Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Pomijając nie najszczęśliwsze z punktu widzenia logicznego wyjaśnienie pojęcia (skonstruowane wbrew zasadzie logiki niedopuszczającej wyjaśniania pojęcia przez nie samo: idem per idem), chwała ustawodawcy, że nie określił jako faktury elektronicznej dokumentu opatrzonego np. jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu między innymi ten sposób dokumentowania transakcji może się rozwijać bez skrępowania ramami prawnymi.

Najistotniejsze zalety faktur elektronicznych to:

1. prosta archiwizacja generująca niskie koszty,
2. łatwiejszy i szybki proces wystawiania i dostarczania dokumentów,
3. możliwość wydruku w każdej chwili,
4. możliwość obioru dokumentu w każdym miejscu zapewniającym dostęp do internetu,
5. mniejsze zużycie papieru.

Należy pamiętać, że faktury elektroniczne mają ten sam co papierowe okres przedawnienia, czyli 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatem przez cały ten czas podatnik zobowiązany jest do przechowywania takich dokumentów.

Autentyczność, integralność i czytelność

W myśl art. 106m ww. ustawy podatnik ma obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Za autentyczność pochodzenia faktury uważa się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, integralność przejawia się tym, że na fakturze nie nastąpiła zmiana danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność podatnik zapewnić może za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, ustalających wiarygodny sposób audytu drogi od dostawcy bądź usługobiorcy do dokumentu przez niego wystawionego i w takiej samej formie przekazanego nabywcy. Pojęcie „kontroli biznesowej” pojawiło się w polskim systemie VAT na podstawie nieobowiązującego już rozporządzenia z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zasady te są wspólne dla faktur papierowych i elektronicznych.

W art. 106m ust. 5 powołanej ustawy wyłącznie dla faktur elektronicznych ustawodawca wskazał, że autentyczność i integralność treści takiego dokumentu są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Termin „w szczególności” wskazuje wyraźnie, że stosowanie taki...