Treść dowodu księgowego

Przepisy określają, jakie rodzaje informacji powinny znajdować się na dowodach księgowych, aby uznać je za prawidłowe i możliwe do zastosowania. Ogólne wytyczne znajdziemy w ustawie o rachunkowości, w jej artykule 21.

Pierwszą informacją, jaka powinna się na dowodzie znaleźć to określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego. Przepisy w odniesieniu do niektórych rodzajów dowodów określają ten wymóg bardziej szczegółowo, wskazując dopiski, jakie się powinny na nim znaleźć – np. w odniesieniu do faktury korygującej VAT, duplikatu faktury czy faktury, dokumentującej sprzedaż wymagającą zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności.

Kolejna informacja to określenie stron dokonujących operacji gospodarczej. Powinno ono zawierać nazwy i adresy stron, w przypadkach w których jest to uzasadnione. Ale nie zawsze nazwa i adres kontrahenta znajdzie się na dokumencie księgowym – paragon np. dokumentuje sprzedaż detaliczną, ale nie zawiera nazwy i adresu klienta. Czasem jednak ten sam paragon, po jego opisaniu zmieni charakter i ulegnie przekształceniu – i zamiast dokumentu księgowego będziemy już dysponowali prawidłowym dowodem księgowym.

Dowód księgowy powinien zawierać opis operacji i jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach ...