Podatki 2016. Jednolity Plik Kontrolny. Co z mikroprzedsiębiorcami?

Interpelacja nr 1403 do ministra finansów w sprawie obowiązku tworzenia i przesyłania do organów podatkowych jednolitych plików kontrolnych

Szanowny Panie Ministrze,

Ustawą z dnia 10 września 2015 o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U 2015 poz. 1649) pośród licznych zmian wprowadzony został art. 193a Ordynacji podatkowej, który obowiązywać zacznie z dniem 1 lipca 2016 r. Zgodnie ze wspomnianym przepisem podatnicy prowadzący księgi podatkowe w wersji elektronicznej zostaną zobowiązani do posiadania programów informatycznych umożliwiających wytworzenie elektronicznej wersji zapisów księgowych oraz przesyłania ich w odpowiedniej formie na każde żądanie organów podatkowych. Standardy jakim będą musiały odpowiadać wspomniane pliki nazywane potocznie "jednolitymi plikami kontrolnym" a także wymagania techniczne nośników danych mają zostać określone w rozporządzeniu Ministra Finansów. Z obowiązku przesyłania danych w postaci jednolitych plików kontrolnych na okres dwóch lat mają zostać zwolnieni jedynie mali i średni przedsiębiorcy (wynika to z przepisu przejściowego zawartego w art. 29 wspomnianej na wstępie ustawy).

W kontekście wchodzących w życie zmian zasadne stają się pytania o sens i skutki nowej regulacji, która de facto obejmie niemal wszystkich podatników, jako że grono podmiotów prowadzących księgowość podatkową w wersji innej niż elektroniczna jest bardzo ograniczone. Tym samym, po wspomnianym dwuletnim okresie przejściowym, nawet niewielkie podmioty gospodarcze zostaną obciążone obowiązkiem zakupu i aktualizowania nowego oprogramowania, co może się okazać istotnym wydatkiem. Ponadto czasowe wyłączenie stosowania się do nowych obowiązków dotyczy jedynie małych i średnich przedsiębiorców. Tym samym będące podmiotami non profit organizacje zobligowane będą do zakupu nowego oprogramowania i przesyłania jednolitych plików kontrolnych już od 1 lipca br. roku. Dodatkowy ciężar nałożony na mikroprzedsiębiorców oraz organizacje pozarządowe nie działające dla zysku wydaje się dyskusyjnym rozwiązaniem z punktu widzenia celów ustawy, która miał prowadzić do ułatwienia czynnościach kontrolnych nie tylko organom podatkowym, ale i podatnikom. Nowe obowiązki i wydatki mogą się bowiem okazać nadmiernym obciążeniem dla dużej części podatników.

Mając na względzie powyższe pragnę skierować do Pana Ministra następujące pytania:

1. Zważywszy na czas niezbędny do przygotowania odpowiednich programów komputerowych, pragnę zapytać, kiedy opublikowany zostanie projekt rozporządzenia, o którym mowa w art. 193a § 3 znowelizowanej Ordynacji podatkowej określający standardy tworzenia i przekazywania jednolitych plików kontrolnych?
2. Czy Minister Finansów rozważa zainicjowanie prac nad nowelizacją Ordynacji podatkowej trwale wyłączającą mikroprzedsiębiorców oraz organizacji non profit z kręgu podmiotów zobowiązanych do przekazywania danych w postaci jednolitych plików kontrolnych?

Z poważaniem

Bartosz Józwiak

29 lutego 2016 r.

Odpowiedź na interpelację nr 1403 w sprawie obowiązku tworzenia i przesyłania do organów podatkowych jednolitych plików kontrolnych

Odpowiadając na interpelację Pana Posła Bartosza Józwiaka z dnia 6 marca 2016 r. nr 1403 w sprawie obowiązku tworzenia i przesyłania do organów podatkowych jednolitych plików kontrolnych, przesłaną w dniu 7 marca 2016 r. uprzejmie wyjaśniam.

Aktualnie kontrola elektroniczna tylko częściowo spełnia związane z nią oczekiwania. Dotyczy to sytuacji, w których kontrolowany przekazuje dane zapisane w formatach elektronicznych nienadających się do analizy (np. PDF). W związku z tym import i analiza przekazanych plików są pracochłonne i nie mogą być odpowiednio zautomatyzowane, przez co nie mogą być osiągnięte podstawowe korzyści wynikające z kontroli elektronicznej (szybsza, bardziej zautomatyzowana, dokładniejsza, jak również mniej pracochłonna). W konsekwencji kontrolowany podlega dłuższej, wymagającej większego zaangażowania pracowników kontrolowanego i organu podatkowego tradycyjnej kontroli podatkowej. Sytuacja taka jest niekorzystna dla kontrolowanych i ma negatywny wpływ na dobrowolne wypełnianie obowiązków podatkowych.

Na mocy art. 31 pkt 2 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1649, zwana dalej ustawą z dnia 10 września 2015 r.) z dniem 1 lipca 2016 r. wejdzie w życie art. 193a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm., zwana dalej Ordynacją podatkową) wprowadzający obowiązek przekazywania na żądanie organów podatkowych ujednoliconej formy elektronicznych raportów z ksiąg podatkowych.

Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Przepis art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej nakazuje, aby struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, była dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Na mocy art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Przedstawione przepisy wprowadzają koncepcję Jednolitego Pliku Kontrolnego opracowaną przez OECD. Koncepcja Jednolitego Pliku Kontrolnego pozwoli znacząco usprawnić wymianę informacji pomiędzy przedsiębiorcami, a organami administracji podatkowej. Przepisy dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego funkcjonują już w wielu innych krajach Unii Europejskiej (np. Holandia, Austria, Portugalia, Słowenia, Estonia, Luksemburg). Znaczna większość tych krajów implementowała Jednolity Plik Kontrolny zgodny z rekomendacją OECD.

Celem przedstawionych zmian jest zmniejszenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników i ich kontrahentów, skrócenie kontroli, zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej oraz poprawa wyników kontroli. Korzyści z proponowanej zmiany to dostęp do danych w formacie łatwym do analizy, ułatwienie dla wewnętrznych i zewnętrznych audytorów, odejście od wydruków papierowych, szybsza kontrola, znaczny stopień automatyzacji.

Odnosząc się do pytań Pana Posła uprzejmie informuję:

Ad 1. Projekt rozporządzenia, o którym mowa w art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej aktualnie jest przedmiotem uzgodnień z resortami i konsultacji publicznych, które powinny zakończyć się do końca marca 2016 r. Następnie projekt rozporządzenia zostanie rozpatrzony przez Komitet Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji. Projekt jest dostępny na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Rządowego Centrum Legislacji w zakładce „Rządowy proces legislacyjny” w dziale dotyczącym Ministra Finansów (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12283251). Projekt zostanie opublikowany w czasie pozwalającym podatnikom na zapoznanie się ze sposobem przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz odpowiednich wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi i dowody księgowe mogą być przekazywane.

Uprzejmie informuję także, że w dniu 9 marca 2016 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (http://www.mf.gov.pl/kontrola-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plikkontrolny) opublikowano struktury logiczne (odpowiadające obecnemu stanowi prawnemu) postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, o których mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, które będą obowiązywać od 1 lipca 2016 r. Ponadto zostały umieszczone odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Ad 2. W celu lepszego przygotowania niektórych grup podatników do wprowadzanej zmiany, w art. 29 ustawy z dnia 10 września 2015 r. przewidziano, że w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mali i średni przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej będą przekazywać elektroniczne raporty z ksiąg podatkowych fakultatywnie. W wymienionym przepisie przejściowym nie zostali wymienieni mikroprzedsiębiorcy.

W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej są zawarte trzy odrębne definicje mikroprzedsiębiorcy, małego przedsiębiorcy i średniego przedsiębiorcy. O przynależności przedsiębiorcy do określonej grupy decydują dwa kryteria:

1. górna granica liczby pracowników zatrudnionych przez przedsiębiorcę oraz
2. wymóg maksymalnego rocznego obrotu netto oraz maksymalnej sumy aktywów bilansu (sformułowane alternatywnie).

Definicje te zostały skonstruowane w taki sposób, że każdy mikroprzedsiębiorca spełnia kryteria uznania go za małego lub średniego przedsiębiorcę, a każdy mały przedsiębiorca spełnia przesłanki uznania go za średniego przedsiębiorcę.

Wskazanie w przepisie przejściowym tylko na małych i średnich przedsiębiorców (z pominięciem mikroprzedsiębiorców) nie miało na celu zobowiązania mikroprzedsiębiorców do przekazywania ksiąg i dowodów w formie elektronicznych raportów w okresie przejściowym (2 lata). Mikroprzedsiębiorca nie może być w gorszej sytuacji niż mały i średni przedsiębiorca. Skoro uprawnienie do fakultatywnego przekazywania w okresie przejściowym (2 lata) ksiąg i dowodów w formie elektronicznych raportów przyznaje się małemu i średniemu przedsiębiorcy, to tym bardziej przysługuje ono mikroprzedsiębiorcy. W związku z tym, przekazywanie przez mikroprzedsiębiorców w okresie przejściowym ksiąg i dokumentów w tej formie będzie odbywało się na zasadzie fakultatywności.

Jednocześnie nie wyklucza się doprecyzowanie przepisu art. 29 ustawy z dnia 10 września 2015 r. definitywnie usuwające wątpliwości w tym zakresie.

Wyrażam nadzieję, że niniejsza odpowiedź pozwoli na wyjaśnienie wątpliwości zgłoszonych w interpelacji.

Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów

Marian Banaś

Warszawa, 23 marca 2016 r.