Informacja ZUS IWA do 2 lutego 2015 r.

Dnia 2 lutego 2015 r., mija termin na złożenie "Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe" - ZUS IWA za 2014 rok. Obowiązek ten dotyczy płatników, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Liczbę ubezpieczonych - zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej - ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, o którym mowa wyżej, przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.

Szczegółowe zasady ustalania liczby ubezpieczonych zawiera załącznik 1 do niniejszego poradnika.

I. Zasady składania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy, np.:

• do 31 stycznia 2014 r. - za rok 2013,
• do 2 lutego 2015 r. (31 stycznia i 1 lutego to sobota i niedziela) - za rok 2014.

Wzór informacji ZUS IWA

Uwaga!
Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – zwanego dalej oprogramowaniem interfejsowym, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego) przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis "ZUS IWA".

Płatnicy składek uprawnieni w myśl obowiązujących przepisów do składania więcej niż jednego kompletu dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (np. urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, banki) składają za dany rok kalendarzowy jedną informację ZUS IWA.

II. Zasady wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA

1. Dane organizacyjne

Blok I "Dane organizacyjne" należy wypełnić w następujący sposób:

• W polu 01 - należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok), np. 01 2009; w tym jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się odpowiednio:

• 01 - co oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową,
• 02 - co oznacza informację ZUS IWA korygującą,
• 03 do 39 - co oznacza kolejną informację ZUS IWA korygującą

Jako cztery kolejne cyfry w polu 01 wpisuje się rok, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Informację ZUS IWA korygującą, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, płatnik zobowiązany jest złożyć w razie stwierdzenia nieprawidłowości w złożonej informacji:

• we własnym zakresie,
• przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

• W polu 02 - należy wpisać 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Kody terytorialne jednostek terenowych ZUS stanowią załącznik 3 do niniejszego poradnika.

• Pól 03-05 - nie wypełnia się.

• W polu 06 - należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej, w przypadku gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS.

2. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Blok II "Dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wypełnić wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, we wniosku CEIDG-1, lub we wniosku o wpis do KRS oraz NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym.

Uwaga!
Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek znajdują się w poradniku Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych.

• W polu 01 - należy wpisać numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi składek przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
• W polu 02 - należy wpisać numer REGON nadany płatnikowi składek przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków; nie należy oddzielać kreskami poszczególnych jego członów; należy wpisać go z występującymi „0”).
• Pola od 03 do 05 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną.
• W polu 03 - należy wpisać numer PESEL (numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności).
• Pola 04 i 05 – należy wypełnić, jeżeli płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich.
• W polu 04 - w zależności od rodzaju dokumentu - należy wpisać:
  
  1 - w przypadku dowodu osobistego,
  
  2 - w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
• W polu 05 - należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
• W polu 06 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika składek, która została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1, bądź w formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym.
• Pola od 07 do 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną .
• W polu 07 - należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska należy oddzielić poziomą kreską).
• W polu 08 - należy wpisać imię pierwsze płatnika składek.
• W polu 09 - należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

3. Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

Blok III "Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego" należy wypełnić w następujący sposób:

• W polu 01 - należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.

Liczbę ubezpieczonych ustala się - zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej - jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, o którym była mowa na s. 4, w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.

Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5.

Szczegółowe zasady ustalania liczby ubezpieczonych zawiera załącznik 1 do poradnika.

4. Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki

Blok IV "Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki" należy wypełnić w następujący sposób:

• W polu 01 - należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Jest to pięcioznakowy kod aktualny na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja.

Uwaga!
Począwszy od informacji ZUS IWA składanych za rok 2009 należy podawać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności wg Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 251, poz. 1885 oraz z 2009 r. Nr 59, poz. 489 ), tzw. PKD 2007*.

* Zgodnie z treścią objaśnienia pkt 5 na formularzu Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, stanowiącej załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. z 2013 r. poz. 878) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2009 r. (Dz. U. Nr 223, poz. 1783 ), którego przepisy weszły w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.

W informacjach ZUS IWA za poprzednie lata należało podawać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności wg Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 stycznia 2004 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 33, poz. 289 i Nr 165, poz. 1727), tzw. PKD 2004.

• W polu 02 - należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy (w myśl przepisów art. 3 ust. 1-5 ustawy wypadkowej) ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Oznacza to, iż uwzględnia się:

• w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
• w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Przykład 1
Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został pracownik, miał miejsce 18 maja 2009 r. Sporządzenie protokołu powypadkowego i zarejestrowanie wypadku w rejestrze wypadków nastąpiło w dniu 22 maja 2009 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2009.

Przykład 2
Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został pracownik, miał miejsce 27 grudnia 2008 r. Sporządzenie protokołu powypadkowego i zarejestrowanie wypadku w rejestrze wypadków nastąpiło w dniu 6 stycznia 2009 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2009.

Przykład 3
Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został zleceniobiorca, miał miejsce 27 grudnia 2008 r. Sporządzenie karty wypadku nastąpiło w dniu 5 stycznia 2009 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2009.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy należy wpisać cyfrę "0".

• W polu 03 - należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich (w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1-5 ustawy wypadkowej), które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Oznacza to, iż uwzględnia się:

• w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
• w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, należy wpisać cyfrę "0".

Liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku

• W polu 04 - należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje się zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 (wiersz 1, rubryka 1) sprawozdania o warunkach pracy (Z-10). Wzór i sposób wypełniania sprawozdania Z-10 określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz. 591, z późn. zm.).

5. Adres do korespondencji płatnika składek

Blok V "Adres do korespondencji płatnika składek" należy wypełnić w następujący sposób:

• W polu 01 - należy wpisać kod pocztowy.
• W polu 02 - należy wpisać nazwę miejscowości.
• W polu 03 - należy wpisać nazwę ulicy.
• W polu 04 - należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 113A.
• W polu 05 - należy wpisać numer lokalu. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole należy pozostawić puste.
• W polu 06 - należy wpisać numer telefonu do teletransmisji, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-6223355. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole należy pozostawić puste.
• W polu 07 - należy wpisać numer skrytki pocztowej. Jeśli płatnik składek nie posiada skrytki pocztowej, pole należy pozostawić puste.
• W polu 08 - należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-6223344.
• W polu 09 - należy wpisać symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, ale tylko w przypadku podania adresu innego niż polski.
• W polu 10 – należy wpisać adres poczty elektronicznej.

6. Oświadczenie płatnika składek

Blok VI "Oświadczenie płatnika składek" należy wypełnić w następujący sposób:

• W polu 01 - należy wpisać datę wypełnienia informacji ZUS IWA (dzień/miesiąc/rok).
• W polu 02 - podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.
• W polu 03 - należy umieścić pieczątkę płatnika składek, jeśli płatnik ją posiada.

III. Korekta i przechowywanie informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu 7 dni od:

• stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
• otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym, jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

• w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
• podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez okres 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Podstawa prawna
1. Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 167, poz. 1322 – tekst jednolity, Dz. U. z 2012 r., poz. 637), zwana dalej ustawą wypadkową.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692, Nr 203, poz. 1720, z 2006 r. Nr 42, poz. 283, z 2007 r. Nr 117, poz. 812, Nr 195, poz. 1408, z 2008 r. Nr 73, poz. 436, z 2009 r. Nr 43, poz. 350, Nr 223, poz.1783, z 2010 r., Nr 50, poz. 304, z 2012 r., poz. 285, z 2013 r. poz. 878 – tekst jednolity), zwane dalej rozporządzeniem.

Załączniki

Załącznik 1. Zasady ustalania liczby ubezpieczonych

Załącznik 2. Wzór informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA

Załącznik 3. Kody terytorialne jednostek terenowych ZUS

zus.pl