Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Pracownicy: zatrudnianie, urlopy, zasiłki, świadczenia, ekwiwalenty

12.08.2020

Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika

Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Sprawdź jakie wydatki związane z podróżą musisz pokryć jako pracodawca, a co przysługuje tobie jako przedsiębiorcy. Zobacz jak rozliczyć koszty podróży służbowych - swoich lub twoich pracowników.

 

 

Co przysługuje pracownikowi w podróży krajowej i zagranicznej

 

Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, musisz pokryć związane z nią wydatki. Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą ustala się postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Jeżeli twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jesteś zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę. W przypadku, gdy twoja firma nie ma własnych regulacji w tym zakresie, stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

  • diety (ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych - również innych drobnych wydatków);
  • zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jako pracodawca określasz środek transportu w podróży służbowej zarówno krajowej jak też zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu.

Możesz wyrazić zgodę, by pracownik skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego lub np. motocykla, zarówno w podróży krajowej jak też zagranicznej. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za kilometr i zwracasz mu tak obliczone koszty.

Stawka zależy od rodzaju pojazdu. Nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj:

  • 0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
  • 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3  
  • 0,2302 zł - dla motocykla

Zwracasz też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

 

Koszty podróży krajowej pracownika: diety i noclegi

 

Diety

Dieta krajowa wynosi 30 zł za dobę podróży. To minimalna stawka, ale możesz ustalić
w swojej firmie wyższą.

Jeżeli podróż trwa:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin –przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie odejmujesz 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

Noclegi

Za nocleg w hotelu zwracasz pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (600 zł).

Jeśli nie zapewniłeś pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.

 

Koszty podróży zagranicznej pracownika

 

Diety

W firmach, które nie posiadają własnych rozwiązań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. określonych w regulaminie wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec jest to 49 euro, w przypadku Ukrainy – 41 Euro, Wielkiej Brytanii – 35 funtów.

Pamiętaj! Możesz ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Na przykład w regulaminie wynagradzania możesz zróżnicować kwoty diet w zależności o państwa, regionu itp. lub przyjąć stałą kwotę niezależnie od kraju podróży. Pamiętaj tylko, że minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. To oznacza, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką  minimalną. Jeśli ustalasz i wypłacasz pracownikowi dietę ponad limit, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego zapłaci podatek.

Jeżeli podróż trwa:

  • do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne! Czas podróży zagranicznej obliczasz:

  • przy podróży lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
  • przy podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
  • w przypadku podróży morskiej - tj. od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Pracownikowi nie przys...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »