie są one zawarte w projekcie z 22 listopada 2019 r. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Kasy w formie oprogramowania będą się charakteryzowały funkcją przesyłu danych za pośrednictwem Internetu do Centralnego Repozytorium Kas – podobnie jak już funkcjonujące kasy online. Umożliwi to, zasadniczo, ciągłe i zautomatyzowane przesyłanie danych z prowadzonej ewidencji i o zdarzeniach fiskalnych. Kasy wirtualne będą programami przeznaczonymi na urządzania elektroniczne – w założeniu przede wszystkim na smartfony.

Same zasady prowadzenia rejestracji będą generalnie podobne, jak w przypadku urządzeń tradycyjnych, m.in. ewidencjonuje się każdą czynności sprzedaży, nie ewidencjonuje się natomiast zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług (reklamacje, które skutkują zwrotem całości albo części zapłaty, ujmuje się w odrębnej ewidencji). Zachowany jest podział na kasy ogólne oraz kasy o zastosowaniu specjalnym (obejmujące m.in. przewozy osób samochodem osobowym, sprzedaż leków z funkcją rozliczania recept refundowanych, kasy biletowe w transporcie pasażerskim, kasy rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie, urządzenia stosowane w wolnych obszarach celnych lub składach celnych oraz kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług).

Trzeba podkreślić, że papierowe paragony nie są znoszone. Najnowszy projekt przewiduje jednak możliwość zastąpienia paragonu papierowego – paragonem w formie elektronicznej – ale tylko za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony. Forma w jakiej przesyłany będzie paragon elektroniczny nie została skonkretyzowana. Tym niemniej, oznacza to, że każda kasa wirtualna będzie musiała umożliwiać wystawianie paragonów papierowych. W związku z tym, kasa w formie oprogramowania powinna być połączona z drukarką. Różnicą w stosunku do kas tradycyjnych jest to, że drukarka nie będzie elementem kasy, tylko odrębnym urządzeniem. Brak połącznia z drukarką spowoduje blokadę możliwości prowadzenia ewidencji. Dokumenty niefiskalne będą mogły być sporządzane, albo w postaci papierowej i elektronicznej, albo tylko w postaci elektronicznej. Obowiązek sporządzenia paragonu nie dotyczy urządzeń prowadzących automatyczną sprzedaż, jeżeli nabywca towaru lub usługi może się zapoznać z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu. Takie wyłączenie jednak przewidziane jest już obecnie.

Podczas każdego uruchomienia w trybie fiskalnym kasa wirtualna sprawdzi, czy posiada ważne klucze współdzielone (odpowiedni kod uwierzytelniający stosowany przez Ministerstwo Finansów) i pobierze je w przypadku ich braku. Kasa nie może prowadzić ewidencji bez ważnego klucza współdzielonego na dany dzień.

Przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas następować będzie nie rzadziej niż co 2 godziny. W przypadku nieprzesłania danych kasa umożliwia jednak dalszą rejestrację sprzedaży, sygnalizując w sposób czytelny dla użytkownika przekroczenie zadanego terminu zgodnego z harmonogramem przesyłania danych oraz podejmuje automatyczne próby kolejnego przesyłania danych nie rzadziej niż co 2 godziny pracy kasy. Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym następuje przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz przesłanie do Centralnego Repozytorium Kas informacji o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu.

Każda kasa wirtualna dopuszczona do użytku będzie musiała posiadać certyfikat wystawiony przez producenta i zatwierdzony przez Główny Urząd Miar. Według obecnych założeń, z możliwości stosowania kas wirtualnych skorzystają tylko podatnicy, u których sprzedaż nie przekracza równowartości 10 milionów euro rocznie.

Obecny projekt rozporządzenia nie ma planowanej daty wejścia w życie. Ponadto, praktyczna opcja skorzystania z kas wirtualnych będzie zależała nie tylko od uchwalenia nowych rozwiązać, ale także od przygotowania odpowiednich programów przez producentów. Wprowadzanie kas w formie oprogramowania zapewne zainteresuje wielu podatników. Tym niemniej, obecny kształt planowanych uregulowań nie zakłada rewolucji w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży. Wynika to przede wszystkim z zachowania paragonów w formie papierowej jako domyślnych dokumentów sprzedaży.

Michał Samborski, doradca podatkowy, ECDP TAX Żuk Komorniczak i Wspólnicy sp.k.