Rozliczenie spisu z natury zapasów własnych obejmuje: 

1. wycenę poszczególnych składników zapasów objętych spisem z natury, 
2. porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, 
3. wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia, 
4. dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury.

Różnice inwentaryzacyjne

Różnice inwentaryzacyjne, które wynikają z porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji księgowej zapasów należy pogrupować według rodzajów zapasów i osób odpowiedzialnych. Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia. Można również wykorzystać arkusze spisowe lub zestawienia zbiorcze jako zestawienia różnic ilościowych lub jakościowych. Na ogół różnic inwentaryzacyjnych jest znacznie mniej niż asortymentów zapasów, przeniesienie więc składników zapasów wykazujących różnice do zestawienia różnic ilościowych lub jakościowych uprości dalsze prace. Jeżeli porównanie stanów zapasów ustalonych drogą spisu z natury ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej nie wykazało różnic, księgowy informuje o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Komisja inwentaryzacyjna musi ustalić przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych. Różnice mogą być rzeczywiste lub pozorne. Różnice pozorne, zarówno niedobory, jak i nadwyżki mogą powstać wskutek błędów i pomyłek w dokumentach obrotu zapasami lub w ewidencji księgowej, a także błędów popełnionych podczas czynności spisowych, na przykład wskutek pominięcia albo podwójnego ujęcia jakiegoś składnika bądź błędu w pomiarze. Różnica pozorna może też wynikać z pomyłki przy wycenie wyników spisu.

Niedobory i nadwyżki

Następnie ustalamy co było przyczyną rzeczywistych różnic, zarówno niedoborów jak i nadwyżek.

Niedobory mogą mieć charakter usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych.

Do niedoborów usprawiedliwionych (uzasadnionych), powstałych z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych, zalicza się w szczególności:

1. ubytki naturalne, wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych, jak: wysychanie, ulatnianie, parowanie, wykruszanie, stłuczka lub inne zjawiska o podobnym charakterze, przy czym powinny się one mieścić w granicach norm ubytków naturalnych określonych we właściwych przepisach, np. w sprawie maksymalnych norm dopuszczalnych ubytków wyrobów akcyzowych lub norm przyjętych zwyczajowo, ustalonych przez kierownika jednostki, a także niedobory powstałe przy kompletacji dostaw i sprzedaży oraz wskutek nieudokumentowanych rozchodów, ...