Dokumentacja pracownicza na całkiem nowych zasadach od 2018 r.

Okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 7/10 lat, a pracodawcy będą mogli wybrać elektroniczną formę prowadzenia i przechowywania akt tego rodzaju – wynika z projektu założeń do nowej ustawy, który opublikowało Ministerstwo Rozwoju. Nowe zasady mają wejść w życie z początkiem 2018 r.

Najważniejszą przewidzianą zmianą jest skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co ma być możliwe dzięki przekazywaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych niezbędnych do przyznania danemu pracownikowi świadczeń emerytalno-rentowych. Okres przechowywania zostanie zmniejszony z 50 do 7/10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

„Pracodawca, po zakończeniu stosunku pracy, wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Pozostała dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę we własnym zakresie lub zostanie przekazana do podmiotu świadczącego usługi przechowania” – wyjaśnia resort rozwoju.

Drugą istotną zmianą będzie umożliwienie pracodawców wyboru elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Co istotne, nowe rozwiązanie będzie mieć charakter fakultatywny. Jak wskazano w projekcie, akta w formie elektronicznej będą tworzone bezpośrednio w systemach teleinformatycznych lub też powstawać mają w efekcie digitalizacji już istniejących dokumentów. Docelowo wszystkie tego typu dokumenty mają być składowane w elektronicznej teczce pracowniczej.

„Możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Dokumenty elektroniczne będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze” – czytamy w uzasadnieniu projektu.

Wprowadzenie zmian przewiduje projekt założeń (z 6 lipca 2016 r.) projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Nowa ustawa wejdzie w życie 1 stycznia 2018 r.

Z projektem można się zapoznać tutaj.

mp