Faktura kosztowa odnaleziona po dwóch latach: w PKPiR, KUP i VAT

Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów fakturę kosztową z 2018 r, odnalezioną w 2020 r. w bieżącym miesiącu (miesiącu odnalezienia)? Nie odliczyłem z niej podatku VAT, nie uwzględniłem jej w rejestrach. Czy jest jakaś szansa, aby odliczyć wykazany na niej podatek VAT? Jeżeli nie, to czy VAT z tej faktury mogę zaliczyć do kosztów?

PKPiR

Przedsiębiorcy prowadzący PKPiR księgują zwykle wydatki (koszty) w miesiącu ich poniesienia - zgodnie z ustawą o PIT, która za dzień poniesienia kosztów u podatników prowadzących PKPiR nakazuje uznać dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Są jak zwykle wyjątki - dotyczące np. księgowania wynagrodzeń, odsetek za zwłokę i kar umownych lub - w przypadku podatników prowadzących PKPiR metodą memoriałową - koszty bezpośrednio związane z przychodami, które należy ujmować w okresach, w których osiągane są przychody z nimi związane. Ale w większości przypadków to właśnie data wystawienia dokumentu będzie jednocześnie datą poniesienia i prawidłowego zaksięgowania kosztu.

Nie oznacza to, że taka odnaleziona po latach faktura nie może zostać uwzględniona. Gdyby jej uwzględnienie miało spowodować oszczędności w podatku dochodowym od osób fizycznych, można skorygować PKPiR i złożyć korektę zeznania rocznego - jeśli okres przedawnienia jeszcze nie minął.

Podatek VAT

Ustawodawca umożliwił podatnikom odliczenie podatku VAT ale jeśli dokonają tego w oznaczonym okresie. W zależności od czasu jaki minął od momentu powstania obowiązku podatkowego odliczenie to może być bardziej lub mniej skomplikowane. Przypomnijmy, co na ten temat mówi ustawa.

W art. 86 w ust. 10. znalazła się zasada generalna, stanowiąca, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. W ust. 10e określono natomiast, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w określonych wyżej terminach, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (czyli w praktyce oznacza to kolejne dwa miesiące). Rozliczenie takie nie rodzi konieczności żadnych nadzwyczajnych działań (ust. 11).

A co w przypadku, jeśli tak jak w pytaniu, okres do odnalezienia faktury jest dłuższy?

Wtedy należy skorzystać z regulacji art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Daje on podatnikom, którzy nie odliczyli podatku we wskazanych wyżej terminach możliwość odliczenia poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Ale niestety to nie koniec niezbędnych działań, ponieważ w tym przypadku konieczne będzie jeszcze złożenie wniosku o stwierdzenie nadpłaty (aby móc odzyskać kwotę nieodliczonego wcześniej podatku).

VAT w kosztach

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów nieodliczonego VAT dotyczy co do zasady podatku, którego podatnik nie miał prawa odliczyć. Fakt, że z powodu zaniedbania nie mógł odliczyć go we właściwych okresach rozliczeniowych, nie ma tu znaczenia.

Redakcja podatki.biz