Czy faktury w przyszłości będą wystawiane tak jak dziś?

Można odpowiedzieć jednym krótkim zdaniem. Nie zawsze. Stanie się tak za sprawą zmian przewidzianych w projekcie ustawy z 1 lutego 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje on mianowicie możliwość wystawiania od 1 października br. faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana stanowi „głęboko zmodernizowaną” odmianę faktury elektronicznej.

Kluczową rolę do odegrania w kwestii wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma Krajowy System e-Faktur. Jest to tworzony pod egidą Ministerstwa Finansów ogólnokrajowy program informatyczny służący zarówno do wystawiania jak i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Została ona zdefiniowana jako faktura elektroniczna wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Zatem faktura ustrukturyzowana stanowi formę faktury elektronicznej.

Od strony funkcjonalnej Krajowy System e-Faktur będzie platformą informatyczną o ogólnokrajowym zasięgu, której przeznaczeniem będzie wystawianie i przesyłanie ustrukturyzowanych faktur. Warto tu wspomnieć, że tego typu rozwiązanie aktualnie funkcjonuje w zakresie wymiany faktur pomiędzy instytucjami budżetowymi i znane jest jako Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Pełniła ona w pewnym sensie poligon, na którym Ministerstwo Finansów zbierało doświadczenia w zakresie wprowadzenia elektronicznego fakturowania.

Oprócz wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur możliwe będzie ich przeglądanie, oznaczanie numerem identyfikacyjnym nadanym przez system oraz weryfikowanie zgodności z określonym w drodze rozporządzenia przez ministra finansów wzorem tego rodzaju faktury.

Oprócz tego dzięki systemowi możliwa będzie analiza oraz kontrola danych zawartych w ustrukturyzowanych fakturach. Gdy następować będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej dokument ten ulegnie zapisaniu w bazie Ministerstwa Finansów.

Dostęp do faktur także dla osób trzecich

Dostęp do faktur ustrukturyzowanych będzie miał – co oczywiste – wystawca oraz adresat tego dokumentu sprzedaży. Dostęp możliwy będzie po uwierzytelnieniu się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego. Weryfikacja stanowi klucz do możliwości przeglądania wystawionych i otrzymanych faktur.

Zasadniczym formatem dla faktur ustrukturyzowanych będzie xml. Jest on w pełni czytelny dla programów komputerowych. Jednak zupełnie obcy ludzkiej percepcji. System będzie jednak zapewniać możliwość ich przekonwertowania na format pdf.

Bardzo przydatną funkcją jaką ma zaoferować system będzie możliwość przyznania dostępu do niego podmiotom trzecim. Upoważnienie dotyczyć może bądź określonego podmiotu bądź skonkretyzowanej osoby. Może być zatem udzielone np. biuru rachunkowemu lub wskazanemu z imienia i nazwiska pracownikowi.

Dostęp do systemu przyznawany będzie mógł być dla wykonania dwóch zadań:

• przeglądania wystawionych faktur i ich pobierania,
• do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika, który takiego dostępu udzielił.

Możliwy też będzie dostęp do poszczególnych faktur bez konieczności uwierzytelniania. Można nazwać go dostępem incydentalnym. Zrealizować będzie go można dzięki użyciu przydzielonego Krajowy System e-Faktur numeru identyfikującego dany egzemplarz faktury. Tego rodzaju rozwiązanie zapewni dostęp do faktury ustrukturyzowanej podatnikowi oraz jego kontrahentowi. Warunkiem jest oczywiście udostępnienie danemu podmiotowi zestawu danych identyfikujących jego fakturę ustrukturyzowaną a także konsumentowi, który wyraził zgodę na otrzymywanie tego rodzaju faktur.

Uproszczenie procesu kontrolnego rozliczeń podatników

Zupełnie innym rozdziałem jest dostęp organów podatkowych do faktur ustrukturyzowanych. Jest to niejako naturalna konsekwencja tego, że KS e-F będzie systemem informatycznym prowadzonym pod nadzorem Ministerstwa Finansów. Krajowy System e-Faktur będzie elementem Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Narzędzia stosowanego przez organy Krajowej Administracji Skarbowej do realizacji jej codziennych zadań.

Zatem wystawienie faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur sprawi, iż dokument taki będzie dostępny od razu dla organów podatkowych i natychmiast może stać się przedmiotem analizy przez nie dokonywanej.

Możliwość ta ma źródło we wprowadzeniu przed kilku laty narzędzi analitycznych dla Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to JPK_VAT i inne narzędzia mające przyczynić się do szybszej weryfikacji w krótszym czasie zasadności zwrotu VAT. Możliwość weryfikacji w systemie teleinformatycznym dotyczyć będzie danych z zasobów Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Mieszczą się w tym dane z Centralnego Repozytorium KAS, STIR oraz JPK_VAT. Wskutek tego czynności wiążące się ze zwrotem VAT realizowane przez Krajową Administrację Skarbową w stosunku do podatników, którzy spełnią kryteria określone w projektowanej regulacji będą mogły być dokonywane w szybszym tempie.

Na tym właśnie oparty był projekt zmian, na co wskazuje treść uzasadnienia. Określono w nim, iż zmiany te mają w założeniu zarówno zwiększenie elastyczności rozliczania VAT, ale również uproszczenie procesu kontrolnego rozliczeń dokonywanych przez podatników. Możliwość monitorowania obrotu udokumentowanego fakturami umożliwi wcześniejsze wychwytywanie nieprawidłowości w tym zakresie przy zmniejszeniu liczby kontroli przeprowadzanych w celu ujawnienia błędów w tym względzie. To z kolei przełoży się na zwiększenie dochodów budżetowych poprzez wzrost poboru należnego VAT, na jak najwcześniejszym etapie obrotu opodatkowanego tym podatkiem.

Szybszy zwrot VAT

Pewną rekompensatą za to, że rozliczenia VAT podatników stosujących faktury ustrukturyzowane znajdujące się pod baczną obserwacją fiskusa może okazać się to, że jeżeli zdecydują się oni na wystawianie wyłącznie takich faktur będą mogli otrzymać szybszy zwrot VAT. Aby skorzystać ze skróconego do 40 dni terminu zwrotu, który i tak jest dość długi konieczne będzie łączne spełnienie czterech warunków:

• podatnik będzie wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane w KS e-F w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT, w związku z wykonaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawiania faktur ujętych w rozliczeniu. Spełnienie tego warunku jest zatem niemożliwe przez podatników wystawiających również inne poza ustrukturyzowanymi faktury,
• podatnik przez kolejne 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzające okres, z który wykazał różnicę podatku do zwrotu był zarejestrowany jako podatnik oraz składał za nie stosowne deklaracje. Przywilej ten nie obejmie zatem nowych podatników przez pierwsze 12 miesięcy działalności a więc wtedy gdy często przedsiębiorca inwestując ponosi wydatki przewyższające sprzedaż w związku z czym podatek naliczony przewyższa należny,
• podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających wykazanie różnicy VAT do zwrotu posiadał rachunek bankowy lub w SKOK-u ujęty na białej liście podatników VAT,
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku naliczonego w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekroczy 3000 zł.

Ponadto faktury ustrukturyzowane nie będą musiały być uwzględniane w JPK_FA ani organ nie będzie mógł żądać przekazania JPK_VAT obejmującego takie faktury. Będzie on bowiem miał do nich nieograniczony dostęp.

Na razie dobrowolnie

Faktury ustrukturyzowane nie zastąpią dotychczasowych. Będzie więc istnieć możliwość posługiwania się różnymi rodzajami faktur. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych ma być na razie dobrowolne a ich używanie wymagać będzie akceptacji nabywcy. Fakultatywność w założeniach istnieć ma od 2023 r.

Adam Okonkwo