Pytanie: Czy w przypadku przejazdu w delegacji samochodem prywatnym pracownika może mu zostać wypłacona niższa kwota za użytkowanie samochodu niż wynikająca z przepisów?

Taka możliwość jak najbardziej istnieje, gdyż wysokość zwrotu ustala pracodawca. Przepisy wskazują jedynie stawkę maksymalną, przekroczenie której spowoduje, że nie będzie możliwości zarówno zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu, jak też trzeba będzie od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą (podkreślmy – chodzi o kwotę przekraczającą stawkę maksymalną), a kwotą wskazaną w przepisach powszechnych odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Pracodawca może zatem wyrazić zgodę (ale nie może takiego rozwiązania narzucić pracownikowi) na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika. W takiej sytuacji w szczególny sposób rozliczane są koszty przejazdu – pracownikowi przysługuje kilometrówka, uzależniona od pojemności silnika samochodu, którego używa w delegacji:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Zaznaczmy, że są to maksymalne kwoty, a faktyczną kwotę ustala pracodawca.

Występuje tutaj następująca konstrukcja:

• pracownik wnioskuje o zgodę na przejazd swoim samochodem prywatnym (czy też szerzej – samochodem nie będącym własnością pracodawcy),
• pracodawca wyraża na to zgodę (przy czym ma całkowitą swobodę),
• pracodawca ustala kwotę zwrotu.

Oczywiście nie chodzi tutaj o całkowicie swobodne ustalenie wysokości zwrotu przez pracodawcę. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego musi znać te kwoty wcześniej.

Wysokość ta powinna zostać ustalona w przepisach wewnątrzzakładowych, co daje stosunkowo dużą pewność i jasność sytuacj...