Dokumentacja pracownicza – MR przygotowało ułatwienia

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma stać się znacznie łatwiejsze – odpowiednie zmiany przewidują nowe propozycje Ministerstwa Rozwoju. Jedną z nowości będzie przepis, który pozwoli na przechowywanie akt tylko w elektronicznej formie. Czas przechowywania dokumentacji i akt osobowych ma z kolei zostać skrócony do 10 lat. W najbliższym czasie odpowiednim projektem zajmie się rząd.

Projekt zmian wchodzi w skład szerszego pakietu zmian dla firm. Kluczową propozycją ma być wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co ma stanowić znaczne ułatwienie dla firm. Co ważne, wybór formy (papierowa lub elektroniczna) ma należeć bezpośrednio do danego pracodawcy.

– W większości firm cyfrowy obieg dokumentów i tak jest już stałą praktyką. Jednak ze względu na niejednoznaczne prawo, pracodawcy wolą się zabezpieczyć i stosują wersję zarówno papierową, jak i elektroniczną. Planowana nowelizacja rozwiązałaby ten problem poprzez usankcjonowanie w prawie obecnie stosowanej praktyki – komentuje ekspert Pracodawców RP, Wioletta Żukowska-Czaplicka.

Duże znaczenie ma mieć także propozycja likwidacji obowiązku przechowywania dokumentacji przez okres 50 lat. Czas ten zostanie najprawdopodobniej skrócony w przypadku dokumentacji dotyczącej stosunku pracy i akt osobowych pracownika do 10 lat

– Kierunek zmian jest jak najbardziej słuszny. Pewne wątpliwości mogą jednak rodzić szczegółowe propozycje. Dotyczą one chociażby wystawiania przez pracodawców raportów informacyjnych, trudności związanych ze zniszczeniem dokumentacji mającej formę elektroniczną czy samego procesu konwersji dokumentacji papierowej. Te elementy projektu wymagają dopracowania – dodaje Żukowska-Czaplicka.

mp