Wydatki na samochód pracownika w kosztach uzyskania przychodu

Pracodawcy powszechnie wykorzystują, najczęściej pośrednio, do celów prowadzonej działalności samochody będące w dyspozycji pracowników. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogiczne rozwiązania zawiera również ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) reguluje tę sytuację w odniesieniu do pracowników w przepisie art. 23. ust. 1

Art. 23 updof (wyciąg)

1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

(...)

36) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;

(...)

4. Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

5. Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

(...)

Co wynika z tego przepisu?

Co do zasady wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów do celów działalności zatrudniających ich przedsiębiorców nie stanowią kosztu uzyskania przychodu - za wyjątkiem limitowanych kwot, których określenie odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia.

Dodatkowo, aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów te wydatki, osoba używająca pojazdu zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jeśli zwrot nie odbywa się w ramach ryczałtu (o którym za chwilę). Jej minimalną zawartość określono w art. 23 ust. 7 ustawy. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko i imię osoby używającej pojazd,

• jej adres zamieszkania,

• numer rejestracyjny pojazdu,

• pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za 1 km przebiegu,

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów

Rozporządzeniem, o którym mówi ustawa jest obecnie Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie wskazuje, iż zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między prac...