Najem prywatny a kasa rejestrująca

Zgodnie z ustawą o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Czy zatem osoba prywatnie wynajmująca mieszkanie musi posiadać kasę fiskalną?

Pojęcie działalności gospodarczej obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Taka konstrukcja definicji działalności gospodarczej powoduje, że w niektórych przypadkach osoby wykorzystujące do celów zarobkowych majątek niezwiązany z działalnością gospodarczą działalność taką, w myśl ustawy o VAT, wykonują.

Jak zostało wskazane w powyższej definicji, działalnością gospodarczą jest również wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Jeśli więc, przykładowo, mieszkanie zostanie wynajęte przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej na dłuższy okres lub też zamiarem wynajmującego będzie wielokrotne wynajmowanie tego lokalu, należy uznać, że dochodzi do wykorzystywania lokalu w sposób ciągły dla celów zarobkowych. To z kolei nie oznacza nic innego jak wykonywanie działalności gospodarczej w rozumieniu VAT. W takim wypadku wynajmujący lokal jest podatnikiem VAT.

Rozliczenie VAT obowiązkowe?

Na początku wskażmy, że nie każdy podmiot wykonujący działalność gospodarczą jest od razu zobowiązany do rozliczania VAT. Ustawa o VAT przewiduje wiele zwolnień, wśród których znajdziemy te uzależnione od uzyskanej w poprzednim roku podatkowym bądź bieżącym roku podatkowym wartości przychodu (patrz: art. 113 ustawy o VAT).

Nie będzie również zobowiązanym do rozliczania VAT podmiot dokonujący sprzedaży uznawanej przez ustawę o VAT za zwolnioną przedmiotowo (patrz: przede wszystkim art. 43 ustawy o VAT). Sprzedażą taką jest np. świadczenie usług w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe (patrz: art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT).

Nie zmienia to faktu, że posiadanie statusu podatnika VAT zwolnionego wpływa na określone obowiązki wynikające z ustawy podatkowej regulującej zagadnienia tego podatku.

Dla kogo kasa fiskalna?

Zwróćmy uwagę na zagadnienie dotyczące kas rejestrujących. Zgodnie z art. 111 ustawy o VAT podatnicy (czyli podmioty prowadzące działalność gospodarczą) dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oznacza to tyle, że, przykładowo, osoba fizyczna oddająca w najem mieszkanie (oczywiście przy przyjęciu, że najem ten ma charakter ciągły i dokonywany jest w celach zarobkowych, czyli stanowi w myśl ustawy o VAT działalność gospodarczą) innej osobie fizycznej bądź rolnikowi ryczałtowemu, podlega obowiązkowi, o którym mowa w przytoczonym wcześniej art. 111 ustawy o VAT.

Wskazany przez ustawodawcę obowiązek ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej został jednak uszczegółowiony w przepisach wykonawczych. W rozporządzeniu ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących znajdziemy szczegółowe ustalenia w zakresie rodzajów działalności, podmiotów oraz warunków dokonywania i dokumentowania sprzedaży, które pomimo wykonywania działalności gospodarczej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych oraz posiadania statutu podatnika VAT pozwolą uniknąć nam obowiązku ewidencji obrotu za pomocą kasy rejestrującej.

W przywołanym rozporządzeniu ustawodawca pozwala podatnikom VAT, pod wskazanymi tam warunkami, uniknąć obowiązku zakupu kasy rejestrującej. Będzie tak m.in. wtedy, gdy:

• podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, ale sprzedaż ta nie przekracza wskazanego w rozporządzeniu limitu (patrz: § 3 rozporządzenia);
• podatnik dokonuje sprzedaży wskazanej przez ustawodawcę w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia bądź na warunkach tam wskazanych;
• udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia, w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jest wyższy od wskazanego w tym rozporządzeniu limitu (patrz: § 3 rozporządzenia).

Prywatny najem. Z kasą czy bez?

W przypadku świadczenia usług najmu przez osoby fizyczne, które w myśl wskazanej wcześniej definicji mogą być uznane za osoby prowadzące działalność gospodarczą, obowiązek rejestracji uzyskanego przychodu za pomocą kasy rejestrującej uzależniony będzie od dwóch czynników. Po pierwsze od wartości uzyskanego przychodu, a po drugie od sposobu jego dokumentacji.

I tak, jeśli obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł, wynajmujący nie będzie miał obowiązku rejestracji obrotu za pomocą kasy rejestrującej.

Taka sama sytuacja będzie miała miejsce u podatników, którzy rozpoczęli po 31 grudnia 2014 r. wynajem mieszkania na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł (pamiętajmy, że mówimy tutaj o wynajmie o charakterze ciągłym w celach zarobkowych). Zatem zasadniczą rzeczą, na którą wynajmujący będą musieli zwracać uwagę, świadcząc usługę, jest wartość uzyskanego przychodu.

Ważna forma zapłaty

Zostało również wspomniane, że rozporządzenie w sprawie zwolnień przewiduje rodzaje sprzedaży, które zostały zwolnione przez ustawodawcę z obowiązku zakupu kasy rejestrującej.

W załączniku do wspomnianego rozporządzenia (poz. 26) odnajdziemy zapis, zgodnie z którym zwalnia się z omawianego obowiązku ewidencyjnego wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Zwolnienie to nie ma charakteru bezwzględnego. Znajdzie ono zastosowanie wtedy, gdy świadczenie tych usług w całości zostanie udokumentowane fakturami.

Jest jeszcze jedno, jak się wydaje najbardziej wygodne, rozwiązanie. Zgodnie z poz. 38 załącznika nr 1 do rozporządzenia będzie możliwe nieewidencjonowanie przychodu za pomocą kasy rejestrującej, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikać będzie, jakiej konkretnie czynności dotyczyła (bez obowiązku pilnowania limitu osiągniętego przychodu oraz obowiązku fakturowania sprzedaży).

Podsumowanie

Świadczenie usług najmu prywatnego, które najczęściej ma formę wynajmowania mieszkania osobom fizycznym, dokonywane w celach zarobkowych i w sposób ciągły nie musi od razu oznaczać obowiązku instalowania kasy rejestrującej i ewidencjonowania przychodu za jej pomocą. Podatnik może uniknąć tego kosztownego i niewygodnego obowiązku w razie nieosiągania przychodów w określonym czasie i wysokości, odpowiedniego dokumentowania wykonanych usług, jak i wskazanego w rozporządzeniu wykonawczym sposobu przyjmowaniu należności.

Na marginesie warto wspomnieć, że te same zasady zwolnień ewidencji przychodu za pomocą kasy fiskalnej obowiązują w przypadku pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem z wyłączeniem PKWiU 55.90.13.0, wyłącznie usług krótkotrwałego zakwaterowania pozostałych, gdzie indziej niesklasyfikowanych (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych).

Krzysztof Kaźmierski