Niewielkie wierzytelności w kosztach uzyskania przychodu

Wielu przedsiębiorców nie wie albo zapomina, że istnieje prosta możliwość minimalizowania strat wynikających z niezapłaconych wierzytelności. Często bywa, że pojawiają się ich dziesiątki lub setki, każda jednostkowo ma niewielką wartość i każda dotyczy innego dłużnika. Wezwania do zapłaty i monity telefoniczne mogą nie pomóc, a dochodzenie tych należności na drodze sądowej jest po prostu nieopłacalne.

Skoro więc można uznać te pieniądze za stracone, dlaczego nie odzyskać przynajmniej podatku dochodowego?

Ustawy o podatku dochodowym pozwalają nam na zaliczenie takich wierzytelności do kosztów uzyskania – wtedy kiedy przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem należności byłyby równe lub wyższe od jej kwoty.

Co prawda nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, jednak z wyjątkiem wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Uprawdopodobnić nieściągalność można protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Należy pamiętać, aby rzetelnie oszacować koszty dochodzenia wierzytelności, uwzględniając procedury, których spełnienie konieczne jest w trakcie dochodzenia roszczenia – inaczej możemy narazić się na problemy w razie zakwestionowania zasadności zaliczenia wierzytelności w koszty przez organ podatkowy.

Na przewidywane koszty powinny składać się między innymi koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe i koszty egzekucyjne. Przy szacowaniu tych wielkości należy brać pod uwagę zarówno odpowiednie przepisy (np. przepisy w sprawie wysokości opłat sądowych, rozporządzenie w sprawie wysokości opłat za czynności adwokackie czy ustawę o komornikach sądowych i egzekucji). Przewidując koszty dochodzenia roszczenia, możemy też uwzględnić przewidywane koszty korespondencji i sporządzenia pism monitujących.

Proszę również pamiętać, że stawki za usługę prawnika obowiązujące na Państwa obszarze mogą być wyższe niż stawki minimalne określone w przywołanych rozporządzeniach. W takich przypadkach można posłużyć się np. cennikiem uzyskanym w Okręgowej Izbie Radców Prawnych lub w zespole adwokackim, ewentualnie zwrócić się o pisemną wycenę przykładowej sprawy do dowolnego prawnika prowadzącego tego typu postępowania. Pamiętajmy jednak, że wynagrodzenie przyjęte do wyliczeń nie powinno odbiegać od przeciętnych wynagrodzeń stosowanych w podobnych sprawach.

Po sporządzeniu protokołu można zaliczyć wartość wierzytelności do kosztów – do wysokości uprzednio zarachowanej jako przychód. Oznacza to, że czynni podatnicy VAT zaliczą do kosztów wartość wierzytelności pomniejszoną o kwotę podatku.

Uwaga!

Gdyby po przeprowadzeniu całej operacji dłużnik zdecydował się jednak zapłacić, należy pamiętać, aby wpłaconą kwotę ująć ponownie w przychodach.

RG