Wiele wątpliwości wokół e-doręczeń

Projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz o zmianie niektórych innych ustaw, przewidujący wprowadzenie e-doręczeń w fazie konsultacji publicznych i opiniowania wzbudził wiele wątpliwości. Niektóre z nich wyjaśnia Ministerstwo Cyfryzacji w odpowiedzi na interpelację poselską.

Interpelacja nr 31554 w sprawie wątpliwości dotyczących nowych zasad korzystania z usługi elektronizacji doręczeń w ramach urzędowej elektronicznej wymiany korespondencji

Szanowny Panie Ministrze!

W lutym 2019 r. Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło opinii publicznej projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz o zmianie niektórych innych ustaw. Dokument ten obecnie jest na etapie opiniowania oraz konsultacji publicznych.

Zasadniczym celem projektowanej legislacji jest opracowanie i wdrożenie przez Ministerstwo Cyfryzacji standardu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i narzędzia umożliwiającego obywatelom, przedsiębiorcom oraz podmiotom sektora publicznego skuteczne i przyjazne doręczenia dokumentów w postaci elektronicznej. Przyjęcie takiego rozwiązania wymagane jest prawem Unii Europejskiej w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

Należy jednak zauważyć, że pojawiły się istotne uwagi dotyczące proponowanych przepisów zgłoszone przez Związek Miast Polskich (ZMP). Wskazuje się, że małe jednostki samorządu terytorialnego (JST), które obecnie operują głównie papierową formą korespondencji, dostarczaną metodą tradycyjną, mogą zostać obciążone kosztami wdrożenia nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W obecnym kształcie ustawa nie pozwala jednak zdefiniować, jak wysoki może być to koszt. Brak takiej informacji może utrudnić kształtowanie budżetów JST.

Zastrzeżenia budzi również zastosowanie tzw. hybrydowego systemu przesyłek, który będzie polegał na przekształceniu przesyłek elektronicznych w papierowe. Zgłaszane są obawy, że ten system będzie generował nowe, niemożliwe do oszacowania koszty, a także spowoduje wydłużenie terminu doręczenia przesyłek w ramach obiegu korespondencji między podmiotami publicznymi i sniepublicznymi. W dyskusji społecznej na temat przedmiotowej propozycji legislacyjnej brakuje również przepisów, które uregulują status wydruku dokumentu elektronicznego funkcjonującego w nowym systemie elektronicznej wymiany korespondencji. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje bowiem, że strony postępowania administracyjnego otrzymują decyzje w oryginale, nie zaś ich wydruki.

Na obecnym etapie procesu legislacyjnego pracy nad przedmiotowym projektem ustawy pojawia się też wiele wątpliwości dotyczących spraw technicznych oraz prawnych, w tym w odniesieniu do zasad RODO i ochrony danych osobowych użytkowników nowego systemu elektronicznej wymiany korespondencji.

Należy podkreślić, że kierunek rozwoju usług e-administracji w Polsce wychodzi naprzeciw oczekiwaniom obywateli, jak też instytucji społecznych, firm i wielu innych podmiotów. Co ważne, w prowadzeniu procesów o takim charakterze należy zapewnić doskonale przemyślane rozwiązania prawne, techniczne i systemowe, aby zapewnić obywatelom usługę na najwyższym poziomie.

Wobec powyższego proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Cyfryzacji dysponuje obliczeniami szacunkowych kosztów, które poniosą jednostki samorządu terytorialnego w związku z wprowadzeniem przedmiotowej ustawy? Jeśli tak, to ile może wynieść ta kwota?
2. Czy JST otrzymają dodatkowe środki finansowe na realizację zadań, które zostaną im powierzone po przyjęciu przedmiotowej ustawy?
3. Jaki jest sens merytoryczny przyjęcia zapisu w projekcie ustawy, na mocy którego podmioty publiczne będą ponosiły opłatę zarówno za korespondencję wychodzącą, jak też przychodzącą, co może wywołać negatywne skutki w finansach JST?
4. Czy planowane są szkolenia lub zajęcia warsztatowe dla przedstawicieli JST, ułatwiające wdrożenie nowych zadań przewidzianych przez przedmiotową ustawę?
5. Co oznacza sformułowanie zawarte w projekcie ustawy, które brzmi: „W pracach koncepcyjnych nad modelem finansowania rozważana jest również opcja ustalenia dla okresu przejściowego stałej opłaty, uiszczanej przez podmioty publiczne na rzecz operatora wyznaczonego”? Ile będzie wynosić wspomniana opłata stała i przez jaki okres będzie obowiązywała?
6. W jaki sposób ustawodawca zamierza zapewnić poufność korespondencji, w sytuacji kiedy zastosowany będzie model hybrydowy obsługi korespondencji, tj. przekształcenia przesyłki elektronicznej w papierową?
7. W projekcie ustawy stanowi się, że w zakresie podmiotu publicznego w bazie adresów elektronicznych gromadzi się i przetwarza się m.in. imię, nazwisko i numer PESEL. Czy taki zapis nie jest sprzeczny z przepisami Unii Europejskiej, a mianowicie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych?
8. Czy Ministerstwo Cyfryzacji zamierza uzupełnić przedmiotowy projekt ustawy o katalog działań, które mogą posłużyć za przesłankę uznania dokumentu za odebrany, co może mieć istotne znaczenie w codziennej praktyce funkcjonowania władzy sądowniczej?
9. W jaki sposób zostanie uregulowany status wydrukowanych dokumentów elektronicznych z systemu elektronicznej korespondencji, aby zapewnić ich zgodność z Kodeksem postępowania administracyjnego?
10. W jaki sposób będą przetwarzane i archiwizowane dane osobowe w trakcie wykonywania tzw. usługi hybrydowej wprowadzonej na mocy przedmiotowej ustawy?
11. W jaki sposób przepisy przedmiotowej ustawy zagwarantują błyskawiczne dostarczenie w formie elektronicznej decyzji administracyjnej o rygorze natychmiastowej wykonalności?
12. W jaki sposób podmioty publiczne będą otrzymywały dowód doręczenia korespondencji elektronicznej do odbiorcy i kto będzie odpowiedzialny za jego wystawienie: odbiorca czy operator systemu?
13. W jaki sposób przedmiotowa ustawa zapewni należytą ochronę danych osobowych w myśl przepisów RODO?

Z poważaniem, Aldona Młyńczak, 20-05-2019 r.

Odpowiedź na Interpelację nr 31554

Szanowny Panie Marszałku,

poruszone w interpelacji wątpliwości są znane Ministerstwu Cyfryzacji i stanowiły część zagadnień omawianych w toku uzgodnień międzyresortowych oraz prac Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Staramy się na bieżąco udzielać wyjaśnień i odpowiedzi na uwagi czy pytania zgłaszane zarówno przez Związek Miast Polskich (ZMP), jak również Związek Powiatów Polskich (ZPP).

Przede wszystkim należy rozwiać wątpliwości dotyczące potencjalnych kosztów jakie poniosą małe Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) w przypadku skorzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Bilans korzyści w stosunku do kosztów przemawia zdecydowanie za wprowadzeniem projektowanych usług w JST z zachowaniem odpowiedniego okresu przejściowego. Co więcej, analizując koszty procesów wysyłki korespondencji tradycyjnej po stronie podmiotów publicznych, jak również zaangażowanie specjalistów z danej dziedziny do prac pobocznych, czy prac o charakterze biurowym stoimy na stanowisku, że projekt wygeneruje oszczędności, których skala została określona w ocenie skutków regulacji. Zwracamy także uwagę na fakt, że korespondencja elektroniczna wysyłana obecnie przez JST do podmiotów publicznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej bez dodatkowych opłat, po wdrożeniu elektronizac...