Czy nota korygująca musi znaleźć się w pliku JPK_VAT?

Pomyłki w fakturach są czymś co zdarza się i będzie zdarzało. W pierwszym rzędzie skorygowania takiego dokumentu powinien dokonać wystawca. W ściśle określonych przypadkach ustawodawca dopuszcza jednak dokonanie korekty przez nabywcę. W związku z tym, że korekty dokonać może każda ze stron transakcji, dla każdej z nich przewidziany jest odpowiedni tryb korekty.

Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (z wyjątkiem ściśle określonych a stanowiących pomyłki rachunkowe) może wystawić fakturę zwaną notą korygującą. Błędy mające wpływ na kwotę podatku, który wykazany zostaje w fakturze poprawione mogą zostać wyłącznie przez wystawcę dokumentu a więc przez sprzedawcę w drodze korekty faktury.

Nota korygująca użyta może zostać w przypadku, gdy błąd dotyczy elementów opisowych faktury, są to na przykład:

• błędny adres jednego lub drugiego kontrahenta,
• nieprawidłowy numer NIP,
• błędnie wskazana data sprzedaży, odbioru towaru, termin płatności,
• błędny numer rejestracyjny samochodu w przypadku zakupu paliwa,
• nieprawidłowe oznaczenie towaru/usługi .

W przypadku gdy nota korygująca wystawiana jest w sposób tradycyjny i w taki sposób dostarczana nabywcy/usługobiorcy musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach.

Nie jest niezbędne aby na nocie korygującej używać oznaczeń ORYGINAŁ/KOPIA lecz jeżeli zostaną one zastosowane oryginał powinien znaleźć się w posiadaniu nabywcy kopia zaś winna zostać pozostawiona u wystawcy.

Rolą wystawcy poprawionej notą faktury jest zaakceptowanie otrzymanego dokumentu poprzez złożenie swego podpisu i odesłanie jednego z otrzymanych egzemplarzy wystawcy. Wówczas mówić można, iż operacja taka wywołała skutki prawne.

Ustawa o VAT używa sformułowania „akceptacja” jako zadanie otrzymującego ją. O ile podpisanie w wypadku dokumentu w formie papierowej jest oczywiste, o tyle w odniesieniu do innych form istnienia tego dokumentu ustawodawca pozostawił kontrahentom dowolność.

Jednolity Plik Kontrolny jest działającym od kilku lat w polskich realiach zestawem informacji o zakupach i sprzedaży, dla których podstawę stanowi ewidencja VAT prowadzona przez podatnika VAT za dany okres. Przesyłany jest w wersji elektronicznej do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dzieje się tak nawet w przypadku gdy podatnik rozlicza VAT kwartalnie. Wygenerowanie pliku JPK_VAT polega na przetworzeniu informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży do określonego urzędowo formatu.

Jednym z zadań, które winien zrealizować ów plik jest dostarczenie informacji, z jakimi kontrahentami zawierane były transakcje. Aby było to możliwe należy ich oczywiście zidentyfikować, by bezbłędnie możliwe było stwierdzenie strony transakcji handlowej.

Wynika z tego, iż w przypadku gdy w nazwie kontrahenta miał co prawda miejsce błąd lecz nie jest on takiej wagi, że czyni jego ustalenie niemożliwym pliku JPK_VAT nie trzeba zmieniać w żaden sposób. Z kwestią umieszczenia, bądź nie, korekty w pliku JPK_VAT trudność polega na tym, iż zagadnienie to nie zostało ujęte w ramy prawne. Możliwe jest więc w miarę dowolne podejście. Nie znaczy to jednak, że podatnicy nie otrzymali żadnych wskazówek jakie postępowanie uznane zostanie za prawidłowe.

Zalecenia MF

Ministerstwo Finansów opublikowało wskazanie w zakresie sposobu dokonywania zapisów korygujących w JPK_VAT a przybrały one formę zaleceń. Ich tytuł brzmi: „Dostawca wystawił fakturę z błędną nazwą odbiorcy. Czy powinien wykazać taką fakturę w JPK_VAT”.

W zaleceniach rozważany jest następujący przypadek: dostawca wystawił fakturę z błędną nazwą odbiorcy. Zadaje pytania: czy powinien wykazać taką fakturę w JPK_VAT? Jak powinien postąpić kupujący, w sytuacji gdy ustali że sprzedawca popełnił błąd, na fakturze wpisał błędną nazwę nabywcy. Czy nabywca może wykazać taką fakturę w swoim JPK_VAT?

Ministerstwo stoi na stanowisku, iż faktura tego rodzaju winna być skorygowana. Zmiana błędnych danych może mieć miejsce na dwa sposoby:

• przez wystawienie przez nabywcę noty korygującej,
• poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Zmiana polegać winna wyłącznie na podaniu prawdziwych danych nabywcy. Nie może mieć miejsca „zerowanie” faktury z uchybieniem lecz jedynie ma tu miejsce zastąpienie danych błędnych poprawnymi. Liczbowo żadne zmiany nie są dokonywane.

Dalej w zaleceniach stwierdzone zostaje, iż faktura dotknięta jedynie błędem w nazwie nabywcy gdy np. numer NIP i adres są prawidłowe daje prawo do odliczenia. Nabywca nie ma podstaw by nie wykazać jej zarówno w swojej ewidencji jak i informacji JPK_VAT, stanowiącej odbicie ewidencji.

Błąd w nazwie nabywcy to wyłącznie błąd co do formy nie mający wpływu na ważność faktury, pod warunkiem istnienia innych elementów identyfikujących. Nabywca w takiej sytuacji powinien wystawić notę korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją wystawcy faktury do akceptacji (chyba, że otrzyma fakturę korygującą). Prawo do odliczenia VAT z formalnie niepoprawnej faktury służy w terminie określonym w art. 86 ustawy o VAT. Otrzymanie potwierdzonej noty korygującej nie jest warunkiem możliwości dokonania odliczenia. Wady formalne faktury zakupowej nie zostały bowiem wymienione w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazującym jakie faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego.

Z drugiej zaś strony dostawca ma obowiązek wykazać w ewidencji oraz informacji JPK_VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Tego rodzaju błąd nie wpływa w żaden sposób na konieczność dopełnienia obowiązku rozliczenia podatku wynikającego z tytułu zawartej transakcji. Następnym krokiem - w celu usunięcia formalnej niepoprawności – jest wystawienie faktury korygującej, chyba że wcześniej otrzymał od nabywcy notę korygującą. W przypadku gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu informacji JPK_VAT, a w złożonym pliku JPK_VAT sprzedawca wskazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej, konieczne będzie dokonanie i złożenie korekty JPK_VAT.

Zdaniem Ministerstwa Finansów w poprawnie sporządzonej korekcie JPK_VAT, poza błędnie wykazaną fakturą, wykazać należy storno błędnego dokumentu wskazując jego kwoty z wartością ujemną, z podaniem numerów faktury pierwotnej (z błędem) oraz wprowadzić zapis po raz kolejny z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej.

Jeden zapis może mieć miejsce wyłącznie w przypadku gdy wystawienie faktury pierwotnej oraz korygującej nastąpiłoby jeszcze w momencie gdy plik JPK_VAT za dany okres nie zostałby jeszcze przesłany. Jeżeli miało to miejsce konieczne będzie usunięcie błędnego zapisu w sposób omówiony i zastąpienie go poprawnym.

Ministerstwo Finansów zwraca ponadto uwagę, iż szczególne zasady ujmowania korekt faktur mogą być realizowane w sposób odmienny uzależniony od technicznych możliwości oprogramowania stosowanego przez podatnika do prowadzenia ewidencji VAT. To zaś może wiązać się z koniecznością dokonywania indywidualnych wyjaśnień tej kwestii z organami administracji skarbowej.

Adam Okonkwo