Praca zdalna – praktyczny poradnik

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia.

Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Taki wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Każda ze stron umowy o pracę, w przypadku gdy do uzgodnienia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej doszło w trakcie jego zatrudnienia u tego pracodawcy, może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takiej sytuacji strony powinny ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, jednak termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ważne

Pracownik może wskazać jako miejsce wykonywania pracy zdalnej m.in. miejsce swojego zamieszkania, jednocześnie należy pamiętać, że zawsze miejsce to musi być uzgodnione z pracodawcą.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

W szczególnych przypadkach praca zdalna może być wykonywana także na polecenie pracodawcy. Dotyczy to jednak wyjątkowych sytuacji:

• gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe
• z powodu działania siły wyższej (a zatem wyłącznie z przyczyn niezależnych od pracodawcy);
• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Pracodawca może w tego rodzaju sytuacjach wydać polecenie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem tego polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie to może być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ważne

W przypadku gdy warunki lokalowe i techniczne w miejscu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej ulegną zmianie w stopniu uniemożliwiającym wykonywanie tej pracy, pracownik powinien niezwłocznie po[1]informować pracodawcę o zaistniałej sytuacji. W takim przypadku pracodawca powinien niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Wydane przez siebie polecenie wykonywania pracy zdalnej pracodawca może w każdym czasie cofnąć, jednak może to nastąpić z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

W przypadku gdy uzgodnienie dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nastąpiło przy zawieraniu umowy o pracę informacja o warunkach jego zatrudnienia dodatkowo powinna zawierać co najmniej:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu zarządzającego, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania
• kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej – w przypadku pracodawcy będącego jednostką organizacyjną.

Natomiast w przypadku wydania przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej oraz w sytuacji gdy uzgodnienie dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej nastąpiło w trakcie zatrudnienia, wyżej wymienione informacje pracodawca powinien przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania przez tego pracownika pracy zdalnej.

Wniosek pracownika

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej:

1. pracownika – rodzica dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;

2. pracownika – rodzica:

– dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

– dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia) posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy – Prawo oświatowe;

3. pracownicy w ciąży;

4. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

5. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracowników wymienionych w punktach 1-5, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 188.1 Kodeksu pracy pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy (w tym pracy zdalnej). Wniosek taki składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w przypadku gdy u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe:

• zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
• jeżeli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatru...