09.07.2018

Podatnik VAT ma obowiązek wskazywać w prowadzonych rejestrach VAT przedmiot opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Oznacza to konieczność ujmowania w ewidencjach opisu czynności opodatkowanej. Podatnik nie musi szczegółowo opisywać, jakie towary i usługi zostały sprzedane bądź nabyte na podstawie konkretnej faktury, niemniej opis powinien być na tyle dokładny, by z ewidencji wynikało, jaka czynność jest przedmiotem opodatkowania.

Ewidencja VAT – dane wymagane przepisami prawa

Zakres danych, jakie powinna zawierać ewidencja VAT prowadzona przez czynnego podatnika VAT, określony jest w art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Wskazany przepis stanowi, że podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych zgodnie z art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku w myśl art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Przepisy ustawy o VAT nie określają wzoru ewidencji, wskazują jedynie, że ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Jednym z elementów, jaki powinna zawierać ewidencja VAT, są dane niezbędne do określenia przedmiotu opodatkowania. Warunek ten dotyczy wszelkich ewidencji prowadzonych dla potrzeb VAT, czyli ewidencji sprzedaży, ewidencji nabycia towarów i usług, ewidencji transakcji wewnątrzwspólnotowych, ewidencji nabycia środków trwałych itp.

W publikacji VAT. Komentarz, wyd. XI (Wolters Kluwer, Polska 2017) A. Bartosiewicz wyjaśnia:

(...) biorąc pod uwagę, że przedmiotem opodatkowania VAT są określone czynności, zaś podstawą opodatkowania co do zasady jest obrót uzyskany z tych czynności, w ewidencji należy umieścić informację o wykonanych w danym okresie rozliczeniowym czynnościach opodatkowanych, a także bliższe dane dotyczące jej przedmiotu (w tym przede wszystkim dotyczące wielkości obrotu z danej czynności).

W interpretacji indywidualnej z 24 listopada 2016 r., nr 1462-IPPP2.4512.689.2016.1.IZ, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazuje:

(...) ustawodawca przepisem art. 109 ust. 3 ustawy nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, obejmującej m.in. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku należnego. Wprawdzie ustawodawca nie określił formy, w jakiej ewidencja powinna być prowadzona, ale istotne jest, aby zawierała wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy.

Przedmiot opodatkowania

Katalog czynności podlegających opodatkowaniu określa art. 5 ustawy o VAT. Są to:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
2. eksport towarów,
3. import towarów na terytorium kraju,
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju,
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Rzeczywisty zakres opodatkowania jest jednak szerszy. Wskazany powyżej art. 5 ustawy o VAT nie wymienia wszystkich czynności i zdarzeń, z którymi łączy się opodatkowanie VAT.

Jako przykłady można tu podać:

• nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa,
• nieodpłatne świadczenie usług dla celów innych niż działalność gospodarcza podatnika,
• dostawę towarów, dla których podatnikiem jest nabywca,
• import usług.

Określenie przedmiotu opodatkowania w rejestrach VAT

Wobec faktu, że przepisy ustawy o VAT nie precyzują, na ile szczegółowo należy określać przedmiot opodatkowania w rejestrach VAT, powstaje pytanie, czy podatnicy mogą posługiwać się ogólnym wskazaniem: zakup towarów, zakup usług, sprzedaż towarów handlowych, sprzedaż detaliczna, czy konieczne jest szczegółowe dookreślenie przedmiotu opodatkowania, np. usługi telekomunikacyjne, zakup paliwa do środka trwałego, usługi doradztwa podatkowego, zakup ulotek reklamowych itp.

W kwestii sposobu prowadzenia ewidencji VAT konsultanci Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśniają:

(...) ewidencja powinna być prowadzona w taki sposób, aby można było na jej podstawie ustalić, co było przedmiotem opodatkowania danej transakcji. Nie ma jednak potrzeby ujmowania dokładnego opisu przedmiotu opodatkowania, gdy wynika on z faktur lub raportów fiskalnych.

Zatem, za zgodne z przepisami prawa należy uznać posługiwanie się ogólnymi pojęciami z zakresu VAT, np. dostawa towarów na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), nabycie towarów pozostałych, nabycie środków trwałych itp. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik w prowadzonych rejestrach VAT szczegółowo wskazywał przedmiot opodatkowania.

Red.