Zakup wody dla pracowników. Podatki i rachunkowość

Pracodawca ma obowiązek zapewniać wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – zapewnić oprócz wody także inne napoje. Zobaczmy, w jaki sposób księgować tego rodzaju wydatki.

Zaznaczmy na początek, że wymóg zakupu wody dla pracowników wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Analizując obowiązki pracodawcy, powinniśmy odnieść się jednak również do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Określa ono zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych.

Konieczna woda

Na podstawie § 1 pkt 2 tego rozporządzenia z 28 maja 1996 r. pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25ºC,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10ºC lub powyżej 25ºC,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28ºC.

Zanim zajmiemy się rachunkowym ujęciem zakupu wody dla pracowników, zatrzymajmy się na moment przy przepisach dotyczących rozliczeń podatkowych i kwestii związanych ze składkami na ubezpiecze...