Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika

Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Sprawdź, jakie wydatki związane z podróżą musisz pokryć jako pracodawca. Przeczytaj, jak rozliczyć koszty podróży służbowych - swoich lub twoich pracowników.

• Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej
• Koszty podróży krajowej pracownika
• Koszty podróży zagranicznej pracownika
• Rozliczenie podróży służbowej pracownika
• Koszty podróży przedsiębiorcy
• Jak przeliczać koszty w walucie obcej
• Odliczenie VAT od wydatków na podróż

Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej

Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, musisz pokryć związane z nią wydatki.

Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą można ustalić w:

• układzie zbiorowym pracy
• regulaminie wynagradzania
• umowie o pracę.

Jeżeli twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie masz obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę.

Jeżeli twoja firma nie ma własnych regulacji w tym zakresie, stosuj przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

• diety (przy podróży krajowej - ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych - ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków)
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jako pracodawca określasz środek transportu w podróży służbowej krajowej i zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu.

Możesz wyrazić zgodę, by pracownik w podróży krajowej lub zagranicznej skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego lub - na przykład - motocykla. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za kilometr i zwracasz mu tak obliczone koszty.

Stawka zależy od rodzaju pojazdu.

Nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:

• 0,89 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
• 1,15 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3
• 0,69 zł - dla motocykla
• 0,42 zł - dla motoroweru.

Zwracasz też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Koszty podróży krajowej pracownika

Diety

Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. To minimalna stawka, ale możesz ustalić
w swojej firmie wyższą.

Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie odejmujesz 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.

Noclegi

Za nocleg w hotelu zwracasz pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).

Jeśli nie zapewniłeś pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.

Koszty podróży zagranicznej pracownika

Diety

W firmach, które nie posiadają własnych rozwiązań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. określonych w regulaminie wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302).

Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec jest to 49 euro, w przypadku Ukrainy – 41 Euro, Wielkiej Brytanii – 45 funtów.

Pamiętaj! Możesz ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Na przykład w regulaminie wynagradzania możesz zróżnicować kwoty diet w zależności o państwa, regionu lub przyjąć stałą kwotę niezależnie od kraju podróży. Pamiętaj tylko, że minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. To oznacza, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką minimalną. Jeśli ustalasz i wypłacasz pracownikowi dietę ponad limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego zapłaci podatek.

Jeżeli podróż trwa:

• do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne! Czas podróży zagranicznej obliczasz:

• przy podróży lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
• przy podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
• w przypadku podróży morskiej - tj. od ...