Podstawy rachunkowości. Konta syntetyczne i analityczne

Konta syntetyczne i konta analityczne składają się razem na system ewidencji księgowej jednostki. Te pierwsze nazywane są kontami głównymi, drugie natomiast – kontami pomocniczymi. Sprawdźmy, czym się różnią.

Zaznaczmy w pierwszej kolejności, że jeśli chodzi o konta syntetyczne w ich skład wchodzą wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte zakładowym planem kont. Za ich pomocą jednostka ma możliwość dokonywania ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami zbiorczymi. Pamiętać należy o zasadzie podwójnego zapisu. Zasada ta nakazuje księgować daną operację na przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont księgowych.

Ewidencja syntetyczna

Księgując na kontach syntetycznych (w uproszczeniu nazywanej ewidencją syntetyczną) trzeba pamiętać, że suma wszystkich obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma tych kont. Dodatkowo suma sald debetowych wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych powinna się równać sumie sald kredytowych tych kont (w uproszczeniu lewa strona zawsze musi być równa prawej).
 
Biorąc pod uwagę powyższe, łatwo zgadnąć, że konta księgi głównej stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, które miały w jednostce miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Są to jednakże informacje o charakterze ogólnym.

Konta pomocnicze (analityczne)

Ich uszczegółowieniu i doprecyzowaniu służy natomiast drugi rodzaj kont księgowych. Chodzi mianowicie o konta pomocnicze. Ewidencja przy ich pomocy nazywa się ewidencją analityczną. Co do zasady, ewidencji na kontach analitycznych dokonuje się w porządku systematycznym, jako „podkonto” konta syntetycznego. Można zatem stwierdzić (w pewnym uproszczeniu), że konta analityczne wchodzą w skład konta syntetycznego. Są one bowiem powiązane z głównym kontem syntetycznym na zasadzie powtórzenia zapisu. Oznacza to zatem, że dokonywany zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym.

Warto pamiętać, że do kont o charakterze syntetycznych stosuje się zasadę podwójnego zapisu. Na kontach analitycznych przede wszystkim dokonuje się zaś zapisów jednostronnych.

Konta analityczne prowadzi się w szczególności dla posiadanych przez jednostkę środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów, operacji gotówkowych itd.

Funkcjonowanie kont syntetycznych i analitycznych

Przeanalizujmy teraz najważniejsze zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych. Oto one:

• obroty strony Wn konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Wn jego kont analitycznych,
• obroty strony Ma konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Ma jego kont analitycznych,
• saldo Wn konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Wn jego kont analitycznych,
• saldo Ma konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Ma jego kont analitycznych.

Jeśli powyższe warunki są spełnione, oznacza to, że ewidencje księgowe jednostki prowadzone są poprawnie. Aby to sprawdzić, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego.

Przykład

Przeanalizujmy powiązanie kont analitycznych z kontami syntetycznymi. Firma Alfa posiada środki trwałe zaewidencjonowane na koncie 010 Środki trwałe. Ich wartość wynosi 2.500.000 zł. Z ewidencji pomocniczej, dokonywanej na kontach analitycznych, wynika, że w skład środków trwałych wchodzą:

• budynek biurowy o wartości 1.500.000 zł.
• maszyna o wartości 600.000 zł
• samochód ciężarowy o wartości 400.000 zł.

Zapisy na kontach księgowych będą wyglądały następująco:

Konto syntetyczne

Konta analityczne (do konta Środki trwałe)

Plan kont

Na koniec podkreślmy, że wykorzystywane przez jednostkę konta księgowe, na których ewidencjonuje ona swoje operacje gospodarcze, powinny być określone w zakładowym planie kont. Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że plan kont jest pewnego rodzaju usystematyzowanym i uporządkowanym wykazem nazw i symboli kont przeznaczonych do ewidencjonowania przez jednostkę aktywów, pasywów oraz wszystkich mającym miejsce w jednostce zdarzeń gospodarczych.

Warto pamiętać, że przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają konkretnego układu planu kont. Można stworzyć go samodzielnie, bądź skorzystać z wielu dostępnych wzorów. Księgowe programy komputerowe posiadają swoje własne plany kont, z których jednostka bez problemu może skorzystać. Trzeba pamiętać, że zakładowy plan kont musi spełniać wymogi formalne, jakie stawia przed jednostką ustawa o rachunkowości. Zazwyczaj plan kont sporządzany jest przez głównego księgowego i zatwierdzany przez kierownika jednostki.
Do najważniejszych elementów, jakie powinny znaleźć się w zakładowym planie kont zaliczyć należy przede wszystkim:

• wykaz kont syntetycznych, czyli podstawowych kont księgi głównej,
• zasady tworzenia i funkcjonowania kont analitycznych (czyli kont ksiąg pomocniczych),
• sposób dokonywania ewidencji analitycznej, jaka będzie stosowania przez jednostkę dla wybranych składników majątku,
• sposób dokonywania wyceny majątku,
• sposób dokonywania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Krzysztof Koślicki