Księgi rachunkowe muszą być rzetelne

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Zasada ta wynika z art. 24 ustawy o rachunkowości. Warto sprawdzić jednak, co tak naprawdę oznaczają te pojęcia. Niepoprawne prowadzenie ksiąg może bowiem skutkować wieloma niemiłymi konsekwencjami.

Co do zasady księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgi rachunkowe są natomiast prowadzone bezbłędnie, jeśli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Kolejną cechą ksiąg ma być sprawdzalność. Muszą one umożliwiać w prosty sposób stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności chodzi o to, aby udokumentowanie zapisów pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Zapisy powinny być uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera musi być natomiast zapewniona kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Dodatkowo musi być zapewniony dostęp do zbiorów danych pozwalających – bez względu na stosowaną technikę – na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Jeśli chodzi natomiast o uznanie ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco, trzeba zaznaczyć, że będą one miały taki przymiot, jeżeli:

• pochodzące z nich informacje będą umożliwiały sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej będą sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym,
• ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii będzie następować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Warto jeszcze podkreślić, że stwierdzone błędy w zapisach poprawia się na dwa sposoby:

• przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty (co ważne, poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca) lub
• przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Jedynie w taki sposób zrealizowane będą wszystkie zasady dotyczące prowadzenia ksiąg.

Zaznaczmy jednak, że w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera błędy poprawia się wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Krzysztof Koślicki