Praca zdalna w Kodeksie pracy: Pracodawca pokryje również koszty prądu?

W związku z dużym zainteresowaniem pracą zdalną oraz postulowaną możliwością jej kontynuowania także po odwołaniu stanu epidemii, podjęte zostały prace legislacyjne mające na celu wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. Zgodnie z propozycją, to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy. Jednocześnie projekt przewiduje możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera). W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą - wyjaśniła minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.

Interpelacja nr 26850 do prezesa Rady Ministrów w sprawie refundacji kosztów poniesionych przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej

Szanowny Panie Premierze,

pandemia koronawirusa zmieniła naszą rzeczywistość także w zakresie pracy. Jedną z większych zmian jest wprowadzenie pracy zdalnej, czyli pracy wykonywanej poza miejscem jej stałego wykonywania. Praca zdalna pozwala pracodawcy na dalszą realizację poszczególnych zadań w obrębie prowadzonej działalności gospodarczej. Pracownikowi z kolei pozwala na świadczenie pracy w swoim domu, mieszkaniu lub ewentualnie w innym miejscu.

Ministerstwo Zdrowia pracuje nad projektem, który pozwoli firmom sprawdzać, czy ich pracownicy oraz klienci są zaszczepieni przeciw COVID-19. Istnieje prawdopodobieństwo, że ustawa wpłynie na decyzje pracodawców i część pracowników będzie oddalona do pracy zdalnej. W ustawach tarczy antykryzysowej oraz innych dotyczących COVID-19 nie ma żadnych regulacji na temat tego, w jaki sposób rozliczyć koszty, które pracownik poniósł w związku ze świadczeniem pracy zdalnej.

Występują jedynie zapisy, iż pracodawca jest zobligowany do zapewnienia narzędzi, materiałów całej obsługi logistycznej pracy zdalnej. Jak zatem dokonać zwrotu ewentualnych kosztów poniesionych przez pracownika? Mówimy tu m.in. o kosztach z tytułu zużycia mediów na potrzeby świadczenia pracy zdalnej. Praca zdalna staje się rzeczywistością, wiele firm i osób nie powróci do pracy w biurach, konieczne są długotrwałe regulacje w prawie pracy dotyczące refundacji kosztów poniesionych przez pracowników.

W związku z powyższym proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy są planowane zmiany w ustawodawstwie o prawie pracy uwzględniające wprowadzenie przepisów dotyczących refundacji pracy zdalnej dla pracownika?
2. W jaki sposób będzie możliwe rozliczenie refundacji dla pracowników?
3. Czy refundacja będzie podlegała opodatkowaniu? Jeśli tak, to w jaki sposób i na podstawie jakich przepisów?
4. Od kiedy ww. przepisy dotyczące refundacji zostaną wprowadzone? Czy będzie możliwość wprowadzenia refundacji wstecz, od początku trwania pandemii?
5. Jeśli nie są planowane zmiany w ustawie, to proszę o odpowiedź, dlaczego nie są i kiedy nastąpi wprowadzenie ww. przepisów?

W przypadku niemożności otrzymania pełnych informacji w odpowiedzi standardowej na moją interpelację proszę o udzielenie odpowiedzi w sposób niejawny. Z odpowiedzią zapoznam się osobiście we wskazanym dniu w Kancelarii Sejmu.

Posłanka Małgorzata Niemczyk

Łódź, dnia 10 września 2021 r.

Odpowiedź na interpelację nr 26850 w sprawie refundacji kosztów poniesionych przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej

Szanowna Pani Marszałek,

w odpowiedzi na interpelację nr 26850 Pani Poseł na Sejm RP Małgorzaty Niemczyk z dnia 14 września br. uprzejmie przedstawiam poniższe stanowisko.

Obowiązujące przepisy dotyczące pracy zdalnej, zawarte w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, nie regulują obowiązku pracodawcy rekompensowania pracownikom kosztów ponoszonych z tytułu pracy zdalnej (np. z uwagi na ponoszenie przez pracownika zwiększonych kosztów zużycia mediów).

Brak ww. regulacji nie oznacza jednak, że pracownik, który poniósł koszty związane z pracą zdalną nie może domagać się zwrotu tych kosztów od pracodawcy, na zasadach ogólnych. Należy bowiem podkreślić, że wszelkie koszty związane z pracą w istocie obciążają pracodawcę. Oznacza to, że pracownik, który je poniósł, ma prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty. Prawo do określonej rekompensaty powinno być jednak udokumentowane; w tym celu pracownik powinien przedstawić pracodawcy np. rachunki potwierdzające poniesione koszty.

Należy podkreślić, że kwestie dotyczące zasad rozliczeń między stronami stosunku pracy, w tym kosztów ponoszonych tymczasowo przez pracownika związanych z pracą, także związane z pracą zdalną, mogą być ustalane w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca może określić tryb i zasady wypłacania np. ekwiwalentu dla pracownika w razie wykorzystywania przy pracy jego prywatnych narzędzi, sprzętu, materiałów, a także zasady pokrywania kosztów zużycia przez pracownika np. energii elektrycznej (w regulaminie pracy lub innych przepisach wewnątrzzakładowych). W przypadku braku stosownych unormowań, strony stosunku pracy powinny same dokonywać ustaleń związanych z rozliczaniem pracy zdalnej (w umowie o pracę).

W związku z dużym zainteresowaniem pracą zdalną oraz postulowaną możliwością jej kontynuowania także po odwołaniu stanu epidemii, podjęte zostały prace legislacyjne mające na celu wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. Wynikiem tych prac jest projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (UD210).

Projektowane przepisy odnoszą się także do kwestii kosztów związanych ze świadczeniem przez pracownika pracy zdalnej. Zgodnie z propozycją zawartą w dodawanym art. 67²⁴ Kodeksu pracy pracodawca będzie zobowiązany do:

1. zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2. pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
3. pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu - w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
4. zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.

Zatem to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, gdyż takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą do pracodawcy. Jednocześnie projekt przewiduje możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

W projekcie ustawy zaproponowano także przepis, zgodnie z którym obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, będą regulowane na poziomie zakładowym (w porozumieniu albo regulaminie), natomiast szczegółowe uzgodnienia w tym zakresie będą mogły być zawarte także w porozumieniu z pracownikiem, o ile taka będzie wola stron.

Dodatkowo, zaproponowano w Kodeksie pracy przepis art. 67²⁵, zgodnie z którym zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedmiotowy projekt ustawy był już poddany uzgodnieniom międzyresortowym, opiniowaniu i konsultacjom publicznym. W chwili obecnej w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej trwa redagowanie ostatecznej wersji projektu ustawy.

Minister Rodziny i Polityki Społecznej
Marlena Maląg

Warszawa, 30 września 2021 r.