Doręczanie pism przez organy administracji publicznej

„Pozornie wydawać się może, iż doręczenie jest czynnością tak prostą i zrozumiałą, że ujmowanie jej w normy prawne jest zbędną kazuistyką, obciążającą niepotrzebnie przepisy prawne. Takie zapatrywanie byłoby jednak powierzchownym ustosunkowaniem się do istotnej i doniosłej w skutkach części postępowania administracyjnego.”1) Powyższe słowa Bronisława Graczyka winny nam przyświecać jako motto poniższych rozważań. Pomimo tego, że doręczenie stanowi jedynie czynność materialno-techniczną organu administracji publicznej2), to jednak od prawidłowego dokonania tej czynności przepisy prawa uzależniają skuteczność dokonania przez organ administracji publicznej szeregu czynności procesowych. Data dokonania prawidłowego doręczenia wyznacza m.in. termin wszczęcia postępowania z urzędu3), moment związania organu administracji publicznej wydaną decyzją4).

Przepisy dotyczące instytucji doręczenia zostały uregulowane w Rozdziale 5 Działu IV o.p. oraz w Rozdziale 8 Działu I k. p. a. Przepisy te zawierają generalne zasady rządzące instytucją doręczenia pism. Zasady te określają:

a) miejsce doręczenia,
b) podmioty uprawnione do dokonania czynności doręczenia,
c) sposób ich doręczenia,
d) osoby uprawnione do odbioru pism oraz
e) moment doręczenia.

Miejsce doręczenia pism

I. Doręczanie pism osobom fizycznym

Zasadą jest, że w obu postępowaniach, tj. administracyjnym ogólnym jak i podatkowym, pisma doręcza się osobie fizycznej w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy⁵⁾. Pisma mogą także być doręczane w siedzibie organu, przed którym toczy się postępowanie⁶⁾. W przypadku postępowania administracyjnego ogólnego istnieje zakaz doręczania pism w siedzibie organu, przed którym toczy się postępowanie w przypadku, gdy sprzeciwia się temu przepis prawa⁷⁾.

Pismo adresowane do osoby fizycznej uważa się za prawidłowo doręczone w przypadku, gdy zostanie złożone:

- na wskazany adres poczty elektronicznej⁸⁾ albo
- w postępowaniu podatkowym w miejscu pracy adresata – osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji⁹⁾ - należy wskazać, iż w judykaturze wskazuje się, iż ten sposób doręczenia dotyczy jedynie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.¹⁰⁾

Należy nadmienić, że w razie niemożności doręczenia pisma w któryś ze sposobów określonych powyżej, a także w innych uzasadnionych przypadkach, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie¹¹⁾.

Doręczanie pism na wskazany adres poczty elektronicznej jest możliwe jedynie w dwóch przypadkach, tj. jeżeli strona:

- wystąpiła w tym przedmiocie do organu prowadzącego postępowanie lub
- wyraziła zgodę na ten sposób doręczania.

Żądanie strony o zastosowanie elektronicznych środków doręczania pism nie jest wiążące dla organu.¹²⁾ Oznacza to, iż organ prowadzący postępowanie może to żądanie uwzględnić, ale nie musi.

Na gruncie obu ustaw ten sam sposób doręczenia stosuje się również do pełnomocników strony, ponieważ w postępowaniu administracyjnym (w tym podatkowym) może być nim tylko osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych¹³⁾.

Należy zaznaczyć, iż w postępowaniu podatkowym pełnomocnik musi legitymować się pełną zdolnością do czynności prawnych¹⁴⁾.

II. Doręczanie pism osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej

W przypadku, gdy pismo jest adresowane do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, pisma doręcza się w lokalu ich siedziby osobom uprawnionym do odbioru pism (korespondencji)¹⁵⁾. W postępowaniu podatkowym osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, pisma można doręczać także w miejscu prowadzenia działalności. Co więcej – organ podatkowy ma swobodę wyboru – czy doręczy pismo w siedzibie takiego podatnika, czy też w miejscu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej.¹⁶⁾ Jednakże osoba przyjmująca pismo musi być upoważniona przez podatnika do odbioru pism. Jak wskazuje się w orzecznictwie, „za osobę uprawnioną do odbioru pism można uznać bowiem osobę, która z racji podziału czynności, w jednostce organizacyjnej wykonuje te czynności”.¹⁷⁾

Podmioty uprawnione do dokonania czynności doręczenia

Przepisy ordynacji podatkowej zawierają ogólną zasadę dotyczącą sposobu doręczenia, zgodnie z którą organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów¹⁸⁾. Podobnie unormowanie został określony sposób doręczeń w k. p. a.¹⁹⁾, jednakże redakcja tej zasady określa szerzej krąg podmiotów uprawnionych do dokonywania czynności doręczania pism. K. p. a. stanowi bowiem, iż organ administracji ogólnej może doręczać pisma za pomocą poczty, swoich pracowników oraz innych upoważnionych osób lub organów. Odmienne określenie w obu ustawach tego ostatniego kręgu osób (w tym organów) uprawnionych do dokonywania doręczania pism w imieniu organu wskazuje na większą dowolność w wybieraniu posłańca – przepisy k. p. a. pozwalają organowi, przed którym toczy się postępowanie upoważnić do dokonania czynności doręczenia każdą osobę lub organ – natomiast organ podatkowy, w przypadku, gdy nie korzysta z usług poczty, może uczynić posłańcem osobę niebędącą jego pracownikiem tylko w przypadku, gdy odrębne przepisy tak stanowią. Wadliwym będzie zatem doręczenie pisma za pomocą osoby zatrudnionej w organie podatkowym na podstawie umowy cywilno-prawnej.

Sposób doręczenia oraz osoby uprawnione do odbioru pism

I. Doręczenie właściwe (bezpośrednie)

Zasadą jest, iż pisma doręcza się stronie lub przedstawicielowi ustawowemu²⁰⁾. Zasada ta zostaje przełamana w sytuacji, gdy strona działa przez pełnomocnika - w tym przypadku pisma doręcza się pełnomocnikowi²¹⁾, jeżeli organ administracji został powiadomiony o jego ustanowieniu. Zaznaczyć należy, iż doręczenie pisma bezpośrednio stronie z pominięciem pełnomocnika uzasadnia wznowienie postępowania²²⁾. Warto zwrócić jednak uwagę na okoliczność, że mocodawca może postanowić, iż pełnomocnictwo swoim zakresem nie obejmuje pełnomocnictwa do spraw doręczeń – w tym przypadku, prawidłowe będzie doręczenie pisma bezpośrednie stronie. W przypadku, gdy organ administracji doręczy pismo zarówno stronie jaki jej pełnomocnikowi - skutki doręczenia wywołuje jedynie doręczenie pisma pełnomocnikowi, natomiast doręczenie pisma stronie wywołuje jedynie ten skutek, że strona jest poinformowana o treści pisma²³⁾.

II. Doręczenie zastępcze (uproszczone)

Zarówno przepisy k. p. a., jak i o.p. przewidują, iż w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata²⁴⁾. Przez nieobecność adresata należy rozumieć nieobecność czasową niezwiązaną ze zmianą miejsca zamieszkania lub pobytu²⁵⁾.

Powyższy sposób doręczenia nie ma zastosowania do adresatów będących osobami prawnymi oraz jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej²⁶⁾. Jak słusznie podkreśla się w judykaturze, pokwitowanie odbioru decyzji przez inny podmiot prawny, mający siedzibę w tym samym budynku, nie stanowi skutecznego doręczenia²⁷⁾.

Należy wskazać, że przepisy obu ustaw wskazują, iż w przypadku, gdy nie można dokonać doręczenia właściwego albo doręczenia zastępczego w sposób, o którym mowa powyżej – organ administracji powinien dokonać doręczenia poprzez pozostawienie pisma w urzędzie pocztowym lub urzędzie gminy (miasta) właściwym dla miejsca zamieszkania lub pracy podatnika²⁸⁾. Urząd, w którym pozostawiono pismo przechowuje je przez okres 14 dni. Pismo pozostawia się w urzędzie pocztowym jedynie w przypadku doręczania pisma za pośrednictwem poczty – w pozostałych przypadkach pisma pozostawia się w urzędzie gminy (miasta). W przypadku dokonania doręczenia zastępczego za pomocą pozostawienia...