Zakup towarów w kosztach: Czy PZ może być dowodem księgowym?

Pytanie: Czy wydatki na zakup zużytych turbosprężarek od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej spółka może dokumentować dowodem wewnętrznym: w omawianym przypadku są to dokumenty PZ (przyjęcie zewnętrzne) zawierające następujące dane: data i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków, nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość oraz potwierdzenie przyjęcia zapłaty? Czy tak udokumentowany wydatek będzie stanowił dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu (przy uwzględnieniu proporcji odpowiadającej udziałowi jego w zysku spółki)?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 stycznia 2018 r. (data wpływu 1 lutego 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na które brak zewnętrznych dowodów księgowych - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 1 lutego 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na które brak zewnętrznych dowodów księgowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest komandytariuszem w spółce Sp. z o.o. Sp. komandytowa. W Spółce występuje jeden komplementariusz (spółka z o.o.), natomiast pozostali wspólnicy (2), w tym i Wnioskodawca, są komandytariuszami. Oboje z nich z nich stanowią osoby fizyczne. W umowie Spółki został określony sposób podziału zysku wykazywanego przez Spółkę między komplementariusza i poszczególnych komandytariuszy Spółki.

Wnioskodawca rozlicza podatek dochodowy według stawki liniowej 19% i płaci zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych miesięcznie.

Spółka komandytowa jako spółka osobowa nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Na podstawie art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody i koszty z udziału w spółce niebędącej osobą prawną określa się u każdego podatnika (z zastrzeżeniem art. 8 ust. la) proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku. Na podstawie przepisu art. 5b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody wspólnika z udziału w spółce niemającej osobowości prawnej uznaje się za przychody z działalności gospodarczej.

Sp. z o.o. sp. komandytowa prowadzi działalność w zakresie skupu, wymiany, naprawy i regeneracji turbosprężarek w samochodach osobowych i ciężarowych oraz maszynach. Poza serwisem turbosprężarek zajmuje się również sprzedażą i regeneracją filtrów cząstek stałych (DPF/FAP).

Spółka nabywa turbosprężarki oraz filtry używane bądź uszkodzone od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (od tzw. ludności). Na okoliczność ich nabycia wystawiany jest wewnętrzny dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) zawierający następujące dane:

• data i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków,
• nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość oraz potwierdzenie przyjęcia zapłaty.

Skupowane turbosprężarki i filtry podlegają naprawie i regeneracji polegającej na demontażu urządzeń, wymianie uszkodzonych elementów, w przypadku filtrów dodatkowo następuje proces wypalania wkładów. Obudowy urządzeń poddawane są procesowi technologicznego mycia i piaskowania, po czym następuje proces montażu, podczas którego przywracane są fabryczne nastawy parametrów urządzeń. Kontrola jakości kończy proces regeneracji turbosprężarek i filtrów. Po regeneracji urządzenia sprzedawane są podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą (zarówno krajowym, jak i zagranicznym), a także klientom indywidualnym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na zakup zużytych turbosprężarek od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej Spółka może dokumentować dowodem wewnętrznym, o którym mowa w art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości: w omawianym przypadku są to dokumenty PZ (przyjęcie zewnętrzne) zawierające następujące dane:

• data i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków,
• nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość oraz potwierdzenie przyjęcia zapłaty

oraz czy tak udokumentowany wydatek będzie stanowił dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu (przy uwzględnieniu proporcji odpowiadającej udziałowi jego w zysku Spółki)?

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w ustawie,
• być właściwie udokumentowany.

Powyższe przepisy należy interpretować łącznie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, na mocy których podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości podatku należnego za rok podatkowy - w przypadku Spółki są to przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, w tym m.in. dowody wewnętrzne sporządzane w sytuacji uzasadnionego braku możliwości zewnętrznych dowodów źródłowych.

Wydatki związane z zakupem turbosprężarek są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Zakup ich, odpowiednio udokumentowany w rozumieniu ustawy o rachunkowości, stanowi więc koszt uzyskania przychodów.