Praca zdalna - pytania i odpowiedzi

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy dot. telepracy. Nowe przepisy regulujące pracę zdalną wchodzą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

Uzgodnienie pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą

Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę; nie będzie wymagana forma pisemna).

Umożliwienie pracodawcy polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.      

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), dalej zoz,
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zoz (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Umożliwienie wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo regulamin, określające zasady wykonywania pracy zdalnej

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Pracodawca będzie, co do zasady, musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
  • pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Praca zdalna okazjonalna:

• praca zdalna okazjonalna będzie udzielana na wniosek pracownika (niewiążący, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia),
• w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym,
• z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

Pracodawca będzie zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej,
  
  Ustawa przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem),
• zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej,
• umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

Prawo do wycofania się z pracy zdalnej

Ustawa przewiduje, że w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy.

Pracownik  i pracodawca ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy (tj. pracy tradycyjnej, np. w siedzibie firmy), a jeżeli nie dojdą do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.

Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca będzie wobec pracownika zdalnego realizował obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy, tj. dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem:

• obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku);
• obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
• obowiązków z rozdziału III - dotyczą one pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
• obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarny...