Polityka rachunkowości. Podstawowe zasady

Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Sprawdźmy, czym jest ten dokument i jakie informacje powinien zawierać.

Zasady (polityka) rachunkowości

Artykuł 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) określa, że w dokumencie opisującym w języku polskim zasady rachunkowości danej jednostki powinny się znaleźć przede wszystkim informacje dotyczące:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
  • zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
  • wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
  • opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podkreślmy w tym miejscu, że za dokumentację zawierającą ww. informacje odpowiada kierownik jednostki. Odpowiedzialność ta obejmuje również dokonywanie aktualizacji informacji. Dokument ten musi być bowiem cały czas aktualizowany.

Ciągłe stosowanie zasad

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości zakłada się, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia tej jednostki w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym.

Informacje w polityce rachunkowości

Doprecyzujmy, że przyjęta przez jednostkę polityka rachunkowości powinna zawierać wskazanie wszystkich zasad i informacji, które umożliwią prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Przede wszystkim powinna zatem zawierać informacje dotyczące:

1. wskazania przez jednostkę daty rozpoczęcia roku sprawozdawczego,
2. określenia długości okresu sprawozdawczego (miesiąc, kwartał, rok),
3. określenia rodzaju działalności z wyszczególnieniem działalności podstawowej i pomocniczej,
4. określenia sposobu prowadzenia rachunku kosztów (w układzie rodzajowym lub w układzie według typów działalności),
5. określenia wybranego sposobu opracowywania rachunku zysków i strat (wariant porównawczy lub wariant kalkulacyjny),
6. przyjętego i stosowanego przez jednostkę zakładowego planu kont,
7. zasad prowadzenia ewidencji analitycznej, ewidencji zapasów, materiałów, produktów,
8. przyjętych zasad amortyzacji środków trwałych,
9. wskazania momentów, w których będą tworzone rezerwy,
10. określenia zasad stosowania dokumentów zastępczych,
11. opisu księgowego systemu przetwarzania danych wraz z wykazem i charakterystyką wykorzystywanych programów finansowo-księgowych.

Uproszczenia w rachunkowości

Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę na Krajowy Standard Rachunkowości nr 7. Zakłada on, że jednostka może w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości zastosować uproszczenia dopuszczone przepisami o rachunkowości, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

KRS nr 7 precyzuje, że w szczególności uproszczenia mogą polegać na:

• w przypadku wszystkich jednostek:
  • ustaleniu granicy ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której jednostka dokonuje (nie wcześniej niż w momencie oddania do używania) jednorazowego odpisu wartości tego rodzaju składników aktywów,
  • wycenie materiałów i towarów w cenie zakupu zamiast w cenie nabycia, a produkcji w toku – o przewidywanym czasie wykonania krótszym niż 3 miesiące – w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź niewycenianiu jej w ogóle,
  • nierozliczaniu przychodów i kosztów z tytułu wykonywanych długoterminowych niezakończonych usług, zgodnie z art. 34a i 34b ustawy o rachunkowości, jeżeli udział przychodów z niezakończonych usług na dzień bilansowy nie jest istotny w całości przychodów operacyjnych okresu sprawozdawczego;
• w przypadku jednostek niepodlegających obowiązkowi corocznego badania sprawozdań finansowych:
  • klasyfikowaniu umów leasingu według kryteriów określonych przepisami prawa podatkowego zamiast przepisami art. 3, ust. 4 ustawy o rachunkowości,
  • zaniechaniu ustalania rezerw i aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego,
  • stosowaniu do wyceny instrumentów finansowych wyłącznie przepisów ustawy zamiast przepisów odpowiedniego rozporządzenia ministra finansów,
  • uwzględnianiu kosztów stałych przy wycenie zapasu produktów, niezależnie od poziomu wykorzystania normalnych zdolności produkcyjnych;
• w przypadku jednostek, które w roku obrotowym, za który sporządza się sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęły dwóch z trzech wielkości określonych w art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
  • sporządzaniu sprawozdań finansowych w formie uproszczonej, wykazujących informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy literami i cyframi rzymskimi; uproszczenia dotyczą również zakresu danych prezentowanych w informacji dodatkowej.

Dodajmy, że wspomniane wyżej wielkości określone w art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości to:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty – nie więcej niż 50 osób,
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej – nie wyższa niż równowartość 2 000 000 euro,
3. przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej – nie wyższe niż równowartość 4 000 000 euro.

Krzysztof Koślicki