Jak skorygować dane nabywcy na fakturze

Im więcej faktur przedsiębiorca wystawia tym ryzyko popełnienia błędu wzrasta. Zwykle vatowiec ma dużo więcej niż jednego kontrahenta, a każdy z nich ma oczywiście inne dane. Nie ma więc nic dziwnego w tym, że niejednokrotnie dochodzić może do wystawienia dokumentu sprzedaży z nieprawidłowymi danymi nabywcy. Sprzedawcy dane zostały narzędzia umożliwiające naprawienie tego rodzaju pomyłek.

Na podstawie art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w związku z art. 106e ust. 1 tejże ustawy wyróżnić można dwa rodzaje faktur korygujących:

1. faktura korygująca błędy formalne takie jak pomyłka w adresie, numerze NIP itp. Nie podlega ona księgowaniu a jedynie należy dopiąć ją do pierwotnej faktury zawierającej błąd formalny,
2. faktura korygująca pozycje rachunkowe. Sprzedawca wystawia ją gdy popełni błąd w pozycjach wartościowych dokumentu, np. stawce VAT, cenie. Taki dokument jest księgowany w stosownych ewidencjach. Tego rodzaju faktura nie będzie stanowiła przedmiotu niniejszego artykułu.

Przykład
Faktura wystawiona została na niewłaściwego odbiorcę, rachunkowo była bez zarzutu. Dokument wraz z towarem trafił do właściwego odbiorcy a więc tego, który figurował na fakturze. Nabywca poinformował o tej pomyłce sprzedawcę, zwracając się o wystawienie faktury korygującej. Powinna ona zawierać jedynie poprawne dane nabywcy. Brak jest podstaw do dokonywania korekty „do zera” i wystawiania faktury ponownie z innymi danymi odbiorcy. Nie jest to w żaden sposób uzasadnione ponieważ transakcja miała miejsce. Nabywca mógł dysponować towarem jak właściciel.

Sposób korekty nie może być uzależniony od programu księgowego

W obecnej rzeczywistości często zdarza się tak, iż możliwości programów księgowych narzucają taki lub inny sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, który nie zawsze pozostaje w pełni zgodny z przepisami. WSA w Warszawie w wyroku z 13 marca 2018 r., sygn. akt. III SA/Wa 1515/17, uznał, że techniczne warunki oprogramowania księgowego nie mogą stanąć na przeszkodzie poprawnemu wystawieniu faktury korygującej.

W stanie faktycznym stanowiącym przedmiot wyroku podatnik podniósł, że korzysta oprogramowania uniemożliwiającego ingerencję w treść wystawionego dokumentu po jego zatwierdzeniu i zaewidencjonowaniu pod względem podatkowym. W przypadku gdy odbiorca zgłasza żądanie zmiany nabywcy, sprzedawca wystawia fakturę korygującą „do zera”. Następnie wystawia fakturę sprzedaży z nowymi danymi nabywcy. Ponieważ brak możliwości dokonania korekty strony transakcji następuje wirtualny zwrot towaru a następnie równie wirtualne ponowne go wydanie z aktualną datą inną od tej, w której transakcja miała w rzeczywistości miejsce. W konsekwencji sprzedawca wykazuje należny z tego tytułu podatek w dacie figurującej na poprawnie wystawionym dokumencie. Podatnik uznał w taki sposób wystawioną fakturę korygującą za sporządzoną prawidłowo, odzwierciedlającą operację gospodarczą. Jednak Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP3.4512.744.2016.1.ISK, nie podzielił stanowiska podatnika. Uznał, za konieczne aby wszystkie faktury dotyczyły zdarzeń faktycznie mających miejsce. Zatem ewidencjonowanie zwrotu, który był jedynie wirtualny nie ma podstaw. WSA, do którego podatnik wniósł skargę na tę interpretację podzielił opinię organu skarbowego uznając, że cechy programu księgowego nie mogą dawać prawa do niestosowania obowiązującego prawa. Ustawa o VAT wyraźnie wskazuje sposób postępowania sprzedawcy w tego rodzaju sytuacjach.

Przywołany wyrok WSA daje wszystkim vatowcom wskazówkę w jaki sposób prawidłowo dokonać korekty faktury. Sąd wskazał, że błędem jest „zerowanie” faktury, bo transakcja miała w rzeczywistości miejsce. Dla takiego postępowania nie może być usprawiedliwieniem niedoskonałe skonfigurowanie programu księgowego. Wystawienie faktury „do zera” byłoby usprawiedliwione w jednym tylko przypadku. Gdy pierwotna faktura zostałaby wystawiona na zupełnie innego kontrahenta, czyli błędne byłyby wszystkie jego dane, bądź też gdyby zwrot towaru miał miejsce w rzeczywistości. Faktura stanowi dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Nie może więc przestawiać transakcji, która nie zaistniała realnie, a podatnik musi dbać o poprawność wystawionych przez siebie dokumentów.

Ww. orzeczenie to nie wytycza nowego kierunku w zakresie możliwości skorygowania faktury sprzedaży przez jej wystawcę. Poglądy o kierunku zbieżnym istniały już wcześniej. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 kwietnia 2016 r., sygn. IPPP1/4512-82/16-4/KR. Organ skarbowy stwierdził w niej, że w przypadku niepoprawnych wszystkich danych nabywcy lub przedmiotu sprzedaży wykazanych na fakturze, gdy nabywcą jest ten sam podmiot, nabywca nie może wystawić noty korygującej, zaś sprzedawca nie może wystawić faktury korygującej „zerującej” i po raz wtóry wystawić faktury z prawidłowymi danymi nabywcy. Taki sposób działania sprawiłby, że faktura wystawiona na innego podatnika dokumentowałaby czynności niemające miejsca faktycznie.

Stanowisko organów skarbowych o braku możliwości wystawienia faktury „zerującej” i w to miejsce sporządzenie ponownie faktury funkcjonuje niemal od początku obowiązywania ustawy o podatku od towarów i usług w kształcie z roku 2004. Przykładem mogą być postanowienia: w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 29 maja 2006 r. Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty, sygn. III-2/443-15.2/18489/06/PJ, z 10 października 2006 r. Pomorskiego Urzędu Skarbowego, sygn. VI/444-233/06/JD, czy też wyrok WSA w Gdańsku z 11 grudnia 2007 r., sygn. akt I SA/Gd 526/07.

Korygowanie faktury "do zera" czasami jest konieczne

Jak pokazuje poniższy przykład są jednak sytuacje, gdy wystawienie faktury korygującej „zerującej” jest dopuszczalne a nawet jest to jedyny prawidłowy sposób postępowania sprzedawcy.

Przykład
Podatnik wystawił fakturę na niewłaściwego nabywcę. Rachunkowo została ona sporządzona prawidłowo, natomiast nie otrzymał jej podmiot który był stroną transakcji. Z kolei towar zgodnie z zamówieniem trafił do nabywcy. Towar i faktura za niego rozminęły się. Transakcja z podatnikiem, którego dane były na fakturze nie miała w rzeczywistości miejsca. W związku z tym dokument taki należy „wyzerować”. Czyli sprzedawca powinien:

• wystawić fakturę korygującą dla podatnika błędnie na niej określonego,
• wystawić fakturę na rzecz faktycznego nabywcy towaru.

Nota korygująca

Nabywca również posiada prawo do poprawienia danych na otrzymanej fakturze określone w art. 106k ust. 1 ustawy o VAT. Możliwość poprawy dotyczy elementów innych niż rachunkowe, a więc:

• błędnych adresów stron transakcji,
• nieprawidłowego NIP-u,
• błędnej daty sprzedaży, odbioru towaru, terminu płatności,
• błędu w opisie towaru lub usługi,
• nieprawidłowego numeru rejestracyjnego pojazdu w przypadku zakupu paliwa.

Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych w przypadku błędnego określenia danych nabywcy na fakturze doręczonej właściwemu podmiotowi, korekcie podlega błąd w określeniu nabywcy. Nie dokonuje się korekty dokonanej dostawy. Brak zatem podstaw do wystawienia faktury „zerującej”. Tego rodzaju pomyłka może zostać usunięta poprzez wystawienie:

• przez sprzedawcę faktury korygującej z właściwymi danymi nabywcy,
• przez nabywcę, który pierwszy dysponuje pełnią informacji, czy sprzedaż dotyczyła rzeczywiście jego.

Takie stanowisko wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w co najmniej dwóch interpretacjach indywidualnych: z 15 marca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO oraz z 26 lipca 2018 r. 0112-KDIL4.4012.301.2018.1.NK.

Adam Okonkwo