Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą: akta osobowe pracowników (A, B, C, D) i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma ona być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują:

• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
  • umowę o pracę,
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
  • zakres czynności (zakres obowiązków),
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowujesz w porządku chronologicznym i numerujesz. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Jaka dokumentacja jest związana ze stosunkiem pracy

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:

• ewidencja czasu pracy obejmująca:
  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika dotyczące m.in.:
  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
• dokumentacja związana:
  • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
• zgody:
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracownikowi

Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Pamiętaj! Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B (jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia) albo C (jeżeli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia).

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
• w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej albo
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację

Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA).

Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny.

• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 r. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 r.

Ważne! Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.

Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia.

Przykład 
Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 r. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 r. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 r. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 r. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 r.

Ważne! Jeżeli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji). 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.

Przykład 
Pan Jan pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Jan ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 r. Dla nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy.

Pamiętaj! W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.

Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania

Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona.

Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie.

Przykład 
Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 r., która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 r. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 r. Pan Paweł będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 r. Od 1 lutego 2031 r. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji.

Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia,
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Jak tworzyć e-akta

Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta.

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz:

• zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych,
• opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną

Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną:

• musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
• skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Pamiętaj, że prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Wymagania te zostały określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te wymagania to wskazówka, jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt.

W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem.

Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem:

• operatora pocztowego,
• osoby upoważnionej przez pracodawcę,
• środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

W przypadku śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione.

Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru.

Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową

Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji:

• drukujesz wszystkie dokumenty,
• podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym,
• informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji,
• umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do:

• pytania i odpowiedzi 1
• pytania i odpowiedzi 2.

• art. 94, 94¹ - 94¹² Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• art. 6-9 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
• Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

źródło: www.biznes.gov.pl